Identificación | Análisis | Valoración | Monitoreo y Revisión | ||||||||||||||||||||
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Proceso | Factores Externos | Factores Internos | Factores Proceso | Causas | Tipo de Riesgo | Clase de Riesgo | Riesgo | Responsable | Consecuencias | Riesgo Inherente | Controles | Riesgo Residual | Opciones de Manejo | Acciones | Fecha Inicio | Fecha Fin | Indicador | Avances | Seguimientos | ||||
Probabilidad | Impacto | Evaluación Riesgo | Probabilidad | Impacto | Nueva Evaluación | ||||||||||||||||||
Evaluación Institucional |
Tipo : Cambios en la legislación relacionada con la presentación de informes de auditoría
Legales y Reglamentarios 5. Cambios normativos y reglamentarios relacionados con la presentación de evaluaciones y seguimientos realizados por Asesoría de Control Interno 6. Cambios normativos relacionados con las fechas para presentación de evaluaciones y seguimientos realizados por Asesoría de Control Interno |
Tipo : Falta de competencia del recurso humano asignado Personal 1. Auditores que no conozcan las disposiciones legales asociada a las funciones de Control Interno. 2. Auditores que no cuentan con las competencias necesarias 4. Subjetividad durante el ejercicio de evaluación/ seguimiento y la elaboración de informes. Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad Personal 1. Desconocimiento de las consecuencias legales en la alteración de informes 2. Información insuficiente y/o poco idónea suministrado por los procesos para llevar a cabo el ejercicio de seguimiento o evaluación ( evaluaciones con acceso remoto- trabajo en casa ) 3. Ofrecimiento de dádivas por parte de un tercero para su favorecimiento 4. Coacción por parte de un tercero 5. Omisión de evidencias por interés personal 6. Subjetividad durante el desarrollo de las funciones y obligaciones del auditor Tipo : Deficiencias en la planeación y seguimiento de las actividades de control interno Estratégicos 2. Inadecuada planificación de actividades de evaluación a la gestión de la entidad. 3. Deficiente asignación de recurso humano para Control Interno. 4. Falta de seguimiento durante el desarrollo de las actividades programadas.
Tipo : Alta dependencia de terceros para consolidación y publicación de informes Procesos 1. Entrega tardía de la información por parte de las dependencias Tipo : Incumplimiento de las responsabilidades contractuales
Personal 5. Incumplimiento de las responsabilidades contractuales por parte del auditor de Asesoría de control interno |
Tipo : No aplicar las actividades dispuestas en los procedimientos asociados
Responsables del proceso 3. No realizar revisiones previas de los informes antes de su presentación. |
-1. Auditores que no conozcan las disposiciones legales asociada a las funciones de Control Interno. -2 Auditores que no cuentan con las competencias necesarias -3. No realizar revisiones previas de los informes antes de su presentación. -4. Subjetividad durante el ejercicio de evaluación/ seguimiento y la elaboración de informes. -5. Cambios normativos y reglamentarios relacionados con la presentación de evaluaciones y seguimientos realizados por Asesoría de Control Interno -6. Cambios normativos relacionados con las fechas para presentación de evaluaciones y seguimientos realizados por Asesoría de Control Interno |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación a la imagen institucional por presentación de informes de auditoria, resultados de evaluaciones y seguimientos, que en su contenido no cumplan con la normativa legal vigente. | Lider de Proceso Evaluación Institucional | * Sanciones disciplinarias. * Desgaste administrativo y reprocesos * Reportar información no confiable o real de la gestión de la entidad * Pérdida de oportunidad en la implementación de mejoras por parte de los procesos. * Pérdida de credibilidad en la consulta de información de la Entidad. |
60 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Asesor (a) de Control Interno o el profesional delegado hacen seguimiento y actualización a la normatividad aplicable al proceso de evaluación institucional. Se ejecutará de acuerdo a lo establecido en el procedimiento institucional DE-P18 Actualización Normograma y los procedimientos de auditoria interna y auditoria integrada y SIG-MIPG. Descripción : Se ejecutará lo establecido de acuerdo con el procedimiento Políticas de operación en los procedimientos de auditoria interna y auditoria integrada y SIG-MIPG, teniendo en cuenta el procedimiento institucional para la Actualización del normograma JC-P03. La evidencia resultante de la aplicación del control es el normograma actualizado Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : El Asesor(a) de Control Interno hace la revisión de todos los informes (auditorias de ley, evaluaciones, seguimientos y monitoreos adicionales solicitados) antes de su aprobación. Para el caso de informes de auditoria interna, esta revisión la realiza sobre el informe preliminar y el informe final. Descripción : La revisión de los informes de auditoría se hace conforme a los procedimientos de auditoría interna y el procedimiento de auditoría combinada o integrada. La evidencia resultante de la aplicación del control son los correos resultantes entre los auditores y el (la) Asesor(a) de Control interno en el momento en que se da la revisión Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Asesor(a) de Control Interno realiza la gestión para la contratación de personal competente de acuerdo a las funciones asignadas a Control Interno; en los casos que sea necesario contratar profesionales para Control Interno, quien deberá participar activamente en la definición del perfil requerido en cuanto a formación y experiencia y en realizar la revisión del cumplimiento por parte de los contratistas seleccionados y de acuerdo a lo definido en el JU-M01 Manual de Contratación. Descripción : En los casos que sea necesario contratar profesionales para Control Interno, el (la) Asesora de Control Interno, deberá participar activamente en la definición del perfil requerido en cuanto a formación y experiencia y en realizar la revisión del cumplimiento por parte de los contratistas seleccionados y de acuerdo a lo definido en el JU-M01 Manual de Contratación. La evidencia resultante de la aplicación de este control es el formato de Verificación de Requisitos y Condiciones de Idoneidad por cada contratista. |
15.12 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto | Reducir | *Revisión bimensual de la normativa relacionada con las funciones de la Asesoría de Control Interno. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | *Revisiones realizadas de la matriz de cumplimiento legal (Normograma) / Revisiones programadas de la matriz de cumplimiento legal (Normograma) |
2022-08-31 : Realizada Durante el periodo de reporte, se realizaron dos revisiones a la normativa relacionada con las funciones de la Asesoría de Control Interno. 1. Correo enviado el día 28 de junio del 2022, a la OAP, solicitando la actualización Normativa del Proceso de Evaluación Institucional. 2. Correo enviado el día 29 de agosto del 2022, a la OAP, solicitando la actualización Normativa del Proceso de Evaluación Institucional. . Realizado el día:2021-08-30 2022-04-30 : Realizada
Durante el primer cuatrimestre de la vigencia, se realizaron dos revisiones a la normativa relacionada con las funciones de la Asesoría de Control Interno. La primera llevada a cabo el día 23 de febrero y la segunda el 19 de abril del 2022(solicitada a la OAP por correo electrónico el 27 de abril) Evidencia: Matriz de normograma actualizada (febrero), formato DE-F35 Aprobación Creación, Anulación o Modificación de documentos del SIG y correo electrónico (abril). Realizado el día:2022-05-06 |
2018-07-09 15:35:37 : Se realizó actualización, publicación y socialización del procedimiento señalado 2019-05-14 10:19:40 : Desde la Asesoría de Control Interno se han realizado y remitido de manera oportuna los seguimientos y actualizaciones al normograma de la entidad, sin embargo a la fecha el proceso Gestión Jurídica y Contractual quien es el proceso encargado de la administración de la matriz, no ha realizado los ajustes, ni modificaciones respectivas. A pesar de las solicitudes remitidas. 2019-08-29 16:11:07 : Se realizó verificación y validación de la información 2019-12-30 08:49:29 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-05-04 16:52:28 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:07:30 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:07:48 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:08:27 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:08:37 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:08:47 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:09:40 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:09:51 : Se realizó verificación y validación de la información 2022-01-07 09:29:05 : Se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas 2022-05-09 11:46:24 : Se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas
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Socialización al interior de la Asesoría de Control Interno sobre los cambios normativos en control interno. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Socializaciones realizadas / modificaciones en la normativa de control interno |
2022-08-31 : Realizada Se llevaron a cabo las dos socializaciones durante el periodo de reporte: 1. Reunión realizada el día 30 de junio, socializando la normatividad por parte de la Abogada de Control Interno al equipo de la ACI. Evidencia. Listado de asistencia del día 30 de junio 2. Correo enviado el día 31 de agosto por parte de la Abogada de Control Interno al equipo de la ACI. Evidencias: Correo de socialización enviado . Realizado el día:2021-08-31 2022-04-30 : Realizada
Se llevaron a cabo las dos socializaciones durante el periodo de reporte: 1. Correo enviado el día 25 de febrero por parte de la Abogada de Control Interno a el equipo de la ACI. 2. Correo enviado el día 29 de abril por parte de la Abogada de Control Interno el equipo de la ACI. Evidencias: Correos de socialización enviados con la normatividad actualizada.. Realizado el día:2022-05-06 |
2018-07-09 15:37:15 : El 16 abril del año en curso se realizó la socialización de los cambios efectuados en el procedimiento, el mismo se encuentra publicado con los ajustes señalados. 2018-11-06 15:09:21 : Se cumplieron con las acciones programadas para este corte mediante la socialización del día 23 de octubre del procedimiento de Auditorías internas al personal del IDT, incluidos los líderes técnicos de cada proceso. Evidencia: Listados de capacitación y presentaciones. Actividad finalizada 2019-08-29 16:11:18 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-05-04 16:52:54 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:08:00 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:08:14 : Se realizó verificación y validación de la información 2022-01-07 09:29:51 : Se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas 2022-05-09 11:46:38 : Se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas
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Gestión Jurídica y Contractual |
Tipo : Alta diversidad de los sistemas de información para el conocimiento de actuaciones judiciales
Tecnológicos Ineficiencia en los recursos utilizados para notificarse de las actuaciones judiciales |
Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Por acción u omisión no tener en cuenta el paso a paso descrito en el procedimiento de acuerdo a la modalidad de selección. Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Inclusión de elementos que direccionen el proceso de contratación Tipo : Falta de protocolos de manejo de información confidencial y reservada, entre otras categorías de información Procesos 1. Desconocimiento de las categorías de información confidencial y reservada Tipo : Insuficiencia de recurso humano Personal 1. Falta de seguimiento al punto de control establecido en el procedimiento para pagos de sentencias y conciliaciones Tipo : Falta de capacitación a nivel institucional
Estratégicos 1. Desconocimiento de los requisitos legales exigidos para la expedición de Actos Administrativos. |
Tipo : Comunicación inoportuna de cambios en la documentación del proceso
Comunicación entre los procesos 1. Insuficiente retroalimentación a los supervisores frente a las modificaciones que se tengan en la documentación dentro del proceso relacionada con supervisión de contratos y en cumplimiento de la normatividad vigente |
-Ineficiencia en los recursos utilizados para notificarse de las actuaciones judiciales |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación a la imagen de la entidad debido a deficiencias en el reporte y actualización de información sobre los procesos judiciales en el sistema SIPROJ-WEB, por ineficiencia en los recursos utilizados para notificarse de las actuaciones judiciales. | Lider de Proceso Gestión Jurídica y Contractual | *Pérdida de oportunidades de defensa judicial |
40 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El apoderado de la defensa judicial de la Oficina Asesora Jurídica revisa la plataforma del Sistema de Gestión Judicial - SAMAI con una periodicidad mensual (El soporte es el pdf de la plataforma) Descripción : Revisión del correo electrónico creado como buzón de notificaciones judiciales del Instituto Distrital de Turismo |
24 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado | Reducir | Revisar la página web de la Rama Judicial mensualmente (Se soporta mediante pdf descargable) | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No. de revisiones realizadas / No. Total de revisiones programadas |
2022-08-31 : Pendiente 2022-04-30 : Realizada
Durante enero, febrero, marzo y abril de 2022, se revisaron los procesos judiciales que se llevan en la jurisdicción contencioso administrativa, por lo menos, una vez al mes en la plataforma SAMAI.. Realizado el día:2022-04-30 |
2021-05-05 00:34:06 : Se realiza por parte de la profesional encargada la verificación de los procesos judiciales en la pagina Web de la Rama Judicial. 2021-09-03 19:32:01 : La profesional encargada revisa periódicamente los procesos judiciales que se llevan en la jurisdicción contencioso administrativa, dando cumplimiento a la acción establecida. 2021-09-03 19:37:10 : La profesional encargada revisa periódicamente los procesos en la página web de la Rama Judicial, dando cumplimiento a la acción establecida 2021-09-03 19:39:06 : La profesional encargada de adelantar las actividades realiza las acciones correspondientes para dar cumplimiento a la acción. 2022-01-05 22:05:48 : Mensualmente se realiza la revisión de la pagina web de la rama judicial, dando así cumplimiento a la acción establecida. 2022-01-05 22:06:09 : Mensualmente se realiza la revisión de la pagina web de la rama judicial, dando así cumplimiento a la acción establecida. 2022-01-05 22:06:28 : Mensualmente se realiza la revisión de la pagina web de la rama judicial, dando así cumplimiento a la acción establecida. 2022-05-05 19:06:10 : En cumplimiento de la acción establecida, se revisaron en la plataforma SAMAI los procesos judiciales que se llevan en la jurisdicción contencioso administrativa.
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Gestión Jurídica y Contractual |
Tipo : Alta diversidad de los sistemas de información para el conocimiento de actuaciones judiciales
Tecnológicos Ineficiencia en los recursos utilizados para notificarse de las actuaciones judiciales |
Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Por acción u omisión no tener en cuenta el paso a paso descrito en el procedimiento de acuerdo a la modalidad de selección. Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Inclusión de elementos que direccionen el proceso de contratación Tipo : Falta de protocolos de manejo de información confidencial y reservada, entre otras categorías de información Procesos 1. Desconocimiento de las categorías de información confidencial y reservada Tipo : Insuficiencia de recurso humano Personal 1. Falta de seguimiento al punto de control establecido en el procedimiento para pagos de sentencias y conciliaciones Tipo : Falta de capacitación a nivel institucional
Estratégicos 1. Desconocimiento de los requisitos legales exigidos para la expedición de Actos Administrativos. |
Tipo : Comunicación inoportuna de cambios en la documentación del proceso
Comunicación entre los procesos 1. Insuficiente retroalimentación a los supervisores frente a las modificaciones que se tengan en la documentación dentro del proceso relacionada con supervisión de contratos y en cumplimiento de la normatividad vigente |
-1. Desconocimiento de las categorías de información confidencial y reservada |
Gestión | Usuarios, productos y prácticas | Posibilidad de afectación económica por filtración de información confidencial sobre estrategias de defensa judicial del Instituto por desconocimiento de las categorías de información confidencial y reservada | Lider de Proceso Gestión Jurídica y Contractual | *Inefectividad de las estrategias de defensa judicial *Generación de sanciones disciplinarias *La pérdida de confianza entre los actores involucrados del proceso de representación judicial y extrajudicial *Constitución de pruebas o indicios en contra de la Entidad. |
40 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 60 % - Moderado | Media |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional de defensa judicial de la Oficina Asesora Jurídica -OAJ advierte a quienes tienen acceso a la información su carácter confidencial de acuerdo al Manual de prevención del daño antijurídico (JC-M06), señalando la naturaleza confidencial de la información cuando este se comparte. Descripción : Señalar la naturaleza confidencial de la información cuando este se comparte. La evidencia de la aplicación del control es la indicación en correos de la confidencialidad de la información compartida o marquilla de "confidencialidad" sobre documentos |
24 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado | Reducir | Realizar revisión cuatrimestral a la información publicada en la página web y en la intranet del IDT | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No de revisiones realizadas/ No. total de revisiones programadas |
2022-04-30 : Realizada Se realizó búsqueda aleatoria de documentos confidenciales del Comité de Conciliación en la página web y no se encontró publicación, pero, continuando con la importancia de que los documentos que contienen estrategias de defensa judicial no sean difundidos, se realizó resaltado de la confidencialidad en el envío de los documentos “Proyecto de acta 6 de 2022” y “Proyecto de acta 26 de 2021” a los miembros del Comité de Conciliación, así como marquilla y realizó resaltado de la confidencialidad en el envío del documento “Informe de Comité de Conciliación Segundo Semestre 2021”.. Realizado el día:2022-04-30 2022-12-31 : Pendiente
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2021-05-05 00:39:19 : La profesional encargada verifica la información publicada en la pagina web de la entidad con el fin de garantizar la confidencialidad de los documentos y estrategias de defensa judicial. 2021-09-03 19:27:20 : La profesional encargada de adelantar las actividades realiza las acciones correspondientes para dar cumplimiento a la acción. 2022-01-05 22:03:08 : Con el fin de dar cumplimiento a la acción establecida se realiza la revisión a la información publicada 2022-01-05 22:04:34 : Se realiza la correspondiente revisión a la información publicada en la página web y en la intranet de la entidad. 2022-05-05 19:01:56 : Se realizan las actividades necesarias que permiten que los documentos confidenciales no sean difundidos.
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Gestión Jurídica y Contractual |
Tipo : Alta diversidad de los sistemas de información para el conocimiento de actuaciones judiciales
Tecnológicos Ineficiencia en los recursos utilizados para notificarse de las actuaciones judiciales |
Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Por acción u omisión no tener en cuenta el paso a paso descrito en el procedimiento de acuerdo a la modalidad de selección. Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Inclusión de elementos que direccionen el proceso de contratación Tipo : Falta de protocolos de manejo de información confidencial y reservada, entre otras categorías de información Procesos 1. Desconocimiento de las categorías de información confidencial y reservada Tipo : Insuficiencia de recurso humano Personal 1. Falta de seguimiento al punto de control establecido en el procedimiento para pagos de sentencias y conciliaciones Tipo : Falta de capacitación a nivel institucional
Estratégicos 1. Desconocimiento de los requisitos legales exigidos para la expedición de Actos Administrativos. |
Tipo : Comunicación inoportuna de cambios en la documentación del proceso
Comunicación entre los procesos 1. Insuficiente retroalimentación a los supervisores frente a las modificaciones que se tengan en la documentación dentro del proceso relacionada con supervisión de contratos y en cumplimiento de la normatividad vigente |
-1. Por acción u omisión no tener en cuenta el paso a paso descrito en el procedimiento de acuerdo a la modalidad de selección. |
Corrupción | Usuarios, productos y prácticas | Posible afectación económica a la entidad por acción u omisión en la estructuración de los procesos de selección para favorecimiento de un tercero | Lider de Proceso Gestión Jurídica y Contractual | Sanciones de tipo disciplinario, fiscal y penal. Pérdida imagen institucional. |
40 % - Improbable | 100 % - Catastrófico | Alta |
Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : El Jefe de la Oficina o el profesional designado realizar la verificación integral de los requisitos legales del proceso radicado conforme a las listas de chequeo, verificando que todos los documentos cumplan, de acuerdo a la modalidad de selección. Descripción : El control permite tener una retroalimentación constante frente a la evolución del proceso. La evidencia que resulta de la aplicación del control es el correo electrónico institucional en el cual se realizan las solicitudes de ajuste a la documentación y/o estructuración del proceso de contratación. Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : Adelantar el comité de contratación por parte de sus integrantes, en el cual se incluyen los diferentes procesos de selección de acuerdo a lo programado en el plan anual de adquisiciones, para verificar, solicitar ajustes o hacer recomendaciones a los requisitos técnicos, jurídicos y financieros y según sea el caso aprobar el proceso. Descripción : Si se requieren ajustes, el proceso se devuelve con las recomendaciones y una vez ajustado se lleva a un nuevo comité. La evidencia de la aplicación del control son las actas de comité |
20 % - Rara Vez | 100 % - Catastrófico | Moderada | Reducir | Suscribir el formato de Compromiso Anticorrupción en los contratos de prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la gestión | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No de formatos suscritos /Total de contratos firmados x 100 |
2022-08-31 : Pendiente 2022-04-30 : Realizada
Para el primer cuatrimestre de la vigencia 2022 se suscriben 149 contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión los cuales todos cuentan con el formato JC-F65 Compromiso Anticorrupción suscrito, dando cumplimiento con la acción establecida. . Realizado el día:2022-04-30 |
2021-12-03 17:47:58 : En cumplimiento de la Acción, el formato JC-F65 Compromiso anticorrupción contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se incluye en la lista de chequeo JC-F22 y se adjunta con los documentos requeridos para la elaboración del contrato. 2022-01-05 22:09:08 : Se incluye el formato en los documentos para la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. 2022-05-05 19:11:13 : La totalidad de los contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión suscritos en la vigencia 2022 cuentan con la suscripción del formato JC-F65 Compromiso Anticorrupción.
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Promoción y Mercadeo Turístico de Ciudad |
Tipo : Posibles actos de corrupción por parte de funcionarios y colaboradores de la entidad (aplica a riesgo de corrupción de participación de eventos realizados).
Personal 1. Posibles cobros de funcionarios o contratistas a grupos de valor por la participación en eventos ofrecidos por el IDT. |
Tipo : Posibles actos de corrupción por parte de funcionarios y colaboradores del proceso (aplica a riesgo de corrupción de recorridos turísticos). Responsables del proceso
Tipo : Factor humano relacionado con el diseño y producción de piezas promocionales
Responsables del proceso
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-1. Posibles cobros de funcionarios o contratistas a grupos de valor por la participación en eventos ofrecidos por el IDT. |
Corrupción | Fraude interno | Posible favorecimiento y/u obtención de beneficios económicos o en especie por parte de servidores y/o colaboradores del IDT en razón de la participación en eventos realizados por la Subdirección de Promoción y Mercadeo. | Lider de Proceso Promoción y Mercadeo Turístico de Ciudad | Investigaciones y sanciones judiciales a los funcionarios que cobren por la participación en eventos que son gratuitos, realizados por la Subdirección de Promoción y Mercadeo. |
20 % - Rara Vez | 66.67 % - Mayor | Baja |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : Los profesionales encargados de la realización de eventos de la Subdirección de Promoción y Mercadeo, se asegurarán que en cada canal dado para la participación en dichos eventos se informe a los potenciales participantes que el acceso al evento es gratuito, verificando mediante reuniones de seguimiento, publicación de disclaimer en diferentes canales de acceso y verificación de PQRSD con posibles denuncias. Descripción : Todos los canales de acceso a la participación de los eventos deben conllevar un disclaimeer informando la gratuidad de dicha participación: -Disclaimer en las comunicaciones referentes a la prestación de los diferentes eventos realizados por la SPM aclarando la gratuidad de los mismos - Disclaimer en la información de la página web, whatsapp, correos electrónicos y piezas publicitarias. La evidencia de la aplicación del control son los disclaimer aplicados a cada canal. Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : Los profesionales que lideran los eventos realizan una reunión de seguimiento entre los profesionales que lideran los eventos de la Subdirección de Promoción y Mercadeo y sus equipos, en donde se verificará si se ha presentado situaciones de alerta que puedan llegar a materializar el riesgo. Descripción : La evidencia de la aplicación del control de la reunión es el acta de seguimiento |
20 % - Rara Vez | 66.67 % - Mayor | Baja | Reducir | Si en los seguimientos de control de detección se identifica alguna PQRSD relacionada con el cobro en la participación de eventos realizados por la Subdirección de Promoción y Mercadeo, se contacta al usuario para establecer los hechos y remitirlos a la Oficina Asesora Jurídica del IDT. | 2022-04-01 | 2022-12-31 | Reporte de los hechos a la OAJ: Numero de PQRSD identificadas con cobro del servicio / Número de PQRSD reportadas a la OAJ |
2022-04-30 : Realizada Por ser una acción correctiva y no detectarse la materialización del riesgo, no aplica evidencia; sin embargo, se aplicaron los siguientes controles: 1. Reunión de seguimiento 2. Publicación de disclaimer en los diferentes canales de acceso 3. Verificación de remisión de PQRSD respecto a la materialización del riesgo. Realizado el día:2022-04-30 2022-08-31 : Pendiente
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2022-05-05 15:29:26 : Se evidencia eficiencia en los controles aplicados al no presentarse la materialización del riesgo.
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Gestión Jurídica y Contractual |
Tipo : Alta diversidad de los sistemas de información para el conocimiento de actuaciones judiciales
Tecnológicos Ineficiencia en los recursos utilizados para notificarse de las actuaciones judiciales |
Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Por acción u omisión no tener en cuenta el paso a paso descrito en el procedimiento de acuerdo a la modalidad de selección. Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Inclusión de elementos que direccionen el proceso de contratación Tipo : Falta de protocolos de manejo de información confidencial y reservada, entre otras categorías de información Procesos 1. Desconocimiento de las categorías de información confidencial y reservada Tipo : Insuficiencia de recurso humano Personal 1. Falta de seguimiento al punto de control establecido en el procedimiento para pagos de sentencias y conciliaciones Tipo : Falta de capacitación a nivel institucional
Estratégicos 1. Desconocimiento de los requisitos legales exigidos para la expedición de Actos Administrativos. |
Tipo : Comunicación inoportuna de cambios en la documentación del proceso
Comunicación entre los procesos 1. Insuficiente retroalimentación a los supervisores frente a las modificaciones que se tengan en la documentación dentro del proceso relacionada con supervisión de contratos y en cumplimiento de la normatividad vigente |
-1. Falta de seguimiento al punto de control establecido en el procedimiento para pagos de sentencias y conciliaciones |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación económica debido a mora en el pago de sumas derivadas de sentencias condenatorias y conciliaciones en firme, por falta de seguimiento al punto de control establecido en el procedimiento para pagos de sentencias y conciliaciones | Lider de Proceso Gestión Jurídica y Contractual | *Generación de intereses y costos adicionales a los pagos de sentencias y conciliaciones *Sanciones de tipo disciplinario, fiscal y penal, afectación imagen institucional. |
40 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 60 % - Moderado | Media |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El apoderado del proceso judicial realiza la valoración de las obligaciones contingentes judiciales trimestralmente, a través de la plataforma SIPROJWEB de acuerdo con la reglamentación de la secretaría de hacienda y la secretaría jurídica distrital. La evidencia que resulta de la aplicación del control es el archivo descargado de plataforma SIPROJ-WEB Descripción : El control siempre se realiza a través de la plataforma SIPROJWEB |
24 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado | Reducir | Revisar la plataforma del Sistema de Gestión Judicial - SAMAI con una periodicidad mensual (El soporte es el pdf de la plataforma) | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No. seguimientos realizados / No. total de seguimientos programados |
2022-04-30 : Realizada En el trimestre correspondiente, se realizó seguimiento a los procesos judiciales, a través de la consulta a la plataforma del Sistema de Gestión Judicial - SAMAI con una periodicidad mensual.. Realizado el día:2022-04-30 2022-08-31 : Pendiente
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2021-05-05 00:41:01 : La profesional encargada en cumplimiento a la acción establecida realiza la verificación de la plataforma SAMAI 2021-09-03 19:49:01 : La profesional encargada realiza la verificación de la plataforma SAMAI en cumplimiento de la acción establecida 2021-09-03 19:50:43 : La profesional encargada realiza la verificación de la plataforma SAMAI en cumplimiento de la acción establecida 2022-01-05 22:11:07 : En cumplimiento de la acción establecida la profesional revisa mensualmente la plataforma SAMAI 2022-05-05 19:13:26 : En cumplimiento de la acción establecida, se realizó la verificación de los procesos judiciales en la plataforma SAMAI.
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Gestión Jurídica y Contractual |
Tipo : Alta diversidad de los sistemas de información para el conocimiento de actuaciones judiciales
Tecnológicos Ineficiencia en los recursos utilizados para notificarse de las actuaciones judiciales |
Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Por acción u omisión no tener en cuenta el paso a paso descrito en el procedimiento de acuerdo a la modalidad de selección. Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Inclusión de elementos que direccionen el proceso de contratación Tipo : Falta de protocolos de manejo de información confidencial y reservada, entre otras categorías de información Procesos 1. Desconocimiento de las categorías de información confidencial y reservada Tipo : Insuficiencia de recurso humano Personal 1. Falta de seguimiento al punto de control establecido en el procedimiento para pagos de sentencias y conciliaciones Tipo : Falta de capacitación a nivel institucional
Estratégicos 1. Desconocimiento de los requisitos legales exigidos para la expedición de Actos Administrativos. |
Tipo : Comunicación inoportuna de cambios en la documentación del proceso
Comunicación entre los procesos 1. Insuficiente retroalimentación a los supervisores frente a las modificaciones que se tengan en la documentación dentro del proceso relacionada con supervisión de contratos y en cumplimiento de la normatividad vigente |
-1. Inclusión de elementos que direccionen el proceso de contratación |
Corrupción | Usuarios, productos y prácticas | Posibilidad incurrir en una indebida adjudicación del contrato o limitación de proponentes, desviando lo público para beneficio propio o de un tercero. | Lider de Proceso Gestión Jurídica y Contractual | Demoras en el proceso de contratación. Mala imagen Demandas, procesos legales, Sanciones de tipo disciplinario, fiscal y penal. |
40 % - Improbable | 100 % - Catastrófico | Alta |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional abogado asignado verifica que las solicitudes de contratación cumplan con los requisitos estipulados en las diferentes listas de chequeo de las diferentes modalidades de contratación, si no cumple se hace la devolución de los tramites, cuando no cuenten con los requisitos legales según el proceso radicado en la OJ. Descripción : La solicitud del proceso de contratación se radica en la Oficina Jurídica y como segunda opción se remite por correo electrónico a la jefe OJ directamente, quien realiza designación a los abogados para el inicio del tramite. Una vez realizada la designación de la solicitud del proceso en la OJ se realiza la verificación de los documentos pre-contractuales. La evidencia que resulta de la aplicación del control es el correo electrónico institucional en el cual se realizan las solicitudes de ajuste a la documentación y/o estructuración del proceso de contratación. |
20 % - Rara Vez | 100 % - Catastrófico | Moderada | Reducir | Socializar a la comunidad IDT la actualización de documentos del proceso de Gestión Jurídica y Contractual a través de piezas comunicativas y correo electrónico institucional. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Número de socializaciones realizadas a los documentos actualizados / Total de documentos actualizados *100 |
2022-12-31 : Pendiente
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2021-09-03 19:21:49 : Se realizan las socializaciones de las modificaciones y/o creación de documentos del proceso de Gestión Jurídica y Contractual con los funcionarios y contratistas del IDT con el fin de dar a conocer los cambios y lineamientos del proceso y su documentación asociada. 2021-12-03 16:21:45 : Se realiza socialización a través de correo electrónico institucional a la comunidad IDT de los documentos del proceso de Gestión Jurídica y Contractual modificados o creados en el marco de la mejora continua de las actividades de la Oficina Asesora Jurídica:
1. JC-M03 Certificado Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión (No Hay)
2. JC-M03 Manual de buenas prácticas para la defensa judicial y extrajudicial del Instituto Distrital de Turismo.
3. JC-P11 Procedimiento de Licitación Pública.
4. JU- I08 Instructivo Licitación Pública (Derogado)
5. JC-P10 Procedimiento de Prestación de Servicios Profesionales y/o de Apoyo a la Gestión.
6. JC-F65 Compromiso anticorrupción contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
7. JC-F22 Lista de chequeo prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona natural.
2022-01-05 21:59:35 : Se realiza la socialización a los funcionarios y contratistas del IDT de las modificaciones o nuevos documentos del proceso de Gestión Jurídica y Contractual 2022-01-05 22:01:47 : se realiza la correspondiente socialización a las modificaciones o nuevos documentos del proceso de Gestión Jurídica y Contractual 2022-05-05 19:04:10 : A la fecha la acción se encuentra en ejecución
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Gestión Jurídica y Contractual |
Tipo : Alta diversidad de los sistemas de información para el conocimiento de actuaciones judiciales
Tecnológicos Ineficiencia en los recursos utilizados para notificarse de las actuaciones judiciales |
Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Por acción u omisión no tener en cuenta el paso a paso descrito en el procedimiento de acuerdo a la modalidad de selección. Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Inclusión de elementos que direccionen el proceso de contratación Tipo : Falta de protocolos de manejo de información confidencial y reservada, entre otras categorías de información Procesos 1. Desconocimiento de las categorías de información confidencial y reservada Tipo : Insuficiencia de recurso humano Personal 1. Falta de seguimiento al punto de control establecido en el procedimiento para pagos de sentencias y conciliaciones Tipo : Falta de capacitación a nivel institucional
Estratégicos 1. Desconocimiento de los requisitos legales exigidos para la expedición de Actos Administrativos. |
Tipo : Comunicación inoportuna de cambios en la documentación del proceso
Comunicación entre los procesos 1. Insuficiente retroalimentación a los supervisores frente a las modificaciones que se tengan en la documentación dentro del proceso relacionada con supervisión de contratos y en cumplimiento de la normatividad vigente |
-1. Insuficiente retroalimentación a los supervisores frente a las modificaciones que se tengan en la documentación dentro del proceso relacionada con supervisión de contratos y en cumplimiento de la normatividad vigente |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación de la imagen del proceso al interior de la entidad, debido a reprocesos en el desarrollo de las actividades del procedimiento de las modalidades de selección, por desconocimientos de los lineamientos del manual de contratación | Lider de Proceso Gestión Jurídica y Contractual | *No cumplimiento de metas asociado al proceso de Gestión Jurídica y Contractual. *Demoras que alarguen el proceso |
60 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 40 % - Menor | Media |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El(la) Jefe de la Oficina Jurídica realiza socialización sobre actualizaciones a la documentación del proceso, a través de: reuniones y/o piezas comunicativas y/o correo electrónico, dependiendo la magnitud del cambio. Adicionalmente, cuando aplique se hará la retroalimentación a través de piezas audiovisuales como refuerzo que se enviarán con una periodicidad determinada. Descripción : Consiste en dar a conocer las novedades en la documentación que afecta el proceso. El jefe de la Oficina designa al responsable de la socialización cuando haya lugar según el tema. La evidencia de la aplicación del control es el correo electrónico de socialización, presentaciones, listados de asistencia y/o piezas comunicativas |
36 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 40 % - Menor | Moderado | Reducir | Actualizar la documentación del proceso de acuerdo a cambios normativos u otras variables propias del proceso | 2022-05-01 | 2022-12-31 | Número de documentos actualizados / Total de documentos programados para actualizar *100 |
2022-12-31 : Pendiente
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2021-09-03 19:46:17 : Se adelantan las gestiones correspondientes para la modificación y/o creación de documentos del proceso de Gestión Jurídica y Contractual con el objetivo de contar con la documentación actualizada y acorde con los lineamientos de la entidad y la normatividad aplicable. 2021-12-03 16:43:54 : En cumplimiento al diagnóstico de actualización documental se crean los procedimientos:
1. JC-P10 - Procedimiento de Prestación de Servicios Profesionales y/o de Apoyo a la Gestión - 30/08/2021
2. JC-P11 - Procedimiento de Licitación Pública – 12/11/2021.
Se deroga:
1. JU- I08 - Instructivo Licitación Pública -12/11/2021. 2022-01-05 22:07:43 : Se adelantan las gestiones correspondientes para la modificación y/o creación de documentos del proceso de Gestión Jurídica y Contractual en cumplimiento de la acción establecida. 2022-05-05 19:06:45 : La acción se encuentra en ejecución
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Promoción y Mercadeo Turístico de Ciudad |
Tipo : Posibles actos de corrupción por parte de funcionarios y colaboradores de la entidad (aplica a riesgo de corrupción de participación de eventos realizados).
Personal 1. Posibles cobros de funcionarios o contratistas a grupos de valor por la participación en eventos ofrecidos por el IDT. |
Tipo : Posibles actos de corrupción por parte de funcionarios y colaboradores del proceso (aplica a riesgo de corrupción de recorridos turísticos). Responsables del proceso
Tipo : Factor humano relacionado con el diseño y producción de piezas promocionales
Responsables del proceso
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-Posibles cobros de funcionarios o contratistas a grupos de valor por los Recorridos Turísticos ofrecidos por el IDT. |
Corrupción | Fraude interno | Posible favorecimiento a terceros y/u obtención de beneficios económicos o en especie por el desarrollo de recorridos turísticos ofrecidos por el Instituto Distrital de Turismo. | Lider de Proceso Promoción y Mercadeo Turístico de Ciudad | Investigaciones y sanciones judiciales a los funcionarios que cobren los servicios de Recorridos Turísticos que son gratuitos. |
20 % - Rara Vez | 66.67 % - Mayor | Baja |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : Los profesionales de la Red de la Información Turística de la Subdirección de Promoción y Mercadeo que lideran la actividad se asegurarán que en cada canal de acceso al servicio se informe la gratuidad del mismo publicación de disclaimer en diferentes canales de acceso y de la realización de la capacitación a los guías y se realiza verificación de PQRSD con posibles denuncias. Descripción : Toda la información referente a la oferta de recorridos turísticos contendrán disclaimer con la información de acerca de la gratuidad de este servicio; esto incluye: - Disclaimer en las comunicaciones referentes a la prestación de recorridos aclarando la gratuidad de los mismos. - Disclaimer en la información de la página web, whatsapp, formulario link, correos electrónicos y material promocional. - Información de la gratuidad en los guiones. - Capacitación con alerta a los guías de la gratuidad de los servicios de los recorridos turísticos. La evidencia de la aplicación del control principalmente son los disclaimer aplicados a cada canal. Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : El profesional que lidera la Red de Puntos de Información turística y su equipo realizan una reunión de seguimiento en donde se verificará si se ha presentado situaciones de alerta que puedan llegar a materializar el riesgo. Descripción : La evidencia de la aplicación del control de la reunión es el acta de seguimiento |
20 % - Rara Vez | 66.67 % - Mayor | Baja | Reducir | Si en los seguimientos de control de detección se identifica alguna PQRSD relacionada con el cobro del servicio de Recorridos Turísticos, se contacta al usuario para establecer los hechos y remitirlos a la Oficina Asesora Jurídica del IDT. | 2022-04-01 | 2022-12-31 | Reporte de los hechos a la OAJ: Numero de PQRSD identificadas con cobro del servicio / Número de PQRSD reportadas a la OAJ |
2022-04-30 : Realizada Por ser una acción correctiva y no detectarse la materialización del riesgo, no aplica evidencia; sin embargo, se aplicaron los siguientes controles: 1. Reunión de seguimiento 2. Capacitación a guías e informadores 3. Publicación de disclaimer en los diferentes canales de acceso 4. Verificación de remisión de PQRSD respecto a la materialización del riesgo. Realizado el día:2022-04-30 2022-08-31 : Pendiente
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2022-05-05 15:29:14 : Se evidencia eficiencia en los controles aplicados al no presentarse la materialización del riesgo.
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Evaluación Institucional |
Tipo : Cambios en la legislación relacionada con la presentación de informes de auditoría
Legales y Reglamentarios 5. Cambios normativos y reglamentarios relacionados con la presentación de evaluaciones y seguimientos realizados por Asesoría de Control Interno 6. Cambios normativos relacionados con las fechas para presentación de evaluaciones y seguimientos realizados por Asesoría de Control Interno |
Tipo : Falta de competencia del recurso humano asignado Personal 1. Auditores que no conozcan las disposiciones legales asociada a las funciones de Control Interno. 2. Auditores que no cuentan con las competencias necesarias 4. Subjetividad durante el ejercicio de evaluación/ seguimiento y la elaboración de informes. Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad Personal 1. Desconocimiento de las consecuencias legales en la alteración de informes 2. Información insuficiente y/o poco idónea suministrado por los procesos para llevar a cabo el ejercicio de seguimiento o evaluación ( evaluaciones con acceso remoto- trabajo en casa ) 3. Ofrecimiento de dádivas por parte de un tercero para su favorecimiento 4. Coacción por parte de un tercero 5. Omisión de evidencias por interés personal 6. Subjetividad durante el desarrollo de las funciones y obligaciones del auditor Tipo : Deficiencias en la planeación y seguimiento de las actividades de control interno Estratégicos 2. Inadecuada planificación de actividades de evaluación a la gestión de la entidad. 3. Deficiente asignación de recurso humano para Control Interno. 4. Falta de seguimiento durante el desarrollo de las actividades programadas.
Tipo : Alta dependencia de terceros para consolidación y publicación de informes Procesos 1. Entrega tardía de la información por parte de las dependencias Tipo : Incumplimiento de las responsabilidades contractuales
Personal 5. Incumplimiento de las responsabilidades contractuales por parte del auditor de Asesoría de control interno |
Tipo : No aplicar las actividades dispuestas en los procedimientos asociados
Responsables del proceso 3. No realizar revisiones previas de los informes antes de su presentación. |
-1. Desconocimiento de las consecuencias legales en la alteración de informes 2. Información insuficiente y/o poco idónea suministrado por los procesos para llevar a cabo el ejercicio de seguimiento o evaluación ( evaluaciones con acceso remoto- trabajo en casa ) -1. Desconocimiento de las consecuencias legales en la alteración de informes 2. Ofrecimiento de dádivas por parte de un tercero para su favorecimiento 3. Coacción por parte de un tercero 4. Omisión de evidencias por interés personal 5. Subjetividad durante el desarrollo de las funciones y obligaciones del auditor 6.Información insuficiente y/o poco idónea suministrado por los procesos para llevar a cabo el ejercicio de seguimiento o evaluación ( evaluaciones con acceso remoto- trabajo en casa ) -1. Desconocimiento de las consecuencias legales en la alteración de informes 2. Subjetividad durante el desarrollo de las funciones y obligaciones del auditor -1. Ofrecimiento de dádivas por parte de un tercero para su favorecimiento 2. Coacción por parte de un tercero 3. Omisión de evidencias por interés personal 4. Subjetividad durante el desarrollo de las funciones y obligaciones del auditor 5.Información insuficiente y/o poco idónea suministrado por los procesos para llevar a cabo el ejercicio de seguimiento o evaluación ( evaluaciones con acceso remoto- trabajo en casa ) |
Corrupción | Fraude interno | Posibilidad que por acción y/u omisión se elaboren y presenten informes subjetivos que no reflejen la realidad de la gestión de la entidad, desviando lo público, en beneficio propio o de terceros | Lider de Proceso Evaluación Institucional | * Sanciones disciplinarias y penales * Pérdida de credibilidad e imagen de la entidad ante la ciudadanía * Desgaste administrativo y reprocesos * Enriquecimiento ilícito de contratistas y/o funcionarios. |
40 % - Improbable | 66.67 % - Mayor | Moderada |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Asesor de Control Interno, hace seguimiento a la aprobación de la carta de representación para los ejercicios de auditoria Descripción : La actividades y estándares para el buen desarrollo de la actividad de control se encuentran establecidas en los procedimientos de auditoría. La evidencia que resulta de la aplicación del control son Cartas de representación debidamente firmadas por los lideres de procesos Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Asesor de Control Interno, verifica los perfiles requeridos para realizar la contratación de personal competente para el cumplimiento de las actividades del proceso de Evaluación Institucional. Descripción : En los casos que sea necesario contratar profesionales para Control Interno, el asesor deberá participar activamente en la definición del perfil requerido en cuanto a formación y experiencia y en realizar la revisión del cumplimiento por parte de los contratistas seleccionados, lo anterior de acuerdo a lo definido en el JU-M01 Manual de Contratación. La evidencia de la aplicación del control es el registro del formato JC F-12 Verificación de Requisitos y Condiciones de Idoneidad Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Asesor de Control Interno, revisar informes preliminares y definitivos verificando los criterios, redacción, conclusiones, recomendaciones entre otros. Descripción : Revisar el informe preliminar Verificar que se realice según lo programado en el plan de auditoría, que los hallazgos sean consistentes en cuanto a la situación observada, las evidencias y los criterios. La evidencia de la aplicación del control son los correos enviados entre el Asesor de Control Interno y los Auditores Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Asesor de Control Interno o el profesional designado, revisa periódicamente (por lo menos una vez al año) y según aplique, actualiza el código de ética y el estatuto del auditor Descripción : Revisar y en dado caso actualizar los lineamientos que debe tener en cuenta el auditor de Control interno, para el óptimo cumplimiento de sus funciones. La evidencia de la aplicación del control es el Acta o correo de la revisión documental o Documento actualizado |
20 % - Rara Vez | 66.67 % - Mayor | Baja | Reducir | Revisar y en dado caso actualizar y socializar el código de ética y estatuto del auditor a las partes interesadas | 2022-05-01 | 2022-12-31 | Socializaciones realizadas/ Socializaciones programadas |
2022-12-31 : Pendiente
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2018-07-09 16:03:06 : El 16 abril del año en curso se realizó la socialización de los cambios efectuados en el procedimiento, el mismo se encuentra publicado con los ajustes señalados. 2018-11-06 16:17:20 : Se cumplieron con las acciones programadas para este corte, mediante la socialización del día 23 de octubre del procedimiento de Auditorías internas al personal del IDT, incluidos los líderes técnicos de cada proceso. Evidencia: Listados de capacitación y presentaciones. Actividad finalizada 2019-08-29 16:16:03 : Se realizó verificación y validación de la información 2019-12-30 08:54:29 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:07:08 : Se realizó verificación y validación de la información
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Gestión Documental |
Tipo : Permanentes cambios en los lineamientos para la actualización de instrumentos archivísticos
Legales y Reglamentarios 1. Incumplimiento de lineamientos en Gestión Documental por desconocimiento de la normatividad a aplicar |
Tipo : Falta de participación del recurso humano de la entidad en capacitaciones Personal 1. Falta de conocimiento de los funcionarios y contratistas de la Entidad en temas de Gestión Documental Tipo : Ausencia de implementación del sistema integrado de conservación
Estratégicos 2. Ausencia de acciones de conservación preventiva en los archivos de gestión a nivel de la entidad. 3. Ausencia de acciones de conservación preventiva en el archivo central de la entidad |
Tipo : Actos de corrupción a nivel de la entidad
Interacciones con otros procesos 2. Falta Integridad de los servidores públicos e Interés en favorecer a un particular. 3. Omisión o descuido del responsable del expediente. |
-1. Falta de conocimiento de los funcionarios y contratistas de la Entidad en temas de Gestión Documental -2. Ausencia de acciones de conservación preventiva en los archivos de gestión a nivel de la entidad. -3. Ausencia de acciones de conservación preventiva en el archivo central de la entidad |
Gestión | Usuarios, productos y prácticas | Posibilidad de afectación económica por hallazgos de los entes de control, debido a fallas en el manejo adecuado de la información, conservación y preservación documental | Lider de Proceso Gestión Documental | * Devoluciones de correspondencia. *Errores en la Gestión Documental que ocasionan reprocesos en el registro de la información, documentación y la organización documental. *Deterioro en los documentos físicos y magnéticos, afectando la conservación y preservación de los mismos. |
80 % - Alta (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta mínimo 500 veces al año y máximo 5000 veces por año) | 20 % - Leve | Moderado |
Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : El Profesional Conservador y restaurador del proceso de Gestión Documental revisará los registros reportados por el equipo Dataloggers en cuanto a humedad y temperatura Archivo Central de la Entidad y del Archivo de gestión de la Oficina Jurídica para verificar que las condiciones ambientales se encuentren dentro de los rangos establecidos, de acuerdo al Control de humedad y temperatura), y que se encuentra contemplado en el Sistema Integrado de Conservación - Plan de Conservación documental. Descripción : Revisión de los registros reportados por el equipo Dataloggers en cuanto a humedad y temperatura Archivo Central de la Entidad y del Archivo de gestión de la Oficina Jurídica La evidencia resultante de la aplicación del control es el registro que queda en el formato GB-F15 Control de temperatura equipos de calibración. Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional del proceso de Gestión Documental capacitará a los funcionarios del IDT sobre los lineamientos básicos de Gestión Documental, verificando el cumplimiento de la programación de capacitaciones y la lista de asistencia. Descripción : Capacitar a los funcionarios del IDT sobre los lineamientos básicos de Gestión Documental. La evidencia resultante de aplicación del control son las listas de asistencia y las memorias de las capacitaciones |
33.6 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 20 % - Leve | Bajo | Reducir | Implementar las estrategias, proyectos y actividades programadas en el plan de conservación documental | 2022-05-01 | 2022-12-31 | No. de actividades implementadas / Total de actividades x 100 |
2022-12-31 : Pendiente
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Verificar cuatrimestralmente el cumplimiento de las capacitaciones programadas en el PIC | 2022-03-01 | 2022-11-30 | No capacitaciones realizadas / Capacitaciones programadas x 100 |
2022-12-31 : Realizada
Para el primer cuatrimestre se realizaron dos capacitaciones en el mes de marzo y abril correspondiente a los temas de "Organización de Archivos de Gestión" e "Inventarios Documentales" dando cumplimiento al PIC vigencia 2022.. Realizado el día:2022-05-04 |
2021-08-31 15:47:13 : Se verificó el cumplimiento de las capacitaciones programadas en el segundo cuatrimestre de la vigencia 2021 en el PIC, evidenciando el interés de la comunidad institucional en temas de Gestión Documental. 2022-01-05 19:03:13 : Como líder del proceso se validó la realización de cada una de las capacitaciones reportadas. 2022-05-04 20:53:31 : Como lider del proceso se evidenció que se dió cumplimiento a las capacitacionesw programadas durante el primer cuatrimestre de la vigencia 2022.
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Gestión Documental |
Tipo : Permanentes cambios en los lineamientos para la actualización de instrumentos archivísticos
Legales y Reglamentarios 1. Incumplimiento de lineamientos en Gestión Documental por desconocimiento de la normatividad a aplicar |
Tipo : Falta de participación del recurso humano de la entidad en capacitaciones Personal 1. Falta de conocimiento de los funcionarios y contratistas de la Entidad en temas de Gestión Documental Tipo : Ausencia de implementación del sistema integrado de conservación
Estratégicos 2. Ausencia de acciones de conservación preventiva en los archivos de gestión a nivel de la entidad. 3. Ausencia de acciones de conservación preventiva en el archivo central de la entidad |
Tipo : Actos de corrupción a nivel de la entidad
Interacciones con otros procesos 2. Falta Integridad de los servidores públicos e Interés en favorecer a un particular. 3. Omisión o descuido del responsable del expediente. |
-1. Incumplimiento de lineamientos en Gestión Documental por desconocimiento de la normatividad archivística. -2. Falta Integridad de los servidores públicos e Interés en favorecer a un particular -3. Omisión o descuido del responsable del expediente |
Corrupción | Usuarios, productos y prácticas | Posibilidad de pérdida de documentos por acción u omisión debido al incumplimiento de lineamientos en Gestión Documental desviando lo público, en beneficio propio o particular | Lider de Proceso Gestión Documental | *Afecta la confidencialidad e integridad de la información *Afecta la imagen de la entidad. * Investigaciones, sanciones fiscales y penales. |
60 % - Posible | 66.67 % - Mayor | Alta |
Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : El equipo del proceso de gestión documental realiza seguimiento a la planilla de préstamo y consulta de documentos, de acuerdo al procedimiento GD-P13 Consulta y Préstamo de Documentos. Descripción : Las evidencias de la aplicación del control son: Manejo de la planilla de préstamo, consulta de documentos y registro en archivo magnético, (matriz base de datos). Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional del proceso de gestión documental coteja y recibe las transferencias documentales primarias de acuerdo al Cronograma establecido por Gestión Documental. Según el procedimiento de Transferencias documentales primarias GD-P10 Descripción : Garantizar la conservación y preservación e integridad de los documentos de la Entidad mediante técnicas de conservación documental adecuadas. La evidencia de la aplicación del control son: Memorando de la transferencia y el Formato Unico de Inventario Documental - FUID |
20 % - Rara Vez | 66.67 % - Mayor | Baja | Reducir | Realizar control a las transferencias documentales primarias. | 2022-03-01 | 2022-09-30 | *Número de transferencias recibidas para el Archivo Central / Total de transferencias documentales programadas para envío al Archivo Central |
2022-08-31 : Pendiente 2022-04-30 : Realizada
Para el primer cuatrimestre del año se han cotejado cuatro (4) transferencias documentales primarias correspondientes a las siguientes áreas: Dirección General, Subdirección de Gestión de Destino, Oficina Asesora de Planeación y Subdirección de Promoción y Mercadeo.. Realizado el día:2022-05-05 |
2018-07-04 10:01:19 : Se viene realizando transferencias dcoumentales de Dirección General,Presupuesto, Tesorería, comunicaciones, Logística. 2018-07-04 11:57:27 : Se realizan las transferencias documentales de Dirección General, Tesorería, Presupuesto, Comunicaciones, Logística, Control Interno. 2018-09-04 10:14:45 : Las dependencias realizan las transferencias al Archivo Central con base en los lineamientos del área. 2018-11-14 12:36:33 : Las dependencias de Gestión de Destino, Promoción y Mercado, y las áreas de Bienes y Servicios y Talento Humano realizan las transferencias documentales primarias al Archivo Central con base en los lineamientos establecidos. 2018-12-27 11:27:34 : Sigue pendiente la transferencia primaria documental total del Área de Jurídica. 2019-04-30 15:09:29 : Se realiza la recepción de las transferencias documentales primarias de cada dependencia con base en los lineamientos archivísticos y de acuerdo al Cronograma establecido vigencia 2019. De igual forma, se recepciona la segunda parte de la transferencia que estaba pendiente de 2016 de la Oficina Asesora Jurídica. 2019-08-29 15:57:25 : Se presta el efectivo acompañamiento a las áreas, para la entrega de las transferencias documentales primarias teniendo en cuenta los lineamientos archivísticos y conforme al Cronograma establecido. 2020-01-02 16:23:53 : Se dio cumplimiento al Cronograma de Transferencias Documentales Primarias, recibiendo así mismo, transferencias de documentos de apoyo. 2021-05-03 10:14:47 : Se recepcionaron las transferencias documentales primarias de cuatro (4) áreas correspondiente a la vigencia 2018, de acuerdo a los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental-TRD. 2021-08-31 15:53:10 : De acuerdo al Cronograma de Transferencias Documentales Primarias, se recepcionaron en el segundo cuatrimestre de la vigencia 2021, todas las transferencias programadas a excepción de la Oficina Asesora Jurídica, que solicitó prórroga por el alto volumen de expedientes que maneja y la implementación de la hoja de control. 2022-05-06 14:33:43 : Según cronograma de transferencias documentales primarias 2022, se valida información reportada por el proceso.
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Efectuar el control de préstamos de los expedientes del Archivo Central mediante el registro GD-F09 Formato planilla de consulta o préstamo de documentos. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Cantidad de documentos prestados /Solicitudes recibidas de documentos para prestamos x 100 |
2022-04-30 : Realizada Para el primer cuatrimestre del año se prestaron trece (13) expedientes y a la fecha todos han sido registrados en el formato de préstamo y carpeta drive, se encuentran en el Archivo Central sin ninguna novedad.. Realizado el día:2022-05-05 2022-08-31 : Pendiente
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2021-05-03 10:15:15 : Se viene realizando el préstamo de documentos en los tiempo solicitados. De igual manera, se efectúa el control y seguimiento de los préstamos de documentos de manera que se garantice la conservación y la seguridad de la información. 2021-08-31 15:58:44 : Se atendieron de manera oportuna por parte del equipo de Gestión Documental las solicitudes realizadas por las diferentes áreas de la entidad de manera electrónica o física. 2022-01-05 18:59:38 : Como líder del proceso, se avala control y seguimiento de los préstamos de documentos realizados durante el periodo en evaluación. 2022-05-06 14:36:50 : En cumplimiento del procedimiento de consulta y préstamo de documentos del Archivo Central, se valida información reportada
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Realizar seguimiento a solicitud de préstamo por correo electrónico de documentos por parte de los funcionarios internos para mitigar la causa | 2022-09-01 | 2022-12-31 | Seguimientos realizados / Solicitudes de préstamo documental x 100 |
2022-12-31 : Pendiente
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Hacer seguimiento a los expedientes documentales, para una vez finalizada la prestación de servicios por parte del contratista verificar que no tenga documentos en calidad de préstamo o trámite. Nota: esta acción aplica desde la vigencia 2022. | 2022-01-01 | 2022-04-30 | No. Paz y salvos tramitados /Total paz y salvos a tramitar |
2022-04-30 : Realizada Para el primer cuatrimestre del año, se tramitaron 114 paz y salvos a colaboradores del IDT, sin ninguna novedad.. Realizado el día:2022-05-05 2022-08-31 : Pendiente
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2022-05-06 14:40:24 : Como líder del proceso, durante el primer cuatrimestre del año, se valida el seguimiento a los expedientes documentales reportado.
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Control Interno Disciplinario |
Tipo : Actos de corrupción
Legales y Reglamentarios
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Tipo : Falta de conocimiento de la ley disciplinaria
Responsables del proceso
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-1. No tener en cuenta los requerimientos normativos y procedimentales |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación de la imagen de la entidad debido a la realización de la indagación previa, investigación y/o pliego de cargos, o archivo sin tener en cuenta los requerimientos normativos y procedimentales | Lider de Proceso Control Interno Disciplinario | *Mala imagen del área frente a terceros *Dilación del proceso disciplinario *Responsabilidad disciplinaria |
40 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 40 % - Menor | Baja |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El líder de la Oficina de Control Disciplinario Interno verifica la finalidad de cada una de las etapas procesales (Instrucción) de conformidad con la ley vigente código general disciplinario, a través del recaudo probatorio. Descripción : El control está documentado en la ley y en el expediente. Es del caso resaltar que los procesos disciplinarios tienen reserva, por lo tanto la evidencia de la aplicación del control solo puede ser verificada por los entes de control, conforme al artículo 115 de la ley 1952 de 2019. |
14.4 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 40 % - Menor | Bajo | Reducir | Realizar Informe semestral teniendo en cuenta el estado de procesos activos de las vigencias. | 2022-04-01 | 2022-11-10 | Nº de informes realizado/ Nº de informes programados |
2022-10-31 : Pendiente
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2018-05-08 11:18:53 : Se verifica el aplicativo, igualmente se informa que las investigaciones disciplinarias gozan de reserva sumarial de conformidad al artículo 95 de la Ley 734 de 2002 2018-07-12 10:56:00 : Se consulta el aplicativo de la SID 2018-09-10 15:54:50 : Se verifica la actualización de la información del aplicativo 2018-11-13 11:58:53 : Información del aplicativo verificada 2019-01-14 10:58:41 : Se verifica la actualización de la información del aplicativo. 2019-05-07 12:01:22 : Se envió oficio de informe de relación de procesos activos vigencia 2014 y 2015 a la Subdirección Corporativa del IDT 2019-09-03 16:03:08 : Se verifica cuadro de seguimiento de procesos. 2020-01-08 12:25:15 : Como líder del proceso se verifica cuadro de seguimiento de procesos disciplinarios. 2021-05-05 20:10:57 : Se consulta el estado de los procesos disciplinarios en el aplicativo de el Sistema de información Disciplinario del Distrito Capital. 2021-09-03 16:52:24 : Como líder del proceso y de acuerdo a la información reportada por el profesional del Control Interno Disciplinario, se consulta el estado de los procesos disciplinarios en el aplicativo de el Sistema de información Disciplinario del Distrito Capital. 2022-01-04 10:13:06 : Como líder del proceso se avala la información presentada por el profesional contratista en cada uno de los expedientes y el estado de cada uno de ellos en el SID. 2022-01-04 11:55:56 : Como líder del proceso se avala la información presentada por el profesional contratista en cada uno de los expedientes y el estado de cada uno de ellos en el aplicativo SID.
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Control Interno Disciplinario |
Tipo : Actos de corrupción
Legales y Reglamentarios
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Tipo : Falta de conocimiento de la ley disciplinaria
Responsables del proceso
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-1. Ofrecimiento de beneficios por parte del investigado -2. Falta de ética de los funcionarios que realizan la investigación y toma decisiones -3. Interés en favorecer a un particular. |
Corrupción | Ejecución y administración de procesos | Posibilidad de que la función disciplinaria por acción u omisión se desvíe de la gestión pública, para beneficio de un tercero o de si mismo. | Lider de Proceso Control Interno Disciplinario | *Afecta la confidencialidad e integridad de la información *Afecta la imagen de la entidad. *Investigaciones, sanciones fiscales y penales. *Denuncias contra el IDT por incumplimiento de funciones |
40 % - Improbable | 100 % - Catastrófico | Alta |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : Llevar a cabo la revisión de los actos administrativos emitidos, según el procedimiento Control Disciplinario Interno Descripción : Llevar a cabo la revisión de los actos administrativos emitidos a efectos de constatar que estos cuenten con los fundamentos normativos y fácticos propios de los casos objeto de discusión. La evidencia de la aplicación del control es el acto administrativo o la decisión de fondo, esta evidencia es de carácter reservado de conformidad del artículo 115 de la ley 1952 de 2019, por lo tanto esta información solo podrá ser requerida por los entes de control. |
20 % - Rara Vez | 100 % - Catastrófico | Moderada | Reducir | Orientación a los funcionarios del grupo sobre el cabal cumplimiento de las funciones y recomendaciones para prevenir posibles hechos que puedan derivar en corrupción | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Socialización del contenido del Estatuto anticorrupción Ley 1474 de 2011 y la Ley 734 de 2002, Ley 1952 de 2019 reformada por la ley 2094 de 2021. |
2022-04-30 : Realizada Se realizó charla con funcionarios y contratistas del IDT, dando a conocer los principales cambios de la ley Disciplinaria. . Realizado el día:2022-02-28 2022-08-31 : Realizada
En el cuatrimestre se registran las siguientes acciones: Mayo se publican piezas comunicativas los días 5, 16, 19 y 26. Junio se publicaron piezas comunicativas los días 6, 17, 28 y 30. Julio se publican piezas pedagógicas los días 1, 21 y 27 y agosto se dicta una charla ante el comité directivo sobre el proceso disciplinario el día 1 de agosto, y se publican piezas comunicativas los días 16, 17, 22 y 25 de agosto sobre deberes.. Realizado el día:2022-08-31 |
2018-05-08 11:19:27 : Se verifica acta de visita de la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Alcaldía Mayor de Bogotá 2018-07-12 10:56:41 : Se recibe correo por el cual se confirma la publicación para la pagina web de la entidad 2018-09-10 15:56:27 : Se verifica la publicación en la página web de la presentación de socialización conforme a la ley de transparencia en control interno disciplinario. 2018-11-13 12:03:51 : Se verifica con correo electrónico remitido a la Oficina Asesora de Comunicaciones del IDT. 2019-01-08 11:32:51 : Se evidencia correo electrónico remitido a la Oficina Asesora de Comunicaciones del IDT. 2019-05-08 16:46:00 : Se verifica la realización de la capacitación sobre el contenido de la ley 1952 de 2019. 2019-09-03 16:04:40 : Se valida asistencia a capacitación realizada por la Procuraduria General de la Nación. 2020-01-08 12:27:22 : Como líder del proceso, se valida capacitación realizada en el mes de noviembre a los servidores públicos del IDT sobre la nueva ley 1952 DEL 2019. 2021-04-19 16:39:03 : La acción se realizará en el segundo cuatrimestre del 2021, mediante capacitación acerca de la normatividad vigente y el código general disciplinario, lo cual se preguntó a los asistentes a la reunión el día del seguimiento realizado. 2021-05-05 20:13:22 : Durante la vigencia 2021 y según los programado en el Plan de Acción del proceso de Control Interno Disciplinario, se realizarán dos capacitaciones. La primera se efectuará en el segundo semestre del año. 2021-09-03 16:51:09 : Según lo programo en el plan de acción del proceso, durante el segundo cuatrimestre del año, se realiza la primera capacitación de asuntos disciplinarios. 2022-01-04 10:08:26 : Se reportan las actividades según lo programado en el plan de acción de la OCDI, cumpliendo en su totalidad cada una de las actividades programadas y realizando alguna acciones complementarias en cumplimiento de la acción preventiva de la acción disciplinaria. 2022-01-04 10:17:28 : Se cumplió con la totalidad de las actividades según lo programado en el plan de acción del proceso de la OCDI, realizando acciones complementarias en ejercicio de la función preventiva de la acción disciplinaria, por medio de la publicación de piezas comunicativas. 2022-01-04 10:17:31 : Se cumplió con la totalidad de las actividades según lo programado en el plan de acción del proceso de la OCDI, realizando acciones complementarias en ejercicio de la función preventiva de la acción disciplinaria, por medio de la publicación de piezas comunicativas. 2022-01-04 11:53:54 : Se cumplió con la totalidad de las actividades según lo programado en el plan de acción del proceso de la OCDI, realizando acciones complementarias en ejercicio de la función preventiva de la acción disciplinaria, por medio de la publicación de piezas comunicativas.
2022-04-28 08:06:01 : 28-04-2022. Esta actividad se cumplio a través de charla a funcionarios y contratistas del IDT, cuya evidencia será remitida a la Asesoría de Control Interno. 2022-09-01 15:46:52 : Se cumplió con la totalidad de las actividades según lo programado en el plan de acción del proceso de la OCDI, realizando acciones complementarias en ejercicio de la función preventiva de la acción disciplinaria, por medio de la publicación de piezas comunicativas y charlas sobre la ley disciplinaria.
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Direccionamiento Estratégico |
Tipo : Disposiciones políticas Políticos 1. Cambios en la dirección general de la entidad dentro de un periodo de mandato de la administración distrital. Tipo : Disposiciones normativas que redireccionan el accionar de la entidad
Legales y Reglamentarios 2. Cambios normativos, políticos o ambientales o adquisición de compromisos que afecten los resultados esperados en la planeación estratégica. |
Tipo : Cambios en las metas establecidas en el plan de acción del PIGA Estratégicos 1. Incumplimiento a los programas del SGA de la Entidad. Tipo : Desconocimiento de la normatividad ambiental vigente Personal 1. Incumplimiento a los programas del SGA de la Entidad. Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad
Estratégicos 1. Presiones de funcionarios con poder de decisión para ajustar resultados de la gestión. 2. Manipulación de la información para la formulación de estrategias, planes, programas y proyectos. 3. Información generada y /o enviada por las dependencias que no se ajuste a la realidad de la gestión institucional. 4 No contar con la evidencia que soporte los resultados de la gestión. |
Tipo : Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Transversalidad Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Tipo : Usuarios o clientes Interacciones con los demás procesos Usuarios o clientes Tipo : Falta de apropiación al interior del proceso frente a los lineamientos establecidos.
Responsables del proceso
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-1. Debido a fallas en las respuestas emitidas al cooperante. -2. Talento humano no calificado para ejecutar la actividad. -3. Generar respuestas sin la debida preparación y oportunidad. |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación reputacional del proceso, por comunicación o queja del ente externo a la entidad, debido a fallas en las respuestas emitidas al cooperante. | Lider de Proceso Direccionamiento Estratégico | 1. Afectación al fortalecimiento de la interacción del Instituto Distrital de Turismo con institutos pares del contexto nacional e internacional. 2. Perdida de credibilidad en iniciativas de relacionamiento con organizaciones cooperantes |
20 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : La directora general como ordenadora del gasto, realiza la selección para la contratación del recurso humano idóneo basado en profesiones vinculadas a las relaciones internacionales de acuerdo a las necesidades de la entidad. Descripción : El control solamente aplica en el momento de vacancia definitiva del profesional a cargo de los temas de cooperación internacional. La evidencia de la aplicación del control es el expediente del profesional contratado donde se evidencia el cumplimiento de los requisitos conforme a lo establecido en los estudios previos la evidencia reposa en el expediente del contratista en el proceso de Gestión Jurídica y Contratación. Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional de cooperación realiza la verificación de las respuestas al cooperante, empleando la matriz de necesidades para comparar los requisitos establecidos dentro de los estándares Descripción : El control está documentado en la actividad 4 del procedimiento DE-P19 cooperación internacional La evidencia de la aplicación del control son los correos electrónicos y Cordis con la trazabilidad de las comunicaciones con el cooperante. |
7.2 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado | Reducir | Realizar mesas de trabajo para dar respuesta al cooperante, para lo cual se deja evidencia mediante correos electrónicos de retroalimentación sobre la socialización realizada | 2022-08-10 | 2022-12-31 | Retroalimentaciones enviadas / Mesas de trabajo realizadas X 100 |
2022-08-31 : Pendiente 2022-12-31 : Pendiente
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Atención al Ciudadano |
Tipo : Flujo de información necesaria para el desarrollo de las operaciones Comunicación Interna Flujo de información necesaria para el desarrollo de las operaciones Tipo : Ejecución Procesos Ejecución Tipo : Falta de apoyo profesional de planta que garantice la prestación del proceso de atención al ciudadano de manera continua Estratégicos 1. Alto volumen de solicitudes presentadas por los usuarios frente al personal disponible para dar respuesta.
Tipo : No se cuenta con un sistema idóneo Tecnología Tipo : Falta de un sistema de gestión de documentos electrónicos que garantice la automatización de las PQRSD con Bogotá te escucha Tecnología 2. Deficiencias en el sistema de gestión documental (CORDIS ) y del Sistema Distrital de Quejas y Sugerencias (SDQS) Operatividad del Sistema. Tipo : Actos de corrupción internos
Personal 1. Obtención de un beneficio particular 2. Falta de ética del funcionario 3. Interés de funcionarios o contratistas distinto a las dependencias que tramite la solicitud o ajeno a la entidad 4.Interés del implicado directo de las PQRS |
Tipo : Relación precisa con otros procesos en cuanto a insumos. Interacciones con los demás procesos Relación precisa con otros procesos en cuanto a insumos. Tipo : Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Responsables del proceso Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Tipo : Falta de seguimiento interno mediante los controles establecidos en el proceso Responsables del proceso 4. Falta de control y seguimiento a la matriz de PQRSD Tipo : Falta de capacitación dirigida al responsable del proceso
Responsables del proceso 3. Mal direccionamiento y/o tipificación de las solicitudes. |
-1. Alto volumen de solicitudes presentadas por los usuarios frente al personal disponible para dar respuesta. -2. Deficiencias en el sistema de gestión documental (CORDIS ) y del Sistema Distrital de Quejas y Sugerencias (SDQS) Operatividad del Sistema. -3. Mal direccionamiento y/o tipificación de las solicitudes. -4. Falta de control y seguimiento a la matriz de PQRSD |
Gestión | Usuarios, productos y prácticas | Posible afectación económica por multa y sanciones en general por parte de un ente regulador, debido al incumplimiento de los términos legales para la respuesta de las solicitudes de los usuarios | Lider de Proceso Atención al Ciudadano | *Acumulación de trámites por resolver *Investigaciones por parte de los entes de control. *Deterioro de la imagen institucional. |
80 % - Alta (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta mínimo 500 veces al año y máximo 5000 veces por año) | 60 % - Moderado | Alto |
Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : El profesional de atención al ciudadano enviará semanalmente el reporte de la matriz PQRSD con el número de semana y mes respectivo al proceso encargado de la respuesta a la PQRSD, verificando que el área correspondiente entregue la respuesta en los términos Descripción : Los tiempos incluidos en la gráfica de semaforización son los tiempos internos para dar respuesta, los cuales se establecen para considerar un margen con respecto a los tiempos determinados por la ley. La evidencia resultante de la aplicación del control es el formato AC-F04 y soporte captura de pantalla del correo electrónico enviado a los procesos. Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Profesional de atención al ciudadano mantiene actualizado el Sistema SDQS y el cuadro de control y seguimiento de PQRSD según en el Procedimiento para dar respuesta a Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias PQRSD AC-P01 en donde se realiza seguimiento semanal a las peticiones mediante la matriz AC-F04, y se envían alertas a las diferentes áreas de los tiempos que les quedan para responder dichas solicitudes. Descripción : Hace referencia a mantener actualizado el Sistema SDQS y cuadro de control y seguimiento de PQRSD, con las peticiones allegadas en el de llegadas las peticiones. La evidencia resultante del control es el formato AC-F02 |
33.6 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado | Reducir | Reporte semanal del estado de respuesta a PQRS a las áreas del IDT, a las cuales contestaron las PQRSD, en el mes vigente | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No. De reportes presentados /Total de reportes programados x 100 |
2022-04-30 : Realizada Se realiza el envío semanal de la matriz AC-F04, en donde se le indica a cada área de la entidad las PQRSD que tiene pendientes y los días que le quedan para dar la respuesta interna. Este reporte se envía todos los lunes, con un semáforo que indica las solicitudes que van a vencer en los próximos días. . Realizado el día:2022-05-03 2022-08-31 : Pendiente
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2018-06-06 14:31:40 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas. 2018-07-12 09:27:03 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas para Atención al ciudadano 2018-09-11 11:05:10 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas para Atención al ciudadano 2018-11-06 15:01:18 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas para Atención al ciudadano 2018-12-28 09:04:15 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas. 2019-05-07 13:49:00 : Como líder de proceso, se evidencio el el cumplimiento de los informes programados en el primer trimestre de 2019, y su publicación y envió a los diferentes canales publicados 2019-09-02 16:27:17 : Para el segundo cuatrimestre del 2019, se evidencia el reporte mensual del estado de respuesta a las PQRS, dando cumplimiento a lo programado. 2020-01-03 17:29:41 : Durante el último periodo del año 2019, se evidencia el reporte mensual del estado de respuesta a las PQRS de cada una de las áreas de la Entidad. 2021-05-05 20:52:59 : Como líder del proceso se valida la información reportada 2021-09-03 17:07:31 : Como líder del proceso, se valida información reportada por la Profesional de Atención al Ciudadano. 2022-01-05 19:40:38 : Como líder del proceso, se validan cada una de las acciones reportadas por Atención al Ciudadano. 2022-05-06 14:30:16 : En cumplimiento del procedimiento para dar respuesta a las PQRSD, se efectúa reporte semanal a cada una de las dependencias del IDT.
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Gestionar capacitación en el manejo de PQRSD | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Capacitación realizada |
2022-12-31 : Pendiente 2022-04-30 : Realizada
Se realiza una capacitación para toda la comunidad Institucional el día 29 de marzo, con el objeto de explicar el adecuado manejo de las PQRSD, tiempos de respuesta y criterios.. Realizado el día:2022-05-03 |
2022-01-05 19:42:29 : Como líder del proceso, se valida capacitación reportada por Atención al Ciudadano. 2022-05-06 14:31:27 : Como líder del proceso, se valida el desarrollo de la capacitación reportada por el proceso.
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Atención al Ciudadano |
Tipo : Flujo de información necesaria para el desarrollo de las operaciones Comunicación Interna Flujo de información necesaria para el desarrollo de las operaciones Tipo : Ejecución Procesos Ejecución Tipo : Falta de apoyo profesional de planta que garantice la prestación del proceso de atención al ciudadano de manera continua Estratégicos 1. Alto volumen de solicitudes presentadas por los usuarios frente al personal disponible para dar respuesta.
Tipo : No se cuenta con un sistema idóneo Tecnología Tipo : Falta de un sistema de gestión de documentos electrónicos que garantice la automatización de las PQRSD con Bogotá te escucha Tecnología 2. Deficiencias en el sistema de gestión documental (CORDIS ) y del Sistema Distrital de Quejas y Sugerencias (SDQS) Operatividad del Sistema. Tipo : Actos de corrupción internos
Personal 1. Obtención de un beneficio particular 2. Falta de ética del funcionario 3. Interés de funcionarios o contratistas distinto a las dependencias que tramite la solicitud o ajeno a la entidad 4.Interés del implicado directo de las PQRS |
Tipo : Relación precisa con otros procesos en cuanto a insumos. Interacciones con los demás procesos Relación precisa con otros procesos en cuanto a insumos. Tipo : Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Responsables del proceso Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Tipo : Falta de seguimiento interno mediante los controles establecidos en el proceso Responsables del proceso 4. Falta de control y seguimiento a la matriz de PQRSD Tipo : Falta de capacitación dirigida al responsable del proceso
Responsables del proceso 3. Mal direccionamiento y/o tipificación de las solicitudes. |
-1. Obtención de un beneficio particular -2. Falta de ética del funcionario -3. Interés de funcionarios o contratistas distinto a las dependencias que tramite la solicitud o ajeno a la entidad -4.Interés del implicado directo de las PQRSD |
Corrupción | Ejecución y administración de procesos | Posibilidad de alterar o manipular la información del trámite a una petición queja, reclamo o sugerencias, denuncias ( PQRSD ) buscando beneficio particular | Lider de Proceso Atención al Ciudadano | * Acciones judiciales frente a la entidad * Investigaciones disciplinarias * Afectación a la imagen institucional |
40 % - Improbable | 100 % - Catastrófico | Alta |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional designado verifica las respuestas consolidadas según los lineamientos del Procedimiento AC- P01 para dar Respuesta a Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias, revisando la trazabilidad mediante el Cordis de salida y/o correo electrónico según aplique. Descripción : Hace referencia a la revisión final del contenido de la respuesta consolidada por el proceso que la emite. La evidencia de la aplicación del control es el correo remitido con el visto bueno por cada área con la respectiva respuesta |
20 % - Rara Vez | 100 % - Catastrófico | Moderada | Reducir | Recolección de Vo.Bo. de las respuestas consolidadas por el líder de Atención al Ciudadano | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No. de respuestas consolidadas / No. de respuestas tramitadas |
2022-08-31 : Pendiente 2022-04-30 : Realizada
Se recopilan los vistos buenos de todas las respuestas enviadas por las diferentes áreas del IDT en los meses de enero a abril, con el objeto de no incurrir en cambios de respuesta que beneficien causas particulares. . Realizado el día:2022-05-03 |
2018-06-06 14:31:49 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas 2018-07-12 09:27:11 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas para Atención al ciudadano 2018-09-11 11:05:24 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas para Atención al ciudadano 2018-11-06 15:04:22 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas para Atención al ciudadano 2018-12-28 09:04:26 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas. 2019-05-07 13:50:33 : Como líder de proceso se firmaron los oficios con los Vo.Bo solicitados realizando la revisión por parte de las áreas a las respuestas consolidadas. 2019-09-02 16:30:02 : Como líder del proceso se verifica la recolección de Vo.Bo. de las respuestas consolidadas por la profesional de Atención al Ciudadano, tal como lo especifica su procedimiento. 2020-01-03 17:32:29 : Durante el último cautrimestre del año 2019, se verificó la recolección de Vo.Bo de cada una de las respuestas consolidadas por el líder del proceso de atención al ciudadano. 2021-05-05 20:53:27 : Como líder del proceso se valida la información reportada. 2021-09-03 17:07:20 : Como líder del proceso, se valida información reportada por la Profesional de Atención al Ciudadano. 2022-01-05 19:38:48 : Durante el periodo en evaluación, se evidencia la acción desarrollada por la profesional de Atención al Ciudadano. 2022-05-06 14:28:13 : Conforme a lo reportado por el proceso de Atención al Ciudadano se valida información suministrada.
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Gestión Financiera |
Tipo : Cambios normativos por parte de los entes de control que afecten la planificación establecida
Legales y Reglamentarios 1. Ausencia de planificación para el registro y consolidación de informes de los hechos económicos desarrollados por el I.D.T |
Tipo : Debilidades en la validación de la documentación entregada Personal
Tipo : Errores humanos en la entrega de la documentación Personal
Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad relacionados con el riesgo
Personal
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Tipo : Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Responsables del proceso Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Tipo : No cumplir con los estándares establecidos en los procesos
Responsables del proceso 2. Ausencia en la aplicación de controles del área competente |
-1. Ausencia de planificación para el registro y consolidación de informes de los hechos económicos desarrollados por el I.D.T |
Gestión | Usuarios, productos y prácticas | Posible afectación a la imagen de la entidad con algunos usuarios de relevancia, debido al Incumplimiento y/o inexactitud en la presentación de informes financieros, por ausencia de planificación para el registro y consolidación de informes de los hechos económicos desarrollados por el I.D.T | Lider de Proceso Gestión Financiera | 1. Sanciones a la Entidad. 2. Retraso en la elaboración de registros. |
60 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 60 % - Moderado | Alta |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : Los líderes del proceso de Gestión Financiera realizan el seguimiento a la oportuna presentación de informes, mediante el inventario de Informes Externos. Según procedimiento GF-P07 Manejo y control contable Descripción : Efectuar seguimiento para el cumplimiento en la presentación de informes externos. La evidencia de la aplicación del control es la matriz de seguimiento de la presentación de informes financieros |
36 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado | Reducir | Seguimiento al inventario de presentación de informes externos 2022 | 2022-01-01 | 2022-12-31 | *Número de informes presentados/Número de informes programados, según inventario de presentación de informes externos |
2022-04-30 : Realizada Con el propósito de dar cumplimiento a la presentación de informes financieros de la Entidad, durante el primer cuatrimestre del año 2022 se realiza seguimiento y reporte del inventario de presentación de informes externos de la vigencia, cumpliendo con cada uno de ellos. . Realizado el día:2022-05-04 2022-08-31 : Pendiente
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2021-05-05 20:28:28 : Según lo reportado, se valida seguimiento de informes externos presentados por los profesionales de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería del proceso de gestión financiera 2021-09-03 15:44:28 : Como líder del proceso se validan informes presentados durante el segundo cuatrimestre del año 2021. 2022-01-05 12:45:59 : Según lo reportado por el proceso de gestión financiera, se valida seguimiento de informes externos presentados por los profesionales Especializados de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería de la Entidad. 2022-05-06 12:21:15 : Conforme a lo reportado por el proceso de Gestión Financiera, se valida la presentación del total de informes financieros durante el primer cuatrimestre de la vigencia.
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Socializar al personal de Tesoreria una pieza audiovisual durante la vigencia que incluya la descripción del diligenciamiento del formato CB-0115 | 2022-08-12 | 2022-08-31 | Pieza socializada durante la vigencia |
2022-08-31 : Pendiente
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Gestión de Destino Competitivo y Sostenible |
Tipo : Subjetividad en los criterios de revisión de procesos pre contractuales desde la OAJ Procesos
Tipo : Estándares de proceso no definidos que dependen de la dinámica de mercado
Procesos
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Tipo : Incumplimiento de los estándares establecidos Procedimientos Asociados Pérdida de memoria institucional debido a la ausencia de un mecanismo para la consolidación de la documentación soporte del cumplimiento de metas e indicadores de la Subdirección de Gestión de Destino. Tipo : Incumplimiento de los estándares Procedimientos Asociados
Tipo : Incumplimiento de los estándares Procedimientos Asociados
Tipo : Alto flujo de información durante la fase pre contractual Comunicación entre los procesos
Tipo : Acción u omisión en la aplicación de los puntos de control Responsables del proceso
Tipo : Incumplimiento de los estándares Procedimientos Asociados Pérdida de memoria institucional debido a la ausencia de un mecanismo para la consolidación de la documentación soporte del cumplimiento de metas e indicadores de la Subdirección de Gestión de Destino. Tipo : Rotación de contratistas Responsables del proceso
Tipo : Rotación de contratistas Diseño del Proceso
Tipo : Falta de conocimiento en estructuración de procesos pre contractuales
Responsables del proceso
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-Pérdida de memoria institucional debido a la ausencia de un mecanismo para la consolidación de la documentación soporte del cumplimiento de metas e indicadores de la Subdirección de Gestión de Destino. |
Gestión | Usuarios, productos y prácticas | Posible afectación reputacional de la entidad internamente, por pérdida en la trazabilidad y/o de memoria institucional de la documentación soporte, asociada al cumplimiento de las metas a cargo del proceso, debido a la ausencia de un mecanismo para la consolidación de la documentación soporte. | Lider de Proceso Gestión de Destino Competitivo y Sostenible | Dificultades en la trazabilidad de la fuente de información que soporta el cumplimiento de metas e indicadores a cargo de la Subdirección de Gestión de Destino. Posibles observaciones y hallazgos en el ejercicio de auditorías internas, de certificación y de Entes de Control. |
60 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : Los profesionales Líderes de los equipos que conforman la Subdirección de Gestión de Destino o sus delegados consolidan las evidencias asociadas al reporte de cumplimiento de las actividades que contribuyen al avance de metas e indicadores de la Subdirección de Gestión de Destino, a través de una carpeta Drive; revisando que las evidencias estén completas y sean pertinentes frente a los reportes efectuados. Descripción : Con el fin de reducir la probabilidad de la pérdida en la trazabilidad de la documentación asociada al cumplimiento de las metas e indicadores a cargo de la Subdirección de Gestión de Destino; mensualmente, los Profesionales Líderes de los equipos que conforman la Subdirección o sus delegados, consolidan las evidencias asociadas al reporte de cumplimiento de las actividades que contribuyen al avance de metas e indicadores, a través de una carpeta Drive dispuesta para tal fin, revisando que las evidencias estén completas y sean pertinentes frente a los reportes efectuados. En caso de presentarse observaciones o desviaciones, estas se deben reportar inmediatamente al Subdirector de Gestión de Destino con el fin de requerir al profesional que corresponda para subsanar la inconsistencia. Evidencia: Carpeta Drive con la documentación asociada al cumplimiento de metas e indicadores, correo electrónico de confirmación respecto al cargue y revisión de evidencias. |
36 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 40 % - Menor | Moderado | Reducir | Verificar mensualmente que las evidencias asociadas al reporte de cumplimiento de las actividades que contribuyen al avance de metas e indicadores, estén completas y sean pertinentes frente a los reportes efectuados. Enviar correo electrónico de confirmación respecto a la verificación de las evidencias. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No. de ejercicios de verificación de evidencias efectuados |
2022-04-30 : Realizada La profesional de apoyo al seguimiento del cumplimiento de metas, verificó que las evidencias asociadas al reporte de cumplimiento de las metas e indicadores de la Subdirección de Gestión de Destino fueran completas y pertinentes frente a los reportes efectuados para los meses de enero, febrero y marzo. Se envió correo electrónico de confirmación respecto a la verificación de las evidencias.. Realizado el día:2022-05-02 2022-08-31 : Pendiente
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2021-05-05 18:28:07 : Se confirma el reporte efectuado en relación con la acción para reducir la probabilidad de ocurrencia del riesgo de pérdida en la trazabilidad en la documentación que soporta el cumplimiento de metas e indicadores. 2021-12-06 14:54:37 : Se confirma el reporte realizado en relación con el riesgo de gestión asociado a la pérdida de memoria institucional de la Subdirección de Gestión de Destino. 2022-01-05 15:10:35 : Se confirma el reporte de avance frente a la acción establecida. 2022-01-05 16:04:41 : Se confirma el reporte de avance frente a la acción establecida. 2022-05-03 10:16:00 : Se confirma el reporte de avance frente a la acción establecida.
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Comunicaciones |
Tipo : Incumplimiento a los protocolos asociados del procedimiento Personal 1. Falta de claridad en las solicitudes de las acciones comunicativas. 2. Entrega incompleta, extemporánea o a otro correo diferente al establecido, de la información por parte de las áreas solicitantes Tipo : Insuficiencia de recurso humano Personal 3. No contar con el personal suficiente para atender los requerimientos Tipo : Actos de corrupción al interior del proceso Personal 1. Acceso y manipulación de información de competencia del proceso de comunicaciones Tipo : Inadecuada planificación
Estratégicos 1. Falta de planificación de actividades que respondieran a las necesidades de la comunidad institucional. 2. No realizar la debida priorización de temas de interés tanto a nivel interno, externo y digital en el proceso de comunicaciones. |
Tipo : Usuarios o clientes
Interacciones con los demás procesos Usuarios o clientes |
-1. Falta de claridad en las solicitudes de las acciones comunicativas. -2. Entrega incompleta, extemporánea o a otro correo diferente al establecido, de la información por parte de las áreas solicitantes. -3. No contar con el personal suficiente para atender los requerimientos |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posibilidad de afectación a la imagen del proceso a nivel institucional por incumplimiento en las solicitudes de las áreas, debido a retrasos en la entrega conforme a los tiempos establecidos en los procedimientos del proceso. | Lider de Proceso Comunicaciones | 1.Puede ocasionar que los contenidos y piezas comunicativas no cumplan con las condiciones de suficiente información, calidad, objetividad, precisión y oportunidad. 2. Puede ocasionar desconfianza por parte de usuarios y comunidad institucional hacia la gestión del área de comunicaciones. |
80 % - Alta (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta mínimo 500 veces al año y máximo 5000 veces por año) | 40 % - Menor | Moderado |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El (a) asesor (a) de comunicaciones, define una persona de su equipo como enlace con cada área del IDT, cada vez que se recibe una solicitud quien será el contacto directo con el área solicitante, detallará el requerimiento y hará el respectivo cierre, tal como se sustenta en los procedimientos CO-P06 / CO-P08 y en el CO-M01 Manual Estratégico de Comunicaciones. Descripción : Se realiza una designación de una persona enlace del equipo de comunicaciones por cada área del IDT, esta figura estará al tanto del proceso de recepción y trámite detallado que se de a la solicitud hasta el momento de estar atendida. La evidencia resultante de la aplicación del control son algunos de los correos que soportan la comunicación entre el asesor designado y el cliente interno. Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional de apoyo designado de comunicaciones, realiza la verificación del diligenciamiento a su totalidad del Formato CO-F07: Solicitud Apoyo de Comunicaciones, allegado por el correo solicitudescomunicaciones@idt.gov.co, velando por que este cumpla con la información necesaria para adelantar la solicitud, y que de esta manera sean atendidas dentro del tiempo establecido. Descripción : Realizar una verificación del diligenciamiento a totalidad del formato CO-FO7, para garantizar que se encuentra toda la información requerida para atender las solicitudes que lleguen al área, a través de este se precisan tipo de entregable, características, medio de socialización y tiempos de respuesta. Le evidencia que resulta de la aplicación del control es el repositorio de los formatos CO-F07 mensualmente Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El(a) asesor(a) de comunicaciones realiza la planeación de la contratación suficiente de personal idóneo, para realizar las funciones del Proceso de Comunicaciones, lo hará desde el momento en que se presente el anteproyecto de presupuesto, a partir de esto se hará la programación y definición de PAA de acuerdo al DE-P02 Procedimiento para la aprobación y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones (PAA). Descripción : El(a) asesor (a) de comunicaciones deberá liderar la definición de los perfiles que se requieren para el proceso, y garantizar que se encuentren definidas las líneas dentro del PAA. El registro que proporciona evidencia de la aplicación del control es la formulación del plan anual de adquisiciones |
17.28 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 40 % - Menor | Bajo | Reducir | Realizar mensualmente campañas de comunicación interna sobre la importancia del diligenciamiento del formato Solicitud Apoyo de Comunicaciones. | 2022-05-01 | 2022-12-31 | No campañas de comunicación realizadas/ No. Campañas de comunicación programadas x 100 |
2022-08-30 : Realizada Se efectúa la primera socialización a través de mailing el 28 de abril resaltando la importancia del diligenciamiento de dicho formato, a su vez se relacionan los enlaces para cada área. Durante el segundo cuatrimestre se realiza la socialización respectiva en cuatro mailings, discriminados así: 05- Mayo: Se publicó en Intranet “¿Recuerdas cómo hacer una solicitud a comunicaciones?” 29-Junio: Se socializó a través de mailling ¿Recuerdas cómo hacer una solicitud a comunicaciones? 21-Julio: Se publicó en la intranet “¿RECUERDAS CÓMO HACER UNA SOLICITUD A COMUNICACIONES? 11-Agosto: Se publicó mailling “¿Sabes cómo hacer una solicitud a comunicaciones? . Realizado el día:2022-08-30 2022-12-31 : Pendiente
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2019-05-10 19:58:36 : Se verificó el cumplimiento de los controles establecidos para garantizar el oportuno y suficiente suministro de la información de las solicitudes que llegan a tiempo a la Asesoría de comunicaciones. 2019-08-28 15:30:16 : Se evidencia el cumplimiento de las actividades realizadas durante el periodo comprendido entre mayo y agosto de 2019. Se evidencia la mejora realizada con relación a la creación del formato y las estrategias para mejorar la oportunidad de respuesta en las solicitudes. Se valida que el tiempo de respuesta nunca es superior a 10 días, lo que significa que la acción de mejora establecida ha permitido controlar el riesgo identificado en el proceso en mención. 2020-01-09 16:28:26 : Con el reporte del tercer trimestre, se confirma el buen comportamiento que han tenido las solicitudes de apoyo a la gestión de las diferentes áreas. El análisis de la matriz de solicitudes, derivada del formato, ha permitido identificar cuáles son las áreas que más requerimientos allegan, lo cual facilita un mayor conocimiento de cada una de ellas y en general, tener claras las necesidades de comunicación de la entidad.
Así las cosas, se valida la información consignada pues el resultado de 223 sobre 223 es producto de la eficacia y eficiencia con la que se ha venido trabajando. 2021-04-30 14:24:43 : Se realiza como bien describe el líder técnico, la socialización vía mailing de un boletín explicativo de los tips a tener en cuenta para hacer las solicitudes al proceso. Se realiza a partir de abril, dado que ya se cuenta con toda la designación de los enlaces en el IDT y de esta manera se garantiza la información completa.
Al inicio del boletín se precisa la importancia del uso del formato, al ser parte del SIG del proceso, y se enlaza directamente al documento C0-F07 reiterando a la comunidad institucional la importancia del diligenciamiento del mismo para la atención puntual a sus requerimientos.
A corte 30 de abril, se cuenta con 193 Formatos CO-F07 en donde se precisan los requerimientos de las áreas. (Enero-38-Febrero-41-Marzo-52-Abril-62) es de anotar que en la gran mayoría se precisan hasta 3 solicitudes por formato diligenciado, las cuales han sido respondidas dentro del tiempo establecido dentro de los procedimientos.
2021-08-31 09:13:57 : Se realiza como bien describe el líder técnico, la socialización vía mailing del boletín explicativo de los tips a tener en cuenta para hacer las solicitudes al proceso, dicha actividad que se viene realizando desde el mes de abril de acuerdo a la planeación establecida. Se realizaron tres publicaciones respectivamente, en estas, al inicio del boletín se especifica la importancia del uso del formato, enlazando directamente al documento C0-F07.
A corte 30 de agosto, se cuenta con 374 Formatos CO-F07 en donde se precisan los requerimientos de las áreas. (Mayo:82 Junio:93 Julio:128 Agosto:71) es de anotar que en la gran mayoría se precisan hasta 3 solicitudes por formato diligenciado, sin embargo todo se ha atendido en los tiempos precisados en los procedimientos internos. 2021-08-31 10:58:09 : Se realiza como bien describe el líder técnico, la socialización vía mailing del boletín explicativo de los tips a tener en cuenta para hacer las solicitudes al proceso, dicha actividad que se viene realizando desde el mes de abril de acuerdo a la planeación establecida. Se realizaron tres publicaciones respectivamente, en estas, al inicio del boletín se especifica la importancia del uso del formato, enlazando directamente al documento C0-F07. A corte 30 de agosto, se cuenta con 374 Formatos CO-F07 en donde se precisan los requerimientos de las áreas. (Mayo:82 Junio:93 Julio:128 Agosto:71) es de anotar que en la gran mayoría se precisan hasta 3 solicitudes por formato diligenciado, sin embargo todo se ha atendido en los tiempos precisados en los procedimientos internos. 2021-11-30 18:34:02 : Valido la información del líder técnico, se realizó la socialización a través de canales internos del procedimiento para atender las solicitudes al proceso, dicha actividad que se viene realizando desde el mes de abril de acuerdo a la planeación establecida. Para este periodo se realizaron cuatro publicaciones respectivamente, en donde al inicio del boletín se especifica la importancia del uso del formato, enlazando directamente al documento C0-F07.
A corte 30 de noviembre, se cuenta con 700 Formatos CO-F07 en donde se precisan los requerimientos de las áreas. La gran mayoría se precisan hasta 3 solicitudes por formato diligenciado, sin embargo, todo se ha atendido en los tiempos precisados en los procedimientos internos.
2021-11-30 18:35:44 : Se realiza como bien describe el líder técnico, la socialización vía mailing del boletín explicativo de los tips a tener en cuenta para hacer las solicitudes al proceso, dicha actividad que se viene realizando desde el mes de abril de acuerdo a la planeación establecida. Se realizaron tres publicaciones respectivamente, en estas, al inicio del boletín se especifica la importancia del uso del formato, enlazando directamente al documento C0-F07. A corte 30 de agosto, se cuenta con 374 Formatos CO-F07 en donde se precisan los requerimientos de las áreas. (Mayo:82 Junio:93 Julio:128 Agosto:71) es de anotar que en la gran mayoría se precisan hasta 3 solicitudes por formato diligenciado, sin embargo todo se ha atendido en los tiempos precisados en los procedimientos internos. 2021-12-30 12:24:27 : Atendiendo los lineamientos establecidos, valido la información del líder técnico, entre tanto se realizó la socialización a través de canales internos del procedimiento para atender las solicitudes al proceso. Para este periodo se realizó una publicación, la correspondiente a diciembre. en donde al inicio del boletín se especifica la importancia del uso del formato, enlazando directamente al documento C0-F07.
A corte 30 de diciembre, se cuenta con 769 Formatos CO-F07 en donde se precisan los requerimientos de las áreas. La gran mayoría se precisan hasta 3 solicitudes por formato diligenciado, sin embargo, todo se ha atendido en los tiempos precisados en los procedimientos internos.
2022-08-30 14:00:12 : Se da cumplimiento al 100% del indicador. Como parte de la planeación de las parrillas internas en el proceso de comunicaciones, se da cumplimiento en las fechas establecidas, de esta manera valido la información del líder técnico. Se realizó una publicación mensual desde el mes de abril, es así que a corte de agosto se han emitido 5 contenidos a través de los canales internos.
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Realizar la presentación de la designación del enlace del proceso de comunicaciones en las otras dependencias del instituto. | 2022-03-01 | 2022-12-31 | Presentación realizada de los enlaces. |
2022-08-30 : Realizada Se realiza una jornada de presentación del proceso a la Asesoría de Control Interno PRESENTACIÓN PROCESO COMUNICACIONES-OCI el día 04 de febrero, entendiendo que el Dr. Gilberto asumía el cargo de Asesor en dicho Proceso, para que conociera el enlace en este caso Ayda Rodríguez y de igual manera comentarle sobre el funcionamiento del área propiamente. Ahora bien, se presentaron una serie de modificaciones en la organización del equipo, situación que llevo a realizar una presentación más general a través de una convocatoria mucho más grande, por ello el 28 de abril en el marco de la jornada de Soy porque Somos, en el diálogo sobre comunicación asertiva se presentaron todos los enlaces a la comunidad institucional. Durante el segundo cuatrimestre, en el mes de agosto hubo un cambio de enlace, por salida de la contratista a cargo, así se realiza la presentación formal de Ingrid Parada como nuevo enlace de la Subdirección de Promoción y Mercadeo. Ahora bien, en el marco de la jornada de diálogo “soy porque somos” se realiza nuevamente la presentación de los enlaces el día 18 de agosto a la comunidad institucional. . Realizado el día:2022-08-30 2022-12-31 : Pendiente
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2021-04-30 16:21:43 : Se socializó en comité directivo del 08 de marzo la estructura de enlaces del proceso de comunicaciones con todas las áreas del Instituto Distrital de Turismo. A partir de esta fecha se consideró empezar a realizar las socializaciones durante el mes próximo.
Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento del seguimiento realizado por parte del líder técnico, entre tanto se logró la participación de más de 90 colaboradores, líderes de los sub equipos de cada proceso lo que conllevó a una interacción directa con la familia IDT, en todos los espacios participé directamente como líder del proceso.
Bajo el Ubuntu como regla ética africana que referencia la creencia de que "Soy porque Somos" y privilegia valores como el trabajo en equipo, la corresponsabilidad y el respeto; el proceso de Comunicaciones, creó un nuevo escenario de comunicación para generar cambios a nivel institucional y fortalecer un clima organizacional propicio que conlleve al cumplimiento de sus objetivos misionales. Entre tanto a través de dichos espacios se presentaron en abril los enlaces del proceso. Se propone que "Soy porque Somos" sea un encuentro entre las áreas, con un carácter autónomo, en un tono cercano y cálido que fortalezca el relacionamiento entre los participantes.
2022-08-30 13:59:09 : Se da cumplimiento al indicador definido. Validando la información del líder técnico preciso la veracidad de lo escrito, acompañé la jornada con el Proceso de Control Interno y estuve atenta en el espacio de comunicación asertiva, donde se logró una asistencia de 63 colaboradores del instituto.
Garantizando siempre mantener la comunicación de doble vía con los procesos, una vez se presentan cambios en la contratación se redesignan los enlaces de considerarse necesario. Entre tanto me permito validar lo que indica el líder técnico.
El segundo espacio permitió un acercamiento nuevamente con la familia IDT, en este se contó con la participación de más de 43 colaboradores, si bien la asistencia la diligenciaron solo 31 personas se tuvo un alcance mayor.
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Como plan de contingencia se hace ajuste a los procedimientos para la atención de las solicitudes, en caso de no contar con el recurso humano suficiente. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Procedimiento actualizado |
2022-08-30 : Realizada
El día 25 de abril fue enviada la solicitud de ajustes a la documentación del proceso, entre tanto se precisa la solicitud de actualización a los procedimientos CO-P06 y CO-P08 Diseño y Publicación de Contenidos para comunicaciones Externa e Interna. En ambos casos se realiza la modificación del tiempo de atención a las solicitudes, entendiendo que se disminuyó el recurso humano para el proceso. Para el segundo cuatrimestre se mantiene la documentación SIG en cuanto a lo que se refiere a los procedimientos del proceso. . Realizado el día:2022-08-30 |
2022-08-30 13:57:48 : Valido la información reportada, los procedimientos cuentan con mi revisión y VBo, el tiempo fue modificado una vez fue aprobado por la directora.
El 29 de abril quedan actualizados los procedimientos correspondientes.
Se cumplimiento al indicador planteado.
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Comunicaciones |
Tipo : Incumplimiento a los protocolos asociados del procedimiento Personal 1. Falta de claridad en las solicitudes de las acciones comunicativas. 2. Entrega incompleta, extemporánea o a otro correo diferente al establecido, de la información por parte de las áreas solicitantes Tipo : Insuficiencia de recurso humano Personal 3. No contar con el personal suficiente para atender los requerimientos Tipo : Actos de corrupción al interior del proceso Personal 1. Acceso y manipulación de información de competencia del proceso de comunicaciones Tipo : Inadecuada planificación
Estratégicos 1. Falta de planificación de actividades que respondieran a las necesidades de la comunidad institucional. 2. No realizar la debida priorización de temas de interés tanto a nivel interno, externo y digital en el proceso de comunicaciones. |
Tipo : Usuarios o clientes
Interacciones con los demás procesos Usuarios o clientes |
-1. Acceso y manipulación de información de competencia del proceso de comunicaciones |
Corrupción | Usuarios, productos y prácticas | Posibilidad de revelar y/u omitir información reservada antes de su aprobación o publicación, desviando el objetivo de la gestión del proceso para obtener un beneficio personal o favorecer a un tercero. | Lider de Proceso Comunicaciones | 1. Pérdida de confianza y credibilidad a la entidad. 2. Ausencia de integridad y calidad de la información. 3. Sanciones legales y disciplinarias. 4. Insatisfacción de las partes interesadas |
60 % - Posible | 100 % - Catastrófico | Extrema |
Tipo : impacto Clase : correctivo Control : El asesor de comunicaciones revisa la cláusula de confidencialidad de los funcionarios o contratistas, que incurran en hechos comprobados de manipulación de información para beneficio propio o de terceros y revisa las pruebas existentes, para definir si aplica la cláusula y en su defecto hacer un escalamiento a la oficina jurídica. Descripción : Revisión de las acciones puntuales que conlleven a la manipulación de información, de ser efectivas se aplicarán las cláusulas contractuales que competan. Al evidencia que queda en caso de aplicación del control correctivo, son las observaciones en el informe de supervisión del contrato |
60 % - Posible | 66.67 % - Mayor | Alta | Evitar | Realizar una socialización de los lineamientos para el adecuado manejo de la información (confidencialidad, integridad y disponibilidad) . | 2022-06-01 | 2022-12-31 | No de socializaciones programadas/ No de socializaciones realizadas x 100 |
2022-12-31 : Pendiente
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2021-11-30 18:34:37 : Me permito validar el avance presentado por la líder técnica, verificando la exactitud de la información reportada, se realiza el acompañamiento a la charla liderada por la Subdirección de Gestión Corporativa, para ello se hacen dos mailing previos y se acompaña en la jornada.
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Gestión Financiera |
Tipo : Cambios normativos por parte de los entes de control que afecten la planificación establecida
Legales y Reglamentarios 1. Ausencia de planificación para el registro y consolidación de informes de los hechos económicos desarrollados por el I.D.T |
Tipo : Debilidades en la validación de la documentación entregada Personal
Tipo : Errores humanos en la entrega de la documentación Personal
Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad relacionados con el riesgo
Personal
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Tipo : Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Responsables del proceso Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Tipo : No cumplir con los estándares establecidos en los procesos
Responsables del proceso 2. Ausencia en la aplicación de controles del área competente |
-1. Omisión de verificación de documentos soportes -2. Error en digitación -3. Datos del tercero errado -4. Diferencia en los documentos o soportes que referencian el valor para pago |
Gestión | Usuarios, productos y prácticas | Posible afectación económica por falta de pago de las obligaciones adquiridas por el IDT, debido a diferentes fallas relacionadas con el proceso de transferencias | Lider de Proceso Gestión Financiera | *Pérdida de dinero *Reprocesos *Sanciones *Intereses por mora * Suspensión de servicios |
80 % - Alta (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta mínimo 500 veces al año y máximo 5000 veces por año) | 60 % - Moderado | Alta |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Profesional Especializado de Contabilidad, con el apoyo del proceso Contratista de gestión financiera, realizan la creación y/o actualización de terceros, según lo establecido en el procedimiento GF-P03 Creación, Modificación o Actualización de Terceros del proceso de Gestión Financiera. Descripción : El apoyo contable realizará verificación de la información del Tercero, para proceder a su actualización y/o creación de la información financiera de cada tercero en el módulo ""TERCEROS"" de SICAPITAL. La evidencia que resulta de la aplicación del control es Base de datos creación y o actualización de terceros |
48 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado | Reducir | Creación y/o actualización en el módulo de terceros de la información financiera radicada en contabilidad de cada beneficiario. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Número de actualizaciones y/o creación realizadas /Número total de creación y/o actualizaciones radicadas |
2022-04-30 : Realizada Desde el proceso de gestión financiera - Contabilidad, se atendieron en su totalidad las diferentes solicitudes y/o actualizaciones de terceros allegadas al área durante el primer cuatrimestre del 2022. Evidencia: Consolidado Creación y actualización de terceros. . Realizado el día:2022-05-04 2022-08-31 : Pendiente
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2021-05-05 20:32:29 : Como líder del proceso se valida la información reportada. 2021-09-03 15:46:12 : Como líder del proceso se verifica la creación y actualización de terceros con corte al 31/08/2021 2022-01-05 12:49:47 : Como líder del proceso se valida la información reportada, con respecto a la creación y actualización de terceros con corte al 31/12/2021 2022-05-06 12:23:53 : Considerando la información reportada por el área contable, se valida el trámite de la totalidad de solicitudes de creación y actualización de terceros con corte al 30/04/2022.
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Gestión de Bienes y Servicios |
Tipo : Incumplimiento de los procedimientos del proceso Procesos
Tipo : Insuficiencia de la planta de personal y que requiere el apoyo de contratistas cuya rotación es elevada Personal 4. Rotación de personal sin la previa capacitación en el proceso de entrada y salida de bienes y servicios Tipo : Actos de corrupción relacionados con el riesgo Personal
Tipo : Debilidades en la estructuración de la documentación interna
Procesos 2. Falta de claridad en la ficha técnica en el proceso contractual que permita establecer en forma certera el ingreso oportuno del bien o servicio a proveer. |
Tipo : Elevado volumen de información por procesar Diseño del Proceso
Tipo : Omisiones por parte de los encargados en cuanto a los reportes en los tiempos establecidos
Responsables del proceso
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-1. Entrega de elementos de Almacén sin el documento de requisición. -2. Realización a destiempo o extemporánea del ingreso de elementos según las etapas del proceso de Gestión de Bienes y Servicios -3. No dar cumplimiento al proceso de Gestión y Bienes y servicios según lo establecido en el SIG por parte de los líderes del proceso -4. Rotación de personal sin la previa capacitación en el proceso de entrada y salida de bienes y servicios |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación económica a los estados financieros, por no realizar la entrada oportuna de la adquisición de elementos, debido al incumplimiento del procedimiento de ingreso de elementos al almacén. | Lider de Proceso Gestión de Bienes y Servicios | Investigaciones disciplinarias, penales, fiscales y/o sanciones * Detrimento patrimonial. * Pérdida de imagen |
40 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 40 % - Menor | Moderado |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional especializado con su equipo de apoyo realizan transferencia de conocimiento a los diferentes procesos que realizan adquisición de bienes frente a posible rotación de los encargados, verificando la apropiación de conocimientos mediante un cuestionario sobre la aplicación del procedimiento de ingreso de elementos Descripción : Este control solo aplica cuando haya un cambio en los colaboradores de los procesos encargados de la gestión de ingreso de elementos. La evidencia de la aplicación del control es el cuestionario aplicado. Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El líder proceso de Gestión de Bienes y Servicios verifica que los elementos que ingresan al almacén correspondan a los documentos soportes del ingreso, según procedimiento GB-P01-Ingreso de elementos al almacén, en donde cada área o dependencia verifica el estado a satisfacción de los elementos a ingresar y posteriormente el Profesional Especializado de la Gestión de Bienes y servicios verifica las cantidades. Descripción : Hace referencia a la revisión de los elementos que ingresan al almacén versus los formatos establecidos en el procedimiento GB-P01-Ingreso de elementos al almacén. La evidencia de la aplicación del control es el correo electrónico con el reporte de SICAPITAL |
14.4 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 40 % - Menor | Bajo | Reducir | Realizar la conciliación de Inventarios con contabilidad de manera que lo registrado en el modulo SAE-SAI coincida con lo registrado en el módulo de LIMAY. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No de Conciliaciones Realizadas / Total de Inventario actualizado |
2022-08-31 : Pendiente 2022-04-30 : Realizada
Se realizó la conciliación de inventarios con Contabilidad, de los meses de enero, febrero y marzo 2022. La conciliación de abril se realiza durante el mes de mayo 2022.. Realizado el día:2022-04-30 |
2018-05-23 09:28:55 : Se validó que se encuentran efectuadas las conciliaciones de enero - abril de 2018 y reposan en el respectivo expediente. 2018-07-06 15:48:49 : Se verifica que se realizaron las conciliaciones de almacén e inventarios y devolutivos con el proceso contable. el cual esta soportado por medio de acta.
Con relación a los elementos de consumo, se evidencia que se cuenta con los soportes que permitieron verificar el levantamiento físico de elementos de (aseo, cafetería y material promocional) 2018-09-07 11:17:02 : Se evidencia en el expediente que se tiene actualizada la conciliación hasta el mes de julio. Agosto se encuentra en proceso de cierre. 2018-11-08 19:13:34 : Se valida la información 2019-01-11 15:03:51 : Se evidencia en el expediente que se tienen actualizadas las conciliaciones hasta el mes de noviembre 2018. Se encuentra en proceso la conciliación del mes de diciembre 2018. 2019-05-08 15:14:56 : Se evidencia que se han realizado las conciliaciones de inventarios con Contabilidad las cuales reposan en el expediente de la serie documental. 2019-09-04 17:51:32 : Como líder del proceso, se verifica la realización de las conciliaciones de almacén e inventarios y devolutivos con el proceso contable. Evidencias: carpeta actas de conciliación 2019. 2020-01-02 16:13:24 : Se valida que para el periodo de evaluación se realizaron las conciliaciones de inventarios con Contabilidad. 2021-05-05 20:42:42 : Se valida la realización de las conciliaciones mensuales SAE-SAI/LIMAY 2021-09-03 17:04:10 : Como líder del proceso se valida información reportada 2022-01-05 17:46:58 : Como líder del proceso, se valida la realización de las conciliaciones de almacén e inventarios y devolutivos con el proceso contable. 2022-05-06 11:51:41 : Según lo reportado por la Profesional Especializada de Bienes y Servicios, se valida información reportada con respecto a la realización de las conciliaciones de los hechos económicos originados en el Almacén General y Contabilidad.
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Actualización de Inventarios individuales conforme a los nuevos funcionarios y contratistas de la entidad. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Numero de Solicitudes de asignación de bienes / Numero de Actualizaciones de inventarios individuales |
2022-04-30 : Realizada Se realizaron las actualizaciones de inventario individual conforme la entrega de bienes por terminaciones de contrato. Con el cambio de sede y puestos de trabajos durante el mes de mayo se realizará las asignaciones de los inventarios individuales a funcionarios y contratistas de todos los puestos de trabajo.. Realizado el día:2022-04-30 2022-08-31 : Pendiente
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2018-05-23 09:31:28 : Se corrobó que se efectuaron las respectivas actualizaciones de inventarios individuales , según los requerimientos. 2018-07-06 15:50:06 : Se verifica que los inventarios individuales se encuentran actualizados y firmados por cada responsable. 2018-09-07 11:18:43 : Se evidencia que con los traslados realizados se procedió a la actualización de inventarios individuales. 2018-11-08 19:13:55 : Se valida información 2019-01-11 15:05:35 : Se verifica que los inventarios individuales se encuentran actualizados y firmados por cada responsable conforme las solicitudes de asignación de bienes. Se encuentran debidamente archivados en el expediente Inventarios Individuales 2018. 2019-05-08 15:15:48 : Se verifica que los inventarios individuales se encuentran actualizados y firmados por cada responsable conforme las solicitudes de asignación de bienes. Se encuentran debidamente archivados en el expediente de la serie documentas Inventarios Individuales 2019. 2019-09-04 17:54:38 : Como líder del proceso se verifica que los inventarios individuales se encuentran actualizados y firmados por cada responsable, acorde a las solicitudes. Evidencia: archivo inventarios individuales 2019. 2020-01-02 17:11:31 : Acorde a los requerimientos presentados, como líder del proceso se validan las actualizaciones de los inventarios individuales realizados durante el último periodo del año 2019. 2021-05-05 20:46:59 : Como líder del proceso se valida la asignación bienes reportada. 2021-09-03 17:04:44 : Como líder del proceso se valida información reportada. 2022-01-05 17:48:57 : Como líder del proceso, se valida información de asignación bienes reportada. 2022-05-06 14:11:09 : Para el periodo en seguimiento se valida información reportada por el proceso de bienes y servicios.
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Gestión de Bienes y Servicios |
Tipo : Incumplimiento de los procedimientos del proceso Procesos
Tipo : Insuficiencia de la planta de personal y que requiere el apoyo de contratistas cuya rotación es elevada Personal 4. Rotación de personal sin la previa capacitación en el proceso de entrada y salida de bienes y servicios Tipo : Actos de corrupción relacionados con el riesgo Personal
Tipo : Debilidades en la estructuración de la documentación interna
Procesos 2. Falta de claridad en la ficha técnica en el proceso contractual que permita establecer en forma certera el ingreso oportuno del bien o servicio a proveer. |
Tipo : Elevado volumen de información por procesar Diseño del Proceso
Tipo : Omisiones por parte de los encargados en cuanto a los reportes en los tiempos establecidos
Responsables del proceso
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-1. No informar en los tiempos establecidos a la aseguradora la adquisición de Bienes. -2. Falta de seguimiento para reportar la inclusión de los bienes a la aseguradora |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación económica al no amparar los bienes del IDT ante la aseguradora, por reportar fuera de los tiempos establecidos a la aseguradora la adquisición de bienes. | Lider de Proceso Gestión de Bienes y Servicios | *Detrimento Patrimonial. * Investigaciones disciplinarias, fiscales *Sanciones disciplinarias y fiscales. |
60 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 40 % - Menor | Moderado |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El líder del proceso de Gestión de Bienes y Servicios hace la verificación mediante los certificados de inclusión, expedido por la aseguradora de los elementos reportados, según GB-I02 Instructivo para la Inclusión y Exclusión de Bienes, Siniestros y Reclamaciones. Descripción : Una vez ingresado el elemento al almacén, se debe reportar a la aseguradora la inclusión del bien dentro de la póliza todo riesgo daño materiales de la entidad. La evidencia de la aplicación del control es la base de datos de control y seguimiento a inclusiones y exclusiones. |
36 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 40 % - Menor | Moderado | Reducir | Reportar mediante correo electrónico a la aseguradora para la inclusión de elementos | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Numero de elementos adquiridos / Numero de elementos reportados a la aseguradora |
2022-04-30 : Realizada Se reportó a la aseguradora todos los bienes ingresados al Almacen del IDT de enero a abril 2022 y se han expedido los certificados de inclusiones a la póliza TRDM del IDT.. Realizado el día:2022-04-30 2022-08-31 : Pendiente
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2021-05-05 20:40:20 : Como líder del proceso se valida la información reportada 2021-09-03 17:05:39 : Como lider del proceso se valida información reportada por la Profesional de Bienes y Servicios. 2022-01-05 18:28:53 : Como líder del proceso, se valida la inclusión de los bienes adquiridos e ingresados en los meses reportados. 2022-05-06 14:21:04 : Dada la gestión de bienes y servicios, se valida la inclusión de los bienes reportados durante el primer cuatrimestre del 2022
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Gestión Jurídica y Contractual |
Tipo : Alta diversidad de los sistemas de información para el conocimiento de actuaciones judiciales
Tecnológicos Ineficiencia en los recursos utilizados para notificarse de las actuaciones judiciales |
Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Por acción u omisión no tener en cuenta el paso a paso descrito en el procedimiento de acuerdo a la modalidad de selección. Tipo : Actos de corrupción en la estructuración del proceso de contratación u omisión por parte de los designados en el proceso jurídico Personal 1. Inclusión de elementos que direccionen el proceso de contratación Tipo : Falta de protocolos de manejo de información confidencial y reservada, entre otras categorías de información Procesos 1. Desconocimiento de las categorías de información confidencial y reservada Tipo : Insuficiencia de recurso humano Personal 1. Falta de seguimiento al punto de control establecido en el procedimiento para pagos de sentencias y conciliaciones Tipo : Falta de capacitación a nivel institucional
Estratégicos 1. Desconocimiento de los requisitos legales exigidos para la expedición de Actos Administrativos. |
Tipo : Comunicación inoportuna de cambios en la documentación del proceso
Comunicación entre los procesos 1. Insuficiente retroalimentación a los supervisores frente a las modificaciones que se tengan en la documentación dentro del proceso relacionada con supervisión de contratos y en cumplimiento de la normatividad vigente |
-1. Desconocimiento de los requisitos legales exigidos para la expedición de Actos Administrativos. |
Gestión | Usuarios, productos y prácticas | Posible afectación reputacional de la entidad a nivel sectorial, debido a nulidad de actos administrativos, por desconocimiento de los requisitos legales exigidos para la expedición de Actos Administrativos. | Lider de Proceso Gestión Jurídica y Contractual | * Demandas a la entidad por nulidad de los actos administrativos * Mala imagen para la Institución * Pérdida de recursos económicos derivados de indemnizaciones decretadas por autoridades judiciales * La pérdida de confianza de las partes interesadas en las actuaciones del Instituto. |
60 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 80 % - Mayor | Extrema |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El(la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica revisa el documento o acto administrativo, de acuerdo con el procedimiento de Producción Normativa (JC-P09) y los lineamientos de la Secretaría Jurídica Distrital. Descripción : Revisa el contenido del documento o acto administrativo, se analiza el cumplimiento de los parámetros requeridos para su elaboración y se advierten las correcciones o mejoras que procedan. La evidencia que resulta de la aplicación del control son los correos de envío con observaciones del proyecto de acto administrativo revisado. |
36 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto | Reducir | Socializar mediante pieza comunicativas el procedimiento JC-P09 PROCEDIMIENTO DE PRODUCCIÓN NORMATIVA | 2022-06-01 | 2022-12-31 | No. de socializaciones realizadas / No. Total de socializaciones programadas |
2022-12-31 : Pendiente
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2022-05-05 19:14:19 : Esta acción se encuentra en ejecución
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Gestión Tecnológica |
Tipo : Indisponibilidad por fallas en el prestador de servicios de tecnologías de la información
Tecnológicos
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Tipo : Bajo nivel cultural frente a seguridad informática por parte de los usuarios Personal
Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad relacionados con el riesgo Personal
Tipo : Bajo nivel cultural frente a seguridad informática por parte de los usuarios
Personal
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Tipo : No se ejecutan las tareas de mantenimiento de la base de datos
Responsables del proceso
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-1. Usuarios sin cultura de seguridad informática -2. Acciones indebidas en el uso de la información y los recursos informáticos de la Entidad. -3. Falta de control de uso y acceso a la información de la Entidad |
Corrupción | Fraude interno | Posibilidad de acción u omisión de acciones para el cuidado de los activos de información para beneficio propio o de un particular. | Lider de Proceso Gestión Tecnológica | * Acciones legales o disciplinarias * Pérdida de credibilidad e imagen institucional |
80 % - Probable | 66.67 % - Mayor | Alta |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional designado implementa controles tecnológicos para restringir y otorgar acceso a los activos de información de la Entidad Descripción : Complemento: Controlar el ingreso a las diferentes herramientas tecnológicas del IDT. El control está documentado en el PETI La evidencia de la aplicación del control es las solicitudes de acceso por parte de los usuarios y las respuestas a dichas solicitudes (Categoría seguridad informática en Mantis) Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El líder del proceso de gestión tecnológica mantiene actualizado el inventario de activos de información con su calificación de criticidad y confidencialidad, conforme a lo reportado por el subdirector de gestión corporativa Descripción : Complemento: Los activos de información como insumo fundamental para el manejo de la información requiere estar actualizado y controlado, el controle está documentado en el Diario Oficial No. 51.958 de 24 de febrero de 2022 de la Presidencia de la República que establece que debe mantenerse actualizados los activos de información de las entidades públicas. La evidencia resultante de la aplicación del control es la matriz de inventario de activos de información. |
40 % - Improbable | 66.67 % - Mayor | Moderada | Reducir | Depurar el borrador de activos de información en el primer semestre de 2022. | 2022-01-01 | 2022-06-30 | Borrador de activos de información depurado |
2022-08-30 : Realizada
Teniendo en cuenta que el inventario de activos de información no ha cambiado, se mantiene igual y no ha sido necesario depurar. Realizado el día:2022-08-29 |
2021-05-06 11:37:40 : Esta acción se va a realizar como está definida la acción durante el primer semestre del 2021 para la respectiva depuración de los activos de información. 2022-01-05 15:26:12 : Información correcta: ni los servicios, ni el parque informático de software o hardware ha cambiado luego se mantiene el archivo de activos de información socializado a la entidad
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Depurar el borrador de activos de información en el segundo semestre de 2022. | 2022-08-01 | 2022-12-31 | Borrador de activos de información depurado |
2022-12-31 : Pendiente
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Gestión Tecnológica |
Tipo : Indisponibilidad por fallas en el prestador de servicios de tecnologías de la información
Tecnológicos
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Tipo : Bajo nivel cultural frente a seguridad informática por parte de los usuarios Personal
Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad relacionados con el riesgo Personal
Tipo : Bajo nivel cultural frente a seguridad informática por parte de los usuarios
Personal
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Tipo : No se ejecutan las tareas de mantenimiento de la base de datos
Responsables del proceso
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-1. Falta de conocimiento en las políticas de seguridad de TI -2. Debilidades en las gestión de contraseñas -3. Debilidades en la gestión de roles y privilegios a servicio |
Seguridad Digital | Ejecución y administración de procesos | Pérdida de Confidencialidad de la información | Lider de Proceso Gestión Tecnológica | *Pérdida de credibilidad ante el ciudadano * Multas o sanciones * Posibles ataques a la seguridad informática del Instituto. |
60 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional designado gestiona los perfiles de usuario en los diferentes módulos tecnológicos del IDT, para verificar que los permisos de usuario sean los adecuados. Descripción : Complemento: Dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Lineamientos y Políticas de Seguridad para la Gestión de Sistemas de Información y Tecnología. La evidencia de la aplicación del control es las solicitudes de acceso por parte de los usuarios y las respuestas a dichas solicitudes (Categoría seguridad informática en Mantis), en correos electrónicos también queda el registro no solamente en Mantis. Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional de tecnología aplica los lineamientos establecidos en el GT-M04 Manual de Lineamientos y Políticas de Seguridad para la Gestión de Sistemas de Información y Tecnología, haciendo seguimiento a su cumplimiento. Descripción : Complemento: Dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Lineamientos y Politicas de Seguridad para la Gestión de Sistemas de Información y Tecnología. La evidencia de la aplicación del control es las solicitudes de acceso por parte de los usuarios y las respuestas a dichas solicitudes (Categoría seguridad informática en Mantis) |
21.6 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto | Reducir | Realizar campañas cuatrimestralmente (3 en el año) de sensibilización a funcionarios y contratistas sobre los lineamientos y políticas en materia de confidencialidad de la información | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No. Campañas realizadas / No Campañas programadas |
2022-08-31 : Realizada Se realizo en el segundo cuatrimestre en fecha 21 de julio de 2022 de 10 a 11 de la mañana la capacitación de 40 colaboradores. Realizado el día:2022-08-29 2022-04-30 : Realizada
El día 25 de abril se envió como campaña de sensibilización en materia de confidencialidad correo a todos@idt.gov.co sobre el buen uso del drive de google, adicionalmente se realizo envío de correo a todos@ift.gov.co de sensibilización sobre seguridad de la información, compartimos ComparTIC Bogotá: Seguridad Digital - Ciclo virtuoso de la seguridad y los datos (Acuerdo 822 de 2021).. Realizado el día:2022-05-03 |
2021-05-06 11:38:25 : Se da cuenta de que las recomendaciones fueron enviadas en las fechas relacionadas por el líder técnico del proceso de tecnología 2022-01-05 15:28:10 : Seguimiento arroja correcta ejecución toda vez que se superó la expectativa inicial haciendo la capacitación de Wokspace de Google y la socialización de correos de CSIRT de Policía Nacional 2022-01-05 15:30:40 : Seguimiento sobre la acción arroja cumplimiento correcto ya que se superaron 2 campañas trimestrales por una capacitación y 9 envíos de correos masivos de recomendaciones del CSIRt de Policia Nacional 2022-01-05 15:30:40 : Seguimiento sobre la acción arroja cumplimiento correcto ya que se superaron 2 campañas trimestrales por una capacitación y 9 envíos de correos masivos de recomendaciones del CSIRt de Policia Nacional
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Gestión Tecnológica |
Tipo : Indisponibilidad por fallas en el prestador de servicios de tecnologías de la información
Tecnológicos
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Tipo : Bajo nivel cultural frente a seguridad informática por parte de los usuarios Personal
Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad relacionados con el riesgo Personal
Tipo : Bajo nivel cultural frente a seguridad informática por parte de los usuarios
Personal
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Tipo : No se ejecutan las tareas de mantenimiento de la base de datos
Responsables del proceso
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-1. Fallas en los elementos de infraestrutura tecnológica -2. Pérdida de servicios esenciales |
Seguridad Digital | Fallas tecnológicas | Pérdida de Disponibilidad de la información | Lider de Proceso Gestión Tecnológica | * Incumplimiento de objetivos y metas del proceso. * Demoras en los procesos institucionales para el desarrollo de su gestión. * Afectación en la credibilidad de la entidad |
40 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional designado realiza la ejecución de backups de la fuente y la data de SICAPITAL, de acuerdo al procedimiento GT-P04 Procedimiento Para Crear Backup de la Información. Descripción : Complemento: Reallizar los backups correspondientes para asegurar el respaldo de la información del IDT. La evidencia de la aplicación del control es la copia del Back up en la nube y otra en el servidor para conservar dos respaldos. Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional designado verifica de los siguientes elementos de infraestructura tecnológica: espacio en disco de servidores, configuración completa de reglas en el firewall de acuerdo al procedimiento para la Administración de los Servidores de Tecnología de la Entidad GT-P01. Descripción : Complemento: Verificar estos espacios para garantizar disponibilidad de la información. La evidencia de la aplicación del control es el correcto funcionamiento de la infraestructura tecnológica. |
12 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto | Reducir | Ejecución del contrato de mantenimiento de aires acondicionados del centro de cómputo de manera trimestralmente o a demanda del IDT. | 2022-06-20 | 2022-12-31 | No de mantenimientos ejecutados / No mantenimientos planeados |
2022-12-31 : Pendiente
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Gestión Tecnológica |
Tipo : Indisponibilidad por fallas en el prestador de servicios de tecnologías de la información
Tecnológicos
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Tipo : Bajo nivel cultural frente a seguridad informática por parte de los usuarios Personal
Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad relacionados con el riesgo Personal
Tipo : Bajo nivel cultural frente a seguridad informática por parte de los usuarios
Personal
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Tipo : No se ejecutan las tareas de mantenimiento de la base de datos
Responsables del proceso
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-1. Falta de revisión de las bases de datos -2. Debilidades en la gestión de roles y privilegios a servicios |
Seguridad Digital | Fallas tecnológicas | Pérdida de Integridad de la información | Lider de Proceso Gestión Tecnológica | * Retrasos y reprocesos en los servicios de información. * Pérdida de credibilidad e imagen institucional * Multas o sanciones |
40 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional designado gestiona los roles y permisos de usuarios en la base de datos, para hacer seguimiento a que los permisos sean adecuados. Descripción : Asignar roles y privilegios de acuerdo con la solicitud por parte del Líder de Proceso La evidencia de la aplicación de control es la tabla de permisos en cada uno de los módulos de SICAPITAL Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional designado verifica el cumplimiento de integridad referencial de la base de datos ORACLE Descripción : Complemento: Permitir que las tablas que componen SICAPITAL cumplan con el parámetro de integridad. La evidencia de la aplicación del control es el esquema de la entidad relación de la base de datos de SICAPITAL |
14.4 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado | Reducir | Actualizar la documentación el Plan de Preservación Digital a largo plazo como componente del Sistema Integrado de Conservación | 2022-09-01 | 2022-12-31 | Documentación actualizada. |
2022-12-31 : Pendiente
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2021-05-06 11:41:25 : Se da cuenta de la participación de la mesa de trabajo que como evidencia deja el acta suscrita.
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Gestión del Talento Humano |
Tipo : Legislación cambiante en relación a la emergencia sanitaria
Legales y Reglamentarios
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Tipo : Comunicaciones que no son replicadas a todos los colaboradores de la entidad Comunicación Interna
Tipo : Falta definición de roles de algunos contratistas para la identificación de peligros en SST Procesos 2. Incorrecta identificación de peligros, valoración y evaluación de riesgos Tipo : Asignación de recursos limitada para los programas, planes y proyectos Financieros 3. Falta de recursos para la implementación del SG-SST Tipo : Baja cultura organizacional en temas relacionados con SST
Personal 4. Incumplimiento de los programas de SG-SST |
Tipo : Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso Diseño del Proceso Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso Tipo : Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Transversalidad Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Tipo : Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso
Diseño del Proceso Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso |
-1.Fallas en la verificación de los requisitos. -2. Desconocimiento de los perfiles y competencias aplicables. -3. Premura en la designación del personal -4. Desconocimiento en la aplicación del manual de funciones -5. Desconocimiento de los requisitos legales aplicables por desactualización en la base normativa del proceso. -6. Intereses no éticos de personal responsable y/o de terceros |
Corrupción | Fraude externo | Posibilidad de nombrar el personal del IDT sin el cumplimiento de los requisitos exigidos para el cargo, para favorecer a un tercero y/o recibir dádivas. | Lider de Proceso Gestión del Talento Humano | * Investigaciones disciplinarias * Daño a la imagen de la entidad y credibilidad del proceso a nivel interno. * Uso indebido de información. * Afectación de gestión interna y externa. |
20 % - Rara Vez | 100 % - Catastrófico | Moderada |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional de talento humano realiza la verificación documental de la historia laboral con los requisitos del empleo asociado al TH-P02 Procedimiento para la provisión del Talento Humano en empleos de carrera administrativa V11 y TH-P20 Procedimiento para la provisión del Talento Humano en empleos de libre nombramiento y remoción V2, adicionalmente se realiza verificación del cumplimiento de estos estándares por parte del Subdirector de Gestión Corporativa. Descripción : Verificar y validar la documentación presentada por el aspirante a ocupar el empleo público, a través de las instituciones de educación superior. El responsable de realizar el Control es el Profesional Universitario con funciones de Talento Humano, tal y como están establecidas en el manual de Funciones ( Según acto administrativo vigente). Quien hace la revisión es el Subdirector de Gestión Corporativa como Jefe de dependencia y tal como lo describen las funciones establecidas en el Manual IDT (Según acto administrativo vigente). La evidencia de la aplicación del control es el formato que da cuenta de la verificación del cumplimiento de requisitos. |
20 % - Rara Vez | 100 % - Catastrófico | Moderada | Reducir | Comparar y confirmar los soportes de la hoja de vida del aspirante contra los certificados que emiten las instituciones de educación y/o empresas que certifican experiencia. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No. de nombramientos con el cumplimiento de los requisitos verificados/No total de nombramientos realizados en el IDT * 100 |
2022-04-30 : Realizada Durante el periodo no se realizaron acciones relacionadas, en tanto no hubo nombramientos. . Realizado el día:2022-05-02 2022-08-31 : Realizada
Durante el periodo se registró la vinculación del servidor Jorge Chacón quien fue nombrado y posesionado el 1 de agosto de 2022 en el cargo denominado Subdirector Técnico 068 Grado 01 - Gestión del Destino. Se verificó su cumplimiento con relación a los requisitos del cargo.. Realizado el día:2022-08-30 |
2022-05-13 10:27:14 : Considerando que durante el periodo de seguimiento no hubo nombramientos en la Entidad, se valida información reportada. 2022-08-30 09:09:51 : Se valida el ejerecicio hecho ante la vinculación del servidor Jorge Chacón
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Gestión del Talento Humano |
Tipo : Legislación cambiante en relación a la emergencia sanitaria
Legales y Reglamentarios
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Tipo : Comunicaciones que no son replicadas a todos los colaboradores de la entidad Comunicación Interna
Tipo : Falta definición de roles de algunos contratistas para la identificación de peligros en SST Procesos 2. Incorrecta identificación de peligros, valoración y evaluación de riesgos Tipo : Asignación de recursos limitada para los programas, planes y proyectos Financieros 3. Falta de recursos para la implementación del SG-SST Tipo : Baja cultura organizacional en temas relacionados con SST
Personal 4. Incumplimiento de los programas de SG-SST |
Tipo : Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso Diseño del Proceso Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso Tipo : Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Transversalidad Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Tipo : Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso
Diseño del Proceso Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso |
-1. Reducciones o aplazamientos presupuestales -2. Indebida planificación de los programas -3. Ausencia de estudios o consultas al personal, sobre sus necesidades y expectativas frente a los planes |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación a la imagen de la entidad internamente, debido a la Inadecuada gestión de los planes, programas de talento humano, reducciones o aplazamientos presupuestales. | Lider de Proceso Gestión del Talento Humano | * Clima Laboral inadecuado * Mala percepción de los servidores públicos acerca de la imagen institucional. * Desmotivación del personal. * Personal no capacitado. |
60 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 40 % - Menor | Moderado |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Profesional Universitario con funciones de Talento Humano realiza seguimiento y verificación al cumplimiento de planes y programas asociados al Talento Humano. El responsable de realizar el control es el Profesional Universitario con funciones de Talento Humano, tal y como están establecidas en el manual de Funciones (Según acto administrativo vigente a la fecha), quien hace la revisión es el Subdirector de Gestión Corporativa como Jefe de dependencia y tal como lo describen las funciones establecidas en el Manual IDT (Según acto administrativo vigente a la fecha). Descripción : El responsable de realizar el Control es el Profesional Universitario con funciones de Talento Humano, tal y como están establecidas en el manual de Funciones (Resolución IDT 265 de 2019). Quien hace la revisión es el Subdirector de Gestión Corporativa, como Jefe de dependencia y tal como lo describen las funciones establecidas en el Manual IDT (Resolución 265 de 2019). Seguimiento a la ejecución de las actividades asignadas a los planes y programas de Talento humano. El Control se realiza con el seguimiento a la realización de actividades que hacen parte del programa y/o cronograma de cada uno de los planes institucionales (Bienestar, Capacitación y SG-SST), se verifica la existencia de listados de asistencia, fotografias, videos, encuestas, que den cuenta de la efectiva realización de las mismas. La verificación la hace el Subdirector de Gestión Corporativa, a través de la revisión de la documentación existente y/o, si es el caso, ordenar con las evidencias el pago de aquellas actividades que para su ejecución tuvieron que ser contratadas. El Control se realiza con el seguimiento a la realización de actividades que hacen parte del programa y/o cronograma de cada uno de los planes institucionales (Bienestar, Capacitación y SG-SST), se verifica la existencia de listados de asistencia, fotografias, videos, encuestas, que den cuenta de la efectiva realización de las mismas. La evidencia de la aplicación del control son los indicadores del plan de gestión Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional Universitario con funciones de Talento Humano establece el cronograma de actividades alineado con la programación del IDT y el Subdirector de Gestión Corporativa lo aprueba, según Procedimiento TH-P03 Desarrollo del Talento Humano. El responsable de realizar el control es el Profesional Universitario con funciones de Talento Humano, tal y como están establecidas en el manual de Funciones (Según acto administrativo vigente a la fecha), quien hace la revisión es el Subdirector de Gestión Corporativa como Jefe de dependencia y tal como lo describen las funciones establecidas en el Manual IDT (Según acto administrativo vigente a la fecha). Descripción : Consiste en la elaboración de cronograma en cuál se definen actividades referentes a los planes y programas adelantados por Talento Humano. Según Procedimiento TH-P03 Desarrollo del Talento Humano. El responsable de realizar el Control es el Profesional Universitario con funciones de Talento Humano, tal y como están establecidas en el manual de Funciones (Resolución IDT 265 de 2019). Quien hace la revisión es el Subdirector de Gestión Corporativa como Jefe de dependencia y tal como lo describen las funciones establecidas en el Manual IDT (Resolución 265 de 2019). La verificación la hace el Subdirector Corporativo, a través de la revisión de la documentación existente y/o si es el caso, ordenar con las evidencias el pago de aquellas actividades que para su ejecución tuvieron que ser contratadas. La evidencia de la aplicación de este control son los indicadores de gestión de seguimiento a los planes |
28.8 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 40 % - Menor | Moderado | Reducir | Verificación del desarrollo de las actividades de los planes y programas de Talento Humano para la vigencia | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Número de actividades de gestión humana ejecutadas / Número actividades de gestión humana programadas |
2022-08-31 : Realizada Se adelantaron actividades relativas a los planes 2022. Se proclamó a los mejores servidores y se otorgó el plan de incentivos. Se establñecieron acciones de salario emocional como el Café con la Directora, Teletrabajo, encuesta de clima laboral (modelo DASCD), ingreso de pasantes y la solicitud del rediseño organizacional ante el Servicio Civil Distrital. . Realizado el día:2022-08-30 2022-04-30 : Realizada
Se adelantaron actividades tales como el coaching organizacional, en el marco del PIC 2021; se realizaron jornadas de Club de lectura, en el marco del Plan de Bienestar 2021. Así mismo se apoyó en la actividad del Día de las Secretarias organizado por el DASCD, y se hizo un sencillo homenaje a las mujeres en su día.. Realizado el día:2022-05-05 |
2018-06-06 14:37:17 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas 2018-07-12 10:13:19 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas en cuanto a los planes y programas de Talento Humano, con el compromiso de adelantar con la ARL y Compensar lo rezagado. 2018-09-05 11:00:42 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas durante el periodo; sin embargo el Pan de Capacitación está para aprobación el Director General. 2018-11-14 14:27:45 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas durante el periodo; el Plan de Capacitación fue adoptado y las actividades se ejecutarán en diciembre 2019-01-09 12:08:39 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas durante el periodo; el Plan de Capacitación fue adoptado y las actividades se ejecutarán en el primer bimestre de 2019. 2019-04-30 15:05:53 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas durante el periodo, no obstante no han sido aprobados los planes institucionales por parte de la alta dirección. 2019-08-27 15:36:38 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas durante el periodo, ahora aprobados en los los planes institucionales de Bienestar, Seguridad y Salud en el Trabajo, e incluso de capacitación adoptado por la Dirección General en el mes de agosto. 2020-01-02 17:02:30 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas durante el periodo de evaluación. Se resalta Capacitación de Coaching Gerencial y proceso de capacitación certificada en Gestión de la Calidad Norma ISO 9001:2015 y la Norma ISO 19011 versión 2018, las cuales se desarrollarán al inicio del 2020. 2020-05-04 09:43:12 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas 2020-09-02 16:08:45 : Como líder del proceso de valida la información reportada por el proceso de Talento Humano. Se advierte que las actividades principales del Plan de Bienestar se modificaron con ocasión de la situación de emergencia sanitaria mundial. 2020-09-02 16:09:54 : Como líder de proceso, se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas, con el atenuante de que su ejecución ha sido de manera virtual y distancia tras el distanciamiento social con ocasión de la pandemia mundial. 2021-05-05 12:07:39 : Se revisa el plan de actividades y su ejecución. Se verifica su realización y se advierte guardar bitácora de su cumplimiento. 2021-09-02 11:15:26 : Como líder del proceso se evidencia que la gestión se hizo tal y como se advierte en el reporte. 2021-09-02 11:16:00 : Como líder del proceso se evidencia que la gestión se hizo tal y como se advierte en el reporte. 2021-12-06 12:02:29 : Se revisa el plan de actividades y su ejecución. Se verifica su realización y se advierte guardar bitácora de su cumplimiento. 2022-01-04 17:38:11 : Se revisa el plan de actividades y su ejecución. Se verifica su realización y se advierte guardar bitácora de su cumplimiento. 2022-01-05 19:50:11 : Como líder del proceso, se valida el desarrollo de las actividades de los planes y programas reportados. 2022-01-05 20:37:51 : Como líder del proceso de Talento Humano, se valida el desarrollo de las actividades de los planes y programas reportados. 2022-05-06 08:27:21 : Como líder del proceso de Talento Humano, se valida el desarrollo de las actividades de los planes y programas reportados. 2022-08-30 09:10:30 : Como líder del proceso de Talento Humano, se valida el desarrollo de las actividades de los planes y programas reportados.
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Gestión del Talento Humano |
Tipo : Legislación cambiante en relación a la emergencia sanitaria
Legales y Reglamentarios
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Tipo : Comunicaciones que no son replicadas a todos los colaboradores de la entidad Comunicación Interna
Tipo : Falta definición de roles de algunos contratistas para la identificación de peligros en SST Procesos 2. Incorrecta identificación de peligros, valoración y evaluación de riesgos Tipo : Asignación de recursos limitada para los programas, planes y proyectos Financieros 3. Falta de recursos para la implementación del SG-SST Tipo : Baja cultura organizacional en temas relacionados con SST
Personal 4. Incumplimiento de los programas de SG-SST |
Tipo : Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso Diseño del Proceso Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso Tipo : Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Transversalidad Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Tipo : Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso
Diseño del Proceso Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso |
-1. Desconocimiento de los requisitos legales aplicables al SG-SST -2. Incorrecta identificación de peligros, valoración y evaluación de riesgos -3. Falta de recursos para la implementación del SG-SST -4. Incumplimiento de los programas de SG-SST |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación económica por Incumplimiento de los estándares normativos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, debido a deficiencias en la identificación de peligros, valoración y evaluación de riesgos | Lider de Proceso Gestión del Talento Humano | * Sanciones legales, Multas, denuncias. * Incumplimiento de metas Institucionales. * Talento humano propenso a deficiente protección de la salud |
60 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Contratista Profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo del IDT realiza el seguimiento y monitoreo al estado de salud y bienestar de los servidores y colaboradores del IDT que hagan el respectivo reporte, Quien hace la revisión es el Subdirector de Gestión Corporativa, como Jefe de dependencia y tal como lo describen las funciones establecidas en el Manual IDT (Según acto administrativo vigente a la fecha). El Control se realiza con el seguimiento a la realización de actividades que hacen parte del programa y/o cronograma de SG-SST, se verifica que se cumpla con lo que la normatividad vigente exija. Descripción : El responsable de realizar el Control es el Profesional contratista de Talento Humano, con obligaciones contractuales para tal fin. Quien hace la revisión es el Subdirector de Gestión Corporativa, como Jefe de dependencia y tal como lo describen las funciones establecidas en el Manual IDT (Según acto administrativo vigente a la fecha). El Control se realiza con el seguimiento a la realización de actividades que hacen parte del programa y/o cronograma de SG-SST, se verifica que se cumpla con lo que la normatividad vigente exija. Se emiten los reportes en la plataforma del DASCD. La evidencia de la aplicación del control son los indicadores de seguimiento del proceso. Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Profesional contratista de Talento Humano, con obligaciones contractuales para tal fin revisa los estándares legales asociados al SGSST. El Control se realiza con el seguimiento a la realización de actividades que hacen parte del programa y/o cronograma de SG-SST, se verifica que se cumpla con lo que la normatividad vigente exija, y cuando se desarrollen las actividades, se verifica la existencia de listados de asistencia, fotografías, videos, encuestas, que den cuenta de las mismas. La verificación la hace el Subdirector Corporativo, a través de la revisión de la documentación existente y/o, si es el caso, ordenar con las evidencias el pago de aquellas actividades que para su ejecución tuvieron que ser contratadas. Descripción : El responsable de realizar el Control es el Profesional contratista de Talento Humano, con obligaciones contractuales para tal fin. Quien hace la revisión es el Subdirector de Gestión Corporativa como Jefe de dependencia y tal como lo describen las funciones establecidas en el Manual IDT (Según acto administrativo vigente a la fecha). El Control se realiza con el seguimiento a la realización de actividades que hacen parte del programa y/o cronograma de SG-SST, se verifica que se cumpla con lo que la normatividad vigente, y cuando se desarrollen las actividades, verificar la existencia de listados de asistencia, fotografías, videos, encuestas, que den cuenta de las mismas. La verificación la hace el Subdirector Corporativo, a través de la revisión de la documentación existente y/o, si es el caso, ordenar con las evidencias el pago de aquellas actividades que para su ejecución tuvieron que ser contratadas. La evidencia que resulta de la aplicación del control son los indicadores del proceso. |
18 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto | Reducir | Revisión de las actividades propuestas en el plan de trabajo de SG-SST, para la actual vigencia. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No. Revisiones realizadas en el período. / No. de revisiones programadas para la vigencia |
2022-08-31 : Realizada El desarrollo de las actividades correspondientes al segundo cuatrimestre se llevaron a cabo según cronograma del Plan de Trabajo Anual de SST, entre las que tenemos el reporte de estándares mínimos en plataforma de SIDEAP y seguimiento curso de 50 horas del SG-SST (Integrantes Comité y Brigada) , capacitacion en temas de riesgo psicosocial como Manejo de estrés (presencial), inteligencia emocional y Acoso laboral; Capacitación la seguridad basada en el comportamiento (prevencion y reporte de riesgos), prevencion de lesiones deportivas y Cuidado de la visión y la audición; Escuela terapéutica de miembros inferiores y Taller de espalda; Formación a la Brigada de Emergencias en Derrames y Control Ambiental; Realización de talleres virtuales de la Estrategia Sala Amiga de la Familia Lactante en Beneficios de la lactancia y técnicas de amamantamiento, técnicas de extracción manual y conmemoración de la Semana Mundial de la Lactancia Materna; Inspección a los equipos de emergencia (botiquines, extintores, rutas de evacuación); Inspecciones locativas con acompañamiento del COPASST; socializacion pausas activas a través piezas comunicativas en cartelera; Boletín Talento & Bienestar que promueve contenidos enfocados a la promoción y prevencion de la salud.. Realizado el día:2022-08-31 2022-04-30 : Realizada
El IDT adopto por acto administrativo el Plan de Trabajo Anual para la vigencia y se socializo al COPASST. El desarrollo de las actividades se realiza mensualmente entre las que tenemos el reporte de estándares mínimos en plataforma de SIDEAP y ARL, capacitacion en estilos de vida y entorno saludable y hábitos nutricionales; escuela terapéutica DME (cuello - miembros superiores); formación de comités COPASST; Comité de Convivencia Laboral, brigada de emergencia, intervención PVE riesgo psicosocial mindfulness, adaptación al cambio y trabajo en equipo, actualización de documentos con apoyo de ARL POSITIVA, socializacion pausas activas a través de boletín Talento & Bienestar el promueve contenidos enfocados a la promoción y prevencion de la salud; Realización de talleres en el marco de la Sala Amiga de la Familia Lactante; inspección a equipos de emergencia (botiquines , extintores).. Realizado el día:2022-05-05 |
2021-05-05 12:08:33 : Se revisa el plan de actividades y su ejecución. Se verifica su realización y se advierte guardar bitácora de su cumplimiento. 2021-09-02 11:16:31 : Como líder del proceso se evidencia que la gestión se hizo tal y como se advierte en el reporte. 2021-12-06 12:03:01 : Se revisa el plan de actividades y su ejecución. Se verifica su realización y se advierte guardar bitácora de su cumplimiento. 2021-12-06 12:03:18 : Se revisa el plan de actividades y su ejecución. Se verifica su realización y se advierte guardar bitácora de su cumplimiento. 2021-12-06 12:03:34 : Se revisa el plan de actividades y su ejecución. Se verifica su realización y se advierte guardar bitácora de su cumplimiento. 2022-01-04 17:37:20 : Se revisa el plan de actividades y su ejecución. Se verifica su realización y se advierte guardar bitácora de su cumplimiento. 2022-01-05 19:46:56 : Como líder del proceso, se validan actividades programadas dentro del plan de trabajo del GS-SST. 2022-05-06 08:27:35 : Como líder del proceso de Talento Humano, se valida el desarrollo de las actividades de los planes y programas reportados.
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Promoción y Mercadeo Turístico de Ciudad |
Tipo : Posibles actos de corrupción por parte de funcionarios y colaboradores de la entidad (aplica a riesgo de corrupción de participación de eventos realizados).
Personal 1. Posibles cobros de funcionarios o contratistas a grupos de valor por la participación en eventos ofrecidos por el IDT. |
Tipo : Posibles actos de corrupción por parte de funcionarios y colaboradores del proceso (aplica a riesgo de corrupción de recorridos turísticos). Responsables del proceso
Tipo : Factor humano relacionado con el diseño y producción de piezas promocionales
Responsables del proceso
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-1.Falta de revisión previa a la producción y publicación de las piezas de promoción de la ciudad |
Gestión | Usuarios, productos y prácticas | Posible afectación a la imagen de la entidad con algunos usuarios debido a información incorrecta o incompleta en las piezas de promoción de ciudad, por falta de revisión previa a la producción y publicación de las piezas | Lider de Proceso Promoción y Mercadeo Turístico de Ciudad | *Desinformación al público final. * Repetición de la pieza, mal uso de recursos. * Afecta la imagen de las marcas involucradas en la pieza. |
80 % - Alta (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta mínimo 500 veces al año y máximo 5000 veces por año) | 60 % - Moderado | Alto |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Contratista encargado revisa el diseño de las piezas promocionales valida vía correo electrónico o actas de reuniones o cuadro de aprobaciones el contenido de las piezas a publicar con la dependencia o área correspondiente Descripción : Antes de ser publicada la pieza se solicita aprobación del (la) Subdirector(a) de Promoción y/o del responsable del evento y/o actividad La evidencia de la aplicación del control queda registrada en el correo electrónico o en las actas de reuniones |
24 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado | Reducir | Acción correctiva, sólo si aplica, si se presenta información incorrecta o incompleta en la publicación, con el fin de realizar la subsanación de manera oportuna | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Acta de revisión a información incorrecta o incompleta corregida (si aplica) |
2022-04-30 : Realizada Por ser una acción correctiva y no detectarse la materialización del riesgo, no aplica evidencia; sin embargo, se aplicaron los siguientes controles: 1. Reunión de seguimiento de materialización de riesgo 2. Reunión y/o cuadro de aprobación de piezas. Realizado el día:2022-04-30 2022-12-31 : Pendiente
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2022-01-05 20:12:55 : Como líder del proceso se realizó la revisión y aprobación de cada una de las piezas promocionales producidas 2022-01-05 20:37:49 : Como líder del proceso se realizó la revisión y aprobación de cada una de las piezas publicadas, en donde se evidencio que no se presento información incorrecta o incompleta. 2022-05-05 15:28:58 : Teniendo en cuenta las reuniones realizadas con el equipo creativo, no se presentó información incorrecta o incompleta en publicaciones.
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Comunicaciones |
Tipo : Incumplimiento a los protocolos asociados del procedimiento Personal 1. Falta de claridad en las solicitudes de las acciones comunicativas. 2. Entrega incompleta, extemporánea o a otro correo diferente al establecido, de la información por parte de las áreas solicitantes Tipo : Insuficiencia de recurso humano Personal 3. No contar con el personal suficiente para atender los requerimientos Tipo : Actos de corrupción al interior del proceso Personal 1. Acceso y manipulación de información de competencia del proceso de comunicaciones Tipo : Inadecuada planificación
Estratégicos 1. Falta de planificación de actividades que respondieran a las necesidades de la comunidad institucional. 2. No realizar la debida priorización de temas de interés tanto a nivel interno, externo y digital en el proceso de comunicaciones. |
Tipo : Usuarios o clientes
Interacciones con los demás procesos Usuarios o clientes |
-1. Falta de planificación de actividades que respondieran a las necesidades de la comunidad institucional. -2. No realizar la debida priorización de temas de interés tanto a nivel interno, externo y digital en el proceso de comunicaciones. |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posibilidad de afectación a la imagen de la entidad debido al incumplimiento al Plan Estratégico de Comunicaciones, por falta de la correcta planeación de las actividades que respondan a las necesidades externas e internas de la comunidad institucional. | Lider de Proceso Comunicaciones | 1. No lograr establecer una cultura de comunicación interna como eje articulador en el IDT 2. Nivel bajo en el posicionamiento de la imagen institucional como entidad rectora del sector turismo. 3. Insatisfacción de los procesos |
60 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El(a) asesor(a) de comunicaciones o el profesional de apoyo hace seguimiento a la ejecución del Plan Estratégico del proceso, mediante el diligenciamiento detallado de la Matriz del Plan de Comunicaciones por cada línea estratégica y la verificación de evidencias de avance relacionada. Descripción : En caso de no cumplimiento de todas las actividades del PEC asignadas al responsable del equipo de comunicaciones, se le solicitará a través de correo el suministro de la información y justificación, de no tenerse se establecerá un plazo adicional para poder cumplir con la actividad. La evidencia que resulta de la aplicación del control es la Matriz de ejecución del plan estratégico de comunicaciones. Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : El(a) asesor(a) de comunicaciones o el profesional de apoyo hace seguimiento al Plan de Acción MIPG del proceso, mediante el diligenciamiento detallado de la Matriz de Plan de Acción MIPG y verificación de evidencias de avance por actividad registrada. Descripción : Complemento: Diligenciamiento detallado de la Matriz de Plan de Acción MIPG del proceso de comunicaciones, el cual proporciona la información descriptiva del avance de gestión por cada iniciativa del proceso de comunicaciones de acuerdo a unas fechas establecidas para su ejecución; iniciativas que están sustentadas dentro del Plan Estratégico de Comunicaciones y hacer reprogramación de actividades si se requiere. La evidencia que resulta de la aplicación de este control es la Matriz de ejecución del plan estratégico de comunicaciones y los análisis por componente. |
16.8 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto | Reducir | Realizar un diagnóstico de las necesidades internas y externas para definir las actividades necesarias que alimenten y fortalezcan la comunicación del IDT. | 2022-11-01 | 2022-12-31 | Diagnóstico de necesidades internas y externas realizado. |
2022-12-30 : Pendiente
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2021-11-30 16:46:46 : Como resultado de definición con las líderes de las líneas del PEC se definió hacer su ppt para corte a 30 de noviembre y mostrar el balance completo, se propone realizar una jornada que incluya una fase de planeación estratégica para el proceso. 2021-12-30 12:13:40 : Me permito validar el avance presentado por la líder técnica, verificando la exactitud de la información reportada, aunque no pude participar presencialmente en la jornada del 22 de diciembre, recibí la retroalimentación y de igual manera en ejercicios individuales con integrantes del equipo adelanté reuniones para poder fomentar el diálogo en doble vía del equipo.
Este ejercicio es respuesta a la planificación prevista del proceso de comunicaciones.
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Realizar una presentación semestral de los avances del PEC al interior del equipo de comunicaciones. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No. presentaciones realizadas / No. de presentaciones programadas x 100 |
2021-08-31 : Pendiente 2022-12-30 : Pendiente
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2021-08-31 09:25:19 : Para este cuatrimestre se realizaron dos presentaciones de avance sobre la ejecución del Plan Estratégico de Comunicaciones, en mayo y agosto respectivamente. La actividad fue liderada por Ayda Rodríguez, un espacio aproximado de 1 hora y 30 minutos para cada encuentro con el equipo de comunicaciones. En este se reveló el nivel de ejecución por línea estratégica y acumulado. En la primera sesión se presentó el balance del primer trimestre y en la segunda, la del cuatrimestre de abril a julio.
Así las cosas, valido el avance presentado por la líder técnica y en efecto se responde efectivamente a la planeación del proceso desde su inicio hasta su monitoreo y control.
2021-11-30 16:47:11 : Se realizará en el mes de diciembre para poder realizar una presentación con los resultados a corte de 30 de noviembre, una vez se haya remitido a la Oficina Asesora de Planeación el reporte de indicadores de gestión y el avance de iniciativas MIPG correspondientes. 2021-12-30 12:14:12 :
Como resultado de definición con las líderes de las líneas del PEC se definió hacer su ppt para corte a 30 de noviembre y mostrar el balance completo, se propone realizar una jornada que incluya una fase de planeación estratégica para el proceso.
Para este cuatrimestre se realizó la presentación de avance sobre la ejecución del Plan Estratégico de Comunicaciones, el 22 de diciembre de manera presencial atendiendo las directrices previamente planteadas. La actividad fue liderada por Ayda Rodríguez, un espacio aproximado de 1 hora y 30 minutos de esta exposición, en este se reveló el nivel de ejecución por línea estratégica y acumulado. Entre tanto me permito validar el avance presentado por la líder técnica y en efecto se responde efectivamente a la planeación del proceso desde su inicio hasta su monitoreo y control.
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Direccionamiento Estratégico |
Tipo : Disposiciones políticas Políticos 1. Cambios en la dirección general de la entidad dentro de un periodo de mandato de la administración distrital. Tipo : Disposiciones normativas que redireccionan el accionar de la entidad
Legales y Reglamentarios 2. Cambios normativos, políticos o ambientales o adquisición de compromisos que afecten los resultados esperados en la planeación estratégica. |
Tipo : Cambios en las metas establecidas en el plan de acción del PIGA Estratégicos 1. Incumplimiento a los programas del SGA de la Entidad. Tipo : Desconocimiento de la normatividad ambiental vigente Personal 1. Incumplimiento a los programas del SGA de la Entidad. Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad
Estratégicos 1. Presiones de funcionarios con poder de decisión para ajustar resultados de la gestión. 2. Manipulación de la información para la formulación de estrategias, planes, programas y proyectos. 3. Información generada y /o enviada por las dependencias que no se ajuste a la realidad de la gestión institucional. 4 No contar con la evidencia que soporte los resultados de la gestión. |
Tipo : Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Transversalidad Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Tipo : Usuarios o clientes Interacciones con los demás procesos Usuarios o clientes Tipo : Falta de apropiación al interior del proceso frente a los lineamientos establecidos.
Responsables del proceso
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-1. Cambios en la dirección general de la entidad dentro de un periodo de mandato de la administración distrital. -2. Cambios normativos, políticos o ambientales o adquisición de compromisos que afecten los resultados esperados en la planeación estratégica. |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación a la imagen institucional y sanciones por incumplimiento a las metas institucionales, debido a cambios en los planes, programas y proyectos establecidos en la planeación estratégica | Lider de Proceso Direccionamiento Estratégico | *Afectación a la imagen institucional * Sanciones administrativas, políticas, disciplinarias, fiscales, presupuestales. |
60 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado |
Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : El(la) Jefe Oficina Asesora de Planeación hace seguimiento al cumplimiento de las metas establecidas en el plan estratégico, identificando desviaciones frente a lo programado, mediante el tablero de control. Descripción : El control está documentado en el procedimiento DE-P23 Formulación y Seguimiento a la Planeación Estratégica La evidencia de la aplicación del control son los informes gráficos disponibles en el Dashboard Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El(la) Director(a) general saliente realiza informe de gestión con la información de los planes, programas y proyectos que adelanta la entidad, para garantizar la continuidad de la planeación estratégica definida para un periodo de administración distrital. Descripción : El control se aplica si ocurre un cambio en la dirección general del instituto, antes de finalizar el periodo del plan estratégico institucional. Se hará conforme a los establecido en el procedimiento TH-P19 para la desvinculación del Talento Humano La evidencia de la aplicación del control es el informe de gestión del(la) Director(a) saliente. |
25.2 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado | Reducir | Seguimiento al plan estratégico institucional a nivel estratégico, táctico y operativo | 2022-02-01 | 2022-12-31 | No. Seguimientos realizados / No. Seguimientos programados |
2022-04-30 : Realizada Las evidencias para esta acción a nivel estratégico (primer enlace) se dan a través de la herramienta de seguimiento al Plan de Acción y el informe de ejecución de cada uno de los seis proyectos de inversión del IDT. A nivel táctico y operativo (segundo enlace), se cuenta con los indicadores de gestión de la entidad, donde reposan las hojas de vida de los indicadores del IDT y el seguimiento al plan de acción de MIPG (tercer enlace), los cuales se pueden consultar en el drive de Planeación Estratégica, en los siguientes enlaces: https://drive.google.com/drive/folders/1doafBxpKLCr2XxDytTnGt2c7Lms7jRo3 https://drive.google.com/drive/folders/1vN7CeO3mnq6jTVtb92PnApKpqXUyeJ1i https://drive.google.com/drive/folders/1v_NauSlSD4eyYzrwBvTzvZg1IGX1aZ_a . Realizado el día:2022-05-05 2022-08-31 : Realizada
Las evidencias para esta acción a nivel estratégico (primer enlace) se dan a través de la herramienta de seguimiento al Plan de Acción y el informe de ejecución de cada uno de los seis proyectos de inversión del IDT. A nivel táctico y operativo (segundo enlace), se cuenta con los indicadores de gestión de la entidad, donde reposan las hojas de vida de los indicadores del IDT y el seguimiento al plan de acción de MIPG (tercer enlace), los cuales se pueden consultar en el drive de Planeación Estratégica, en los siguientes enlaces: https://drive.google.com/drive/folders/1doafBxpKLCr2XxDytTnGt2c7Lms7jRo3 https://drive.google.com/drive/folders/1vN7CeO3mnq6jTVtb92PnApKpqXUyeJ1i https://drive.google.com/drive/folders/1v_NauSlSD4eyYzrwBvTzvZg1IGX1aZ_a . Realizado el día:2022-08-31 |
2021-09-03 07:13:40 : Una vez revisado el informe de observaciones al seguimiento del plan estratégico se remitió a los líderes de proyecto correo, solicitando ajustar y subsanar dichas observaciones. 2022-01-06 22:04:17 : Se generan alertas a las diferentes áreas, una vez revisado el informe de observaciones al seguimiento del plan estratégico, en donde se remitió a los líderes de proyecto correo, solicitando ajustar y subsanar dichas observaciones. 2022-01-06 22:06:56 : Se generaron alertas a las diferentes áreas, una vez se revisado el informe de observaciones al seguimiento del plan estratégico donde se remitió a los líderes de proyecto correo, solicitando ajustar y subsanar dichas observaciones. 2022-01-07 08:45:40 : Se emitieron las alertas correspondientes a las diferentes área, una vez revisado el informe de observaciones al seguimiento del plan estratégico, en donde se remitió a los líderes de proyecto correo, solicitando hacer los ajustes correspondientes y subsanar dichas observaciones. 2022-01-13 05:19:07 : Se emite la alerta a las diferentes áreas, una vez revisado el informe de observaciones al seguimiento del plan estratégico, donde se remitió a los líderes de proyecto correo, solicitando ajustar y subsanar dichas observaciones, lo antes posible. 2022-05-05 23:56:41 : Como líder de proceso se evidencia el cumplimiento en la generación de alertas a las diferentes áreas de acuerdo a los seguimientos realizados. 2022-08-31 13:38:08 : Como líder de proceso se evidencia el cumplimiento en la generación de alertas a las diferentes áreas de acuerdo a las mesas de seguimiento mensuales realizadas. 2022-08-31 13:43:12 : Como líder de proceso se evidencia el cumplimiento en la generación de alertas a las diferentes áreas de acuerdo a las mesas de seguimiento mensuales realizadas.
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Gestión Financiera |
Tipo : Cambios normativos por parte de los entes de control que afecten la planificación establecida
Legales y Reglamentarios 1. Ausencia de planificación para el registro y consolidación de informes de los hechos económicos desarrollados por el I.D.T |
Tipo : Debilidades en la validación de la documentación entregada Personal
Tipo : Errores humanos en la entrega de la documentación Personal
Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad relacionados con el riesgo
Personal
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Tipo : Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Responsables del proceso Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Tipo : No cumplir con los estándares establecidos en los procesos
Responsables del proceso 2. Ausencia en la aplicación de controles del área competente |
-1. Presiones de tipo personal o por presión de tipo jerárquico -2. Ausencia en la aplicación de controles del área competente -3. Falta del ética del funcionario responsable. |
Corrupción | Usuarios, productos y prácticas | Posible omisión u acción por alteración de documentos soportes para trámite de pagos desviando la gestión de lo público para favorecer a un tercero | Lider de Proceso Gestión Financiera | 1. Investigaciones administrativas, disciplinarias fiscales y/o penales 2. Mala imagen de la entidad 3. Hallazgos de tipo administrativo, fiscal o penal por parte de los entes de vigilancia y control. |
40 % - Improbable | 100 % - Catastrófico | Alta |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Responsable de Presupuesto y el Ordenador del pago, verifican las planillas de pago en el sistema, y las avalan mediante su firma Descripción : Documentado en el Procedimiento Manejo y Control de Tesoreria GF-P06 La evidencia de la aplicación del control es la relación de pagos ordenados Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : Los Profesionales Especializados de Contabilidad y Presupuesto, validan las órdenes de pago gestionadas por la Tesorería frente a los requisitos necesarios Descripción : El control está documentado en el Procedimiento Manejo y Control de Tesorería GF-P06 La evidencia de la aplicación del control son los correos de trazabilidad de aprobación de las órdenes de pago Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El lider del proceso contable realiza el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable conjuntamente con las áreas involucradas para hacer seguimiento integral a la información contable. Descripción : Consiste en realizar un Comité Técnico de Sostenibilidad Contable según lo estipulado en la Resolución No. 225 del 17 de octubre de 2018, Resolución No. 154 del 30 de agosto de 2018 y Resolución No. 022 del 30 de enero de 2020. La evidencia de la aplicación del control es el acta del comité Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El apoyo Contable realiza la validación de la firma en el Sisco de la cuenta de cobro recibida Descripción : Consiste en realizar validación de los responsables de Contabilidad de los documentos allegados para cobro. La evidencia de la aplicación del control es el Drive en el cual se registran las cuentas recibidas y tramitadas. |
20 % - Rara Vez | 100 % - Catastrófico | Moderada | Reducir | Elaborar mensualmente las conciliaciones de tesorería, almacén y nómina | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No. concilicaciones realizadas/ No. conciliaciones programadas |
2022-08-31 : Pendiente 2022-04-30 : Realizada
Desde el proceso de gestión financiera se efectúan las conciliaciones de los hechos económicos originados en el Almacén General, causación, pago de nómina y seguridad social de los empleados de planta e información de los registros de recaudos y pagos en las cuentas bancarias del IDT.. Realizado el día:2022-05-04 |
2021-08-20 14:51:59 : 2021-05-05 20:31:22 : Como líder del proceso se valida la información reportada 2021-09-03 15:42:16 : Como líder del proceso de gestión financiera se valida información reportada. 2022-01-05 12:35:49 : Como líder del proceso de gestión financiera, se valida la información reportada por el líder técnico en cuento a la realización de las conciliaciones mensuales de Contabilidad con las áreas de Tesorería, Nómina y Almacén. 2022-05-05 19:10:20 : Según lo reportado por el proceso, se valida la realización de las conciliaciones mensuales con tesorería, almacén y nómina.
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Gestión de Información Turística |
Tipo : Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Responsables del proceso Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Tipo : Concentración elevada de actividades en un solo responsable de su ejecución Responsables del proceso
Tipo : Concentración elevada de actividades en un solo responsable de su ejecución
Tipo : Concentración elevada de actividades en un solo responsable de su ejecución
Responsables del proceso
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-Debilidades en la sensibilización a las fuentes de información |
Gestión | Daños a activos fijos/eventos externos | Posibilidad de afectación a la imagen del área debido a situaciones de emergencia social, económica, ambiental y de salubridad, que generen rechazo o suministro de información incompleta por parte de las fuentes de información | Lider de Proceso Gestión de Información Turística | Rechazo o suministro de información incompleta por parte de las fuentes de información, baja cobertura, aumento en el porcentaje de variación y estimación del error de las operaciones estadísticas que adelanta el observatorio. |
20 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 20 % - Leve | Bajo |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Líder de Proceso Gestión de Información Turística o a quien él delegue realiza sensibilizaciones a la población objetivo, la sensibilización puede darse también a través de correos electrónicos, piezas comunicativas publicadas en las redes sociales oficiales y/o en la página web de la entidad y/o carta de presentación (según aplique). Descripción : Complemento: La sensibilización puede darse también A través de correos electrónicos, piezas comunicativas publicadas en las redes sociales oficiales y/o en la página web de la entidad. |
12 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 20 % - Leve | Bajo | Reducir | ||||||||
Direccionamiento Estratégico |
Tipo : Disposiciones políticas Políticos 1. Cambios en la dirección general de la entidad dentro de un periodo de mandato de la administración distrital. Tipo : Disposiciones normativas que redireccionan el accionar de la entidad
Legales y Reglamentarios 2. Cambios normativos, políticos o ambientales o adquisición de compromisos que afecten los resultados esperados en la planeación estratégica. |
Tipo : Cambios en las metas establecidas en el plan de acción del PIGA Estratégicos 1. Incumplimiento a los programas del SGA de la Entidad. Tipo : Desconocimiento de la normatividad ambiental vigente Personal 1. Incumplimiento a los programas del SGA de la Entidad. Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad
Estratégicos 1. Presiones de funcionarios con poder de decisión para ajustar resultados de la gestión. 2. Manipulación de la información para la formulación de estrategias, planes, programas y proyectos. 3. Información generada y /o enviada por las dependencias que no se ajuste a la realidad de la gestión institucional. 4 No contar con la evidencia que soporte los resultados de la gestión. |
Tipo : Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Transversalidad Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Tipo : Usuarios o clientes Interacciones con los demás procesos Usuarios o clientes Tipo : Falta de apropiación al interior del proceso frente a los lineamientos establecidos.
Responsables del proceso
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-1. Presiones de funcionarios con poder de decisión para ajustar resultados de la gestión. 2. Manipulación de la información para la formulación de estrategias, planes, programas y proyectos. -3. Información generada y /o enviada por las dependencias que no se ajuste a la realidad de la gestión institucional. 4 No contar con la evidencia que soporte los resultados de la gestión. |
Corrupción | Usuarios, productos y prácticas | Posibles sanciones por parte de entes de control por acción u omisión debido a ocultamiento o manipulación de información relacionada con la planeación, la inversión, sus resultados y metas alcanzados desviando lo público para beneficio particular o de terceros. | Lider de Proceso Direccionamiento Estratégico | 1 Investigaciones disciplinarias, fiscales y penales y procesos sancionatorios por parte de los organismos de control 2 Pérdida de la credibilidad institucional 3 Presentar información inexacta a organismos de control y /o a la ciudadanía. 4 Incumplimiento de la Planeación Estratégica y Plan de Desarrollo
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60 % - Posible | 100 % - Catastrófico | Extrema |
Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : El responsable designado por parte de la Oficina Asesora de Planeación – OAP verifica que las evidencias que reportan las áreas, concuerden con el reporte de los resultados Descripción : A través del proceso de revisión se valida que los soportes correspondan a las actividades de gestión reportadas, el control está documentado en el documento DE-P17 procedimiento para la formulación y seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión La evidencia de la aplicación del control es la carpeta en Drive donde reposan las evidencias Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación – OAP y/o los profesionales designados de esta dependencia, realizan a través del tablero de control el seguimiento a los resultados de la gestión y la respectiva retroalimentación a las áreas que realizan los reportes, generando alertas para la toma de decisiones. Descripción : El control está documentado en el procedimiento DE-P23 Formulación y Seguimiento a la Planeación Estratégica Las herramientas de seguimiento que quedan como evidencia de la ejecución del control son: el tablero de control de la planeación estratégica, el plan de acción de seguimiento a proyectos, matriz de indicadores, plan de acción de MIPG y el seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones -PAA. |
20 % - Rara Vez | 33.33 % - Moderado | Baja | Reducir | Realizar actividades de apropiación del tablero de control para el monitoreo de los resultados de la entidad | 2022-06-01 | 2022-12-31 | No de actividades realizadas / No de actividades programadas |
2022-08-31 : Realizada
Las evidencias para esta acción, corresponden a dos publicaciones que hizo la Oficina Asesora de Planeación, a través de la Asesoría de Comunicaciones, para toda la comunidad del IDT, como actividades de apropiación del tablero de control, así: - Publicación del 28 de junio de 2022, como parte del Boletín "Info al Día" en donde se explican las ventajas del uso del tablero de control (incluye enlace al dashboard). - Publicación del 25 de agosto de 2022, como nota individual, invitando a entrar al tablero de control y consultar la información de ejecución presupuestal y desarrollo de las metas por cada proceso.. Realizado el día:2022-08-31 |
2022-08-31 13:41:47 : Como líder de proceso se evidencia el cumplimiento en la realización de actividades de apropiación del tablero de control, a través de las diferentes publicaciones que desde la Oficina Asesora de Planeación se hicieron para toda la comunidad del IDT.
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Gestión de Destino Competitivo y Sostenible |
Tipo : Subjetividad en los criterios de revisión de procesos pre contractuales desde la OAJ Procesos
Tipo : Estándares de proceso no definidos que dependen de la dinámica de mercado
Procesos
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Tipo : Incumplimiento de los estándares establecidos Procedimientos Asociados Pérdida de memoria institucional debido a la ausencia de un mecanismo para la consolidación de la documentación soporte del cumplimiento de metas e indicadores de la Subdirección de Gestión de Destino. Tipo : Incumplimiento de los estándares Procedimientos Asociados
Tipo : Incumplimiento de los estándares Procedimientos Asociados
Tipo : Alto flujo de información durante la fase pre contractual Comunicación entre los procesos
Tipo : Acción u omisión en la aplicación de los puntos de control Responsables del proceso
Tipo : Incumplimiento de los estándares Procedimientos Asociados Pérdida de memoria institucional debido a la ausencia de un mecanismo para la consolidación de la documentación soporte del cumplimiento de metas e indicadores de la Subdirección de Gestión de Destino. Tipo : Rotación de contratistas Responsables del proceso
Tipo : Rotación de contratistas Diseño del Proceso
Tipo : Falta de conocimiento en estructuración de procesos pre contractuales
Responsables del proceso
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-Falta de oportunidad en la gestión precontractual de los procesos programados en el Plan Anual de Adquisiciones. |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación económica, debido al incumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones -PAA, por falta de oportunidad en la gestión precontractual de los procesos programados. | Lider de Proceso Gestión de Destino Competitivo y Sostenible |
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60 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional de apoyo del seguimiento del Plan Anual de Adquisiciones - PAA, elabora y remite a través de correo electrónico a los líderes de equipo de la Subdirección de Gestión de Destino, un informe del estado de programación y seguimiento al cumplimiento del PAA, generando las alertas necesarias para el establecimiento de acciones pertinentes para lograr un óptimo nivel de compromisos y giros. Descripción : Con el fin de reducir la probabilidad de incumplir la programación del Plan Anual de Adquisiciones, cada dos meses el profesional de apoyo al seguimiento de metas, elabora y remite a través de correo electrónico a los líderes de equipo de la Subdirección de Gestión de Destino, un informe del estado de programación y seguimiento al cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones, generando las alertas necesarias para el establecimiento de acciones pertinentes para lograr un óptimo nivel de compromisos y giros. En caso de presentarse observaciones o desviaciones, se informa al Subdirector de Gestión de Destino, con el fin de requerir al profesional que corresponda para subsanar la inconsistencia; de ser necesario, se efectúa la solicitud de reprogramación al Plan Anual de Adquisiciones. Evidencia: Documento del informe, correo electrónico de envío. |
36 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto | Reducir | El profesional de apoyo al seguimiento de metas, realiza una reunión bimestral con los líderes de equipo de la Subdirección de Gestión de Destino, para socializar el informe del estado de programación y seguimiento al cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones, generando las alertas necesarias para el establecimiento de acciones pertinentes para lograr un óptimo nivel de compromisos y giros. | 2022-02-01 | 2022-12-31 | No. de reuniones de socialización del informe del estado de programación y seguimiento al cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones efectuadas. |
2022-04-30 : Realizada El 16 de marzo de 2022, la profesional de apoyo al seguimiento de metas, realiza una reunión con los líderes de equipo de la Subdirección de Gestión de Destino, para socializar el informe del estado de programación y seguimiento al cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones, generando las alertas necesarias para el establecimiento de acciones pertinentes para lograr un óptimo nivel de compromisos y giros.. Realizado el día:2022-05-02 2022-08-31 : Pendiente
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2021-05-05 18:26:28 : Se confirma el reporte efectuado en relación con la acción para reducir la probabilidad de ocurrencia del riesgo de incumplimiento al PAA. 2021-12-06 14:53:57 : Se confirma el reporte realizado en relación con el riesgo de gestión asociado al incumplimiento del PAA de la Subdirección de Gestión de Destino. 2022-01-05 15:10:27 : Se confirma el reporte de avance frente a la acción establecida. 2022-01-05 16:04:08 : Se confirma el reporte de avance frente a la acción establecida. 2022-05-03 10:15:47 : Se confirma el reporte de avance frente a la acción establecida.
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Gestión de Destino Competitivo y Sostenible |
Tipo : Subjetividad en los criterios de revisión de procesos pre contractuales desde la OAJ Procesos
Tipo : Estándares de proceso no definidos que dependen de la dinámica de mercado
Procesos
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Tipo : Incumplimiento de los estándares establecidos Procedimientos Asociados Pérdida de memoria institucional debido a la ausencia de un mecanismo para la consolidación de la documentación soporte del cumplimiento de metas e indicadores de la Subdirección de Gestión de Destino. Tipo : Incumplimiento de los estándares Procedimientos Asociados
Tipo : Incumplimiento de los estándares Procedimientos Asociados
Tipo : Alto flujo de información durante la fase pre contractual Comunicación entre los procesos
Tipo : Acción u omisión en la aplicación de los puntos de control Responsables del proceso
Tipo : Incumplimiento de los estándares Procedimientos Asociados Pérdida de memoria institucional debido a la ausencia de un mecanismo para la consolidación de la documentación soporte del cumplimiento de metas e indicadores de la Subdirección de Gestión de Destino. Tipo : Rotación de contratistas Responsables del proceso
Tipo : Rotación de contratistas Diseño del Proceso
Tipo : Falta de conocimiento en estructuración de procesos pre contractuales
Responsables del proceso
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-Inexistencia de un instrumento de información actualizado y completo acerca del precio de mercado de los bienes y servicios que los procesos misionales de la entidad requieren a través de agencia integral BTL para el desarrollo de sus actividades. |
Corrupción | Ejecución y administración de procesos | Posibilidad de acción u omisión por favorecimiento de un tercero, haciendo uso del poder para desviar la gestión de lo público, mediante la aprobación de sobrecostos en los servicios e insumos adquiridos para realizar las actividades de la Subdirección de Gestión de Destino a través de contrato con agencia integral BTL. | Lider de Proceso Gestión de Destino Competitivo y Sostenible |
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40 % - Improbable | 66.67 % - Mayor | Moderada |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El supervisor del contrato verifica el precio de los bienes y servicios a adquirir a través de agencia integral BTL, usando como referencia para su aprobación los estudios de mercado que definan los precios reales de la vigencia. Descripción : Con el fin de evitar el favorecimiento de un tercero a través de la aprobación de sobrecostos en los servicios e insumos adquiridos para realizar las actividades de la Subdirección de Gestión de Destino, cada año, el supervisor y los apoyos a la supervisión del contrato con la agencia integral BTL, usan los estudios de mercado que definan los precios reales de la vigencia, como referencia para la aprobación de la adquisición de bienes y servicios a través de la agencia. Si se evidencia que la agencia integral BTL incurre en sobrecostos, se comunica a la Oficina Asesora de Planeación y la Asesoría de Control Interno como segunda y tercera línea de defensa, según corresponda. Evidencia de la aplicación del control: Estudio de mercado |
20 % - Rara Vez | 66.67 % - Mayor | Baja | Reducir | Para todos los elementos requeridos durante la vigencia que no se encuentren en el estudio de mercado o que presenten condiciones distintas a las especificaciones contenidas en el mismo, la agencia integral BTL pone a consideración del supervisor del contrato, tres (3) cotizaciones remitidas a través de correo electrónico junto con un cuadro comparativo. El IDT selecciona el proveedor que más se ajuste a las necesidades planteadas, y confirma la decisión a la agencia integral BTL a través de correo electrónico remitido por parte del profesional de apoyo al seguimiento de la ejecución del contrato. | 2022-06-01 | 2022-12-31 | (No. elementos adquiridos a través de la selección de proveedor a partir de 3 cotizaciones / No. de elementos que no se encuentren en el tarifario o que presenten condiciones distintas a las especificaciones contenidas en el mismo) x 100 |
2022-09-30 : Realizada En el mes de enero de 2022, se llevó a cabo en dos (2) ocasiones la acción de selección de proveedor con base en tres (3) cotizaciones, por tratarse de elementos y/o servicios que no se encuentran en el estudio de mercado del contrato con BTL, con recursos de reserva presupuestal. Para febrero, marzo y abril de 2022, no se contó con ejecución de agencia integral BTL.. Realizado el día:2022-05-02 2022-12-31 : Pendiente
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2021-05-05 18:25:13 : Se confirma el reporte realizado en relación con el riesgo de corrupción de la Subdirección de Gestión de Destino. 2021-12-06 14:52:58 : Se confirma el reporte realizado en relación con el riesgo de corrupción de la Subdirección de Gestión de Destino. 2022-01-05 15:10:18 : Se confirma el reporte de avance frente a la acción establecida. 2022-01-05 16:02:20 : Se confirma el reporte de avance frente a la acción establecida. 2022-01-05 16:02:35 : Se confirma el reporte de avance frente a la acción establecida. 2022-01-05 16:03:07 : Se confirma el reporte de avance frente a la acción establecida. 2022-05-03 10:15:38 : Se confirma el reporte de avance frente a la acción establecida.
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Evaluación Institucional |
Tipo : Cambios en la legislación relacionada con la presentación de informes de auditoría
Legales y Reglamentarios 5. Cambios normativos y reglamentarios relacionados con la presentación de evaluaciones y seguimientos realizados por Asesoría de Control Interno 6. Cambios normativos relacionados con las fechas para presentación de evaluaciones y seguimientos realizados por Asesoría de Control Interno |
Tipo : Falta de competencia del recurso humano asignado Personal 1. Auditores que no conozcan las disposiciones legales asociada a las funciones de Control Interno. 2. Auditores que no cuentan con las competencias necesarias 4. Subjetividad durante el ejercicio de evaluación/ seguimiento y la elaboración de informes. Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad Personal 1. Desconocimiento de las consecuencias legales en la alteración de informes 2. Información insuficiente y/o poco idónea suministrado por los procesos para llevar a cabo el ejercicio de seguimiento o evaluación ( evaluaciones con acceso remoto- trabajo en casa ) 3. Ofrecimiento de dádivas por parte de un tercero para su favorecimiento 4. Coacción por parte de un tercero 5. Omisión de evidencias por interés personal 6. Subjetividad durante el desarrollo de las funciones y obligaciones del auditor Tipo : Deficiencias en la planeación y seguimiento de las actividades de control interno Estratégicos 2. Inadecuada planificación de actividades de evaluación a la gestión de la entidad. 3. Deficiente asignación de recurso humano para Control Interno. 4. Falta de seguimiento durante el desarrollo de las actividades programadas.
Tipo : Alta dependencia de terceros para consolidación y publicación de informes Procesos 1. Entrega tardía de la información por parte de las dependencias Tipo : Incumplimiento de las responsabilidades contractuales
Personal 5. Incumplimiento de las responsabilidades contractuales por parte del auditor de Asesoría de control interno |
Tipo : No aplicar las actividades dispuestas en los procedimientos asociados
Responsables del proceso 3. No realizar revisiones previas de los informes antes de su presentación. |
-1. Entrega tardía de la información por parte de las dependencias -2. Inadecuada planificación de actividades de evaluación a la gestión de la entidad. -3. Deficiente asignación de recurso humano para Control Interno. -4. Falta de seguimiento durante el desarrollo de las actividades programadas. -5. Incumplimiento de las responsabilidades contractuales por parte del auditor de Asesoría de control interno -6. Falta de seguimiento durante el desarrollo de las actividades programadas |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación a la imagen institucional, debido a la presentación inoportuna de informes, resultados de evaluaciones y monitoreos, por debilidades en la planificación y seguimiento de las actividades programadas | Lider de Proceso Evaluación Institucional | * Incumplimiento normativo * Sanciones disciplinarias. * Inconformidad de la ciudadanía por la publicación extemporánea de informes * pérdida de oportunidad en la implementación de mejoras por parte de los procesos. * Información inoportuna para la toma de decisiones por parte de la Alta dirección. * Incumplimiento de los planes, programas y metas de la Entidad y especificas del proceso. |
60 % - Media (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 24 a 500 veces por año) | 80 % - Mayor | Extrema |
Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : El(la) Asesor(a) de Control Interno realiza seguimientos mensuales a las actividades del Plan anual de Auditoría - PAA y se llevará a cabo una reunión para verificar su cumplimiento y compromisos durante la vigencia. Descripción : Mínimo, una vez al mes se llevará a cabo una reunión para verificar el cumplimiento y compromisos del Plan anual de Auditoría de la vigencia. La evidencia que resulta de la aplicación del control es el acta de seguimiento mensuales a las actividades de control interno. Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El(la) Asesor(a) de control interno verifica los perfiles de auditores internos para auditorias de gestión, de acuerdo a lo establecido en los procedimientos internos de auditoría EI-P08 Procedimiento Auditoría Combinada o Integrada SIG-MIPG Descripción : El perfil del auditor se aplica de acuerdo a lo establecido en los procedimientos internos de auditoría EI-P08 Procedimiento Auditoría Combinada o Integrada SIG-MIPG. La evidencia de la aplicación del control es la aprobación del Plan de Auditorias para cada ejercicio auditor a realizar Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El (la) Asesor(a) de control interno programa y gestiona los auditores participantes de las auditorias de gestión, de acuerdo al perfil del auditor. Descripción : Las actividades de programación y gestión de los auditores se realizan de acuerdo de acuerdo al perfil del auditor. La evidencia de la aplicación del control es el seguimiento al PAA y actas de seguimiento al PAA Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El(la) Asesor(a) de control interno realiza la programación y gestión de manera oportuna del recurso humano de la dependencia y se realizará de acuerdo a lo establecido en la definición del plan anual de adquisiciones. Descripción : La programación y gestión del recurso humano se debe realizar de acuerdo a lo que establece la definición del plan anual de adquisiciones. La evidencia de la aplicación del control es el Plan Anual de Auditorias aprobado , Seguimiento al PAA y actas de seguimiento al PAA Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El(la) Asesor(a) de Control Interno realiza la socialización del Plan Anual de Auditorias una vez aprobado, a lideres de proceso, responsables de dependencia y Entidad en general de acuerdo a lo definido a los procedimientos de Auditoria. Descripción : Se realiza socialización del Plan Anual de Auditorias a los lideres de proceso, responsables de dependencia y Entidad en general de acuerdo a lo definido a los procedimientos de Auditoria. La evidencia de la aplicación del control es la publicación del plan anual de auditorías. Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El Asesor(a) de Control interno elabora la propuesta del Plan Anual de Auditorias, el cual es aprobado por el comité institucional de coordinación de control interno; el control se efectúa de acuerdo a lo definido a los procedimientos de auditoría y se realizan los respectivos seguimientos. Descripción : El control se efectúa de acuerdo a lo definido a los procedimientos de auditoría, posteriormente se hace la aprobación y se realizan los respectivos seguimientos. La evidencia de la aplicación del control es el Acta del Comité de Control Interno del mes de enero de cada vigencia |
2.7216 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 80 % - Mayor | Alto | Reducir | Actualización y publicación de los procedimientos P01 Procedimiento Auditorias Internas de Gestión y P08 Procedimiento Auditorias Combinadas y SIG MIPG | 2022-05-01 | 2022-12-31 | P01 Procedimiento Auditorias Internas de Gestión y P08 Procedimiento Auditorias Combinadas y SIG MIPG, cada uno actualizado y publicado |
2022-12-31 : Pendiente
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2021-08-21 12:05:37 : 2021-05-04 16:54:20 : Se realizó verificación y validación de la información
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Revisión bimensual de la normativa relacionada con las funciones de la Asesoría de Control Interno | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Revisiones realizadas de la matriz de cumplimiento legal/ Revisiones programadas de la matriz de cumplimiento legal |
2022-04-30 : Realizada Durante el primer cuatrimestre de la vigencia, se realizaron dos revisiones a la normativa relacionada con las funciones de la Asesoría de Control Interno. La primera llevada a cabo el día 23 de febrero y la segunda el 19 de abril del 2022(solicitada a la OAP por correo electrónico el 27 de abril) Evidencia: Matriz de normograma actualizada (febrero), formato DE-F35 Aprobación Creación, Anulación o Modificación de documentos del SIG y correo electrónico (abril). Realizado el día:2022-05-06 2022-08-31 : Realizada
Durante el periodo de reporte, se realizaron dos revisiones a la normativa relacionada con las funciones de la Asesoría de Control Interno. 1. Correo enviado el día 28 de junio del 2022, a la OAP, solicitando la actualización Normativa del Proceso de Evaluación Institucional. 2. Correo enviado el día 29 de agosto del 2022, a la OAP, solicitando la actualización Normativa del Proceso de Evaluación Institucional. . Realizado el día:2021-08-31 |
2021-08-21 12:05:54 : 2021-05-04 16:54:20 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:11:09 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:11:37 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:12:31 : Se realizó verificación y validación de la información 2022-01-07 09:30:25 : Se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas 2022-01-07 09:30:59 : Se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas 2022-05-09 11:46:56 : Se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas
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Revisión mensual al avance las actividades del Plan Anual de Auditorias por parte de Control Interno | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Revisiones realizadas/ Revisiones programadas |
2022-08-31 : Realizada Durante el periodo evaluado, se realizaron revisiones mensuales al avance las actividades del Plan Anual de Auditorias por parte de la Asesoría de Control interno Control Interno 1. Acta No.14 del 2 de mayo del 2022 2. Acta No.15 del 9 de mayo del 2022 3. Acta No.16 del 13 de mayo del 2022 4. Acta No.17 del 17 de mayo del 2022 5. Acta No.18 del 23 de mayo del 2022 6. Acta No.19 del 31 de mayo del 2022 7. Acta No.20 del 6 de junio del 2022 8. Acta No.21 del 21 de junio del 2022 9. Acta No.12 del 28 de mayo del 2022 10. Acta No.23 del 30 de agosto del 2022 . Realizado el día:2021-08-31 2022-04-30 : Realizada
Durante el primer cuatrimestre se realizaron reuniones periódicas dentro del Comité Primario de Control Interno así: Enero: 6 y 27 de enero., Febrero: 2, 15 y 22 de febrero, Marzo: 1,8, 15 y 29 de marzo. Abril: 4, 11,19 y 26 de abril Evidencias: actas de reunión de cada uno de los Comités . Realizado el día:2021-05-06 |
2021-08-21 12:06:19 : 2021-05-04 16:54:20 : Se realizó verificación y validación de la información y se confirman las actividades realizadas 2021-08-30 12:12:47 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-30 12:22:18 : Se realizó verificación y validación de la información el 30 de agosto del 2021 2022-01-13 09:24:15 : Se realizó verificación y validación de la información 2022-05-09 11:47:11 : Se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas
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Revisión semestral del avance del Plan Anual de Auditorias y reporte al Comité Institucional de Control Interno. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Revisiones realizadas/ Revisiones programadas |
2022-06-30 : Realizada
Durante el periodo evaluado, se llevó a cabo revisión semestral de avance al Plan Anual de Auditorias dentro Comité Institucional de Control Interno Evidencia: Acta No.3 CICCI y presentación del día 1de junio del 2022. . Realizado el día:2021-08-31 |
2021-08-30 12:21:58 : Se realizó verificación y validación de la información el 30 de agosto del 2021 2022-01-07 09:31:31 : Se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas
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Socialización al interior de la Asesoría de Control Interno sobre los cambios normativos en control interno. | 2022-01-01 | 2022-12-31 | Socializaciones realizadas/ modificaciones en la normativa de control interno |
2022-08-31 : Realizada Socialización normograma Se llevaron a cabo las dos socializaciones durante el periodo de reporte: 1. Reunión realizada el día 30 de junio, socializando la normatividad por parte de la Abogada de Control Interno al equipo de la ACI. Evidencia. Listado de asistencia del día 30 de junio 2. Correo enviado el día 31 de agosto por parte de la Abogada de Control Interno al equipo de la ACI. Evidencias: Correo de socialización enviado. . Realizado el día:2021-08-31 2022-04-30 : Realizada
Se llevaron a cabo las dos socializaciones durante el periodo de reporte: 1. Correo enviado el día 25 de febrero por parte de la Abogada de Control Interno a el equipo de la ACI. 2. Correo enviado el día 29 de abril por parte de la Abogada de Control Interno el equipo de la ACI. Evidencias: Correos de socialización enviados con la normatividad actualizada.. Realizado el día:2022-05-06 |
2021-08-21 12:06:45 : 2021-05-04 16:54:20 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-21 12:07:00 : 2021-05-04 16:54:20 : Se realizó verificación y validación de la información 2021-08-21 12:07:19 : 2021-05-04 16:54:20 : Se realizó verificación y validación de la información 2022-01-07 09:31:58 : Se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas 2022-05-09 11:47:24 : Se evidencia el cumplimiento de las actividades programadas
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Socializar los documentos: P01 Procedimiento Auditorias Internas de Gestión y P08 Procedimiento Auditorias Combinadas y SIG MIPG | 2022-05-01 | 2022-12-31 | Procedimientos socializados |
2022-12-31 : Pendiente
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2021-08-30 12:13:04 : Se realizó verificación y validación de la información
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Direccionamiento Estratégico |
Tipo : Disposiciones políticas Políticos 1. Cambios en la dirección general de la entidad dentro de un periodo de mandato de la administración distrital. Tipo : Disposiciones normativas que redireccionan el accionar de la entidad
Legales y Reglamentarios 2. Cambios normativos, políticos o ambientales o adquisición de compromisos que afecten los resultados esperados en la planeación estratégica. |
Tipo : Cambios en las metas establecidas en el plan de acción del PIGA Estratégicos 1. Incumplimiento a los programas del SGA de la Entidad. Tipo : Desconocimiento de la normatividad ambiental vigente Personal 1. Incumplimiento a los programas del SGA de la Entidad. Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad
Estratégicos 1. Presiones de funcionarios con poder de decisión para ajustar resultados de la gestión. 2. Manipulación de la información para la formulación de estrategias, planes, programas y proyectos. 3. Información generada y /o enviada por las dependencias que no se ajuste a la realidad de la gestión institucional. 4 No contar con la evidencia que soporte los resultados de la gestión. |
Tipo : Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Transversalidad Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Tipo : Usuarios o clientes Interacciones con los demás procesos Usuarios o clientes Tipo : Falta de apropiación al interior del proceso frente a los lineamientos establecidos.
Responsables del proceso
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-1. Falta de planificación de las actividades que garanticen la implementación de los lineamientos del modelo de gestión -2. Falta de seguimiento a la implementación de los lineamientos del modelo de gestión |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación a la imagen de la entidad debido al incumplimiento de los lineamientos del Modelo de Gestión, por falta de planificación y/o seguimiento a las actividades que garanticen su implementación. | Lider de Proceso Direccionamiento Estratégico | Hallazgos administrativos de órganos de control y/o de entes certificadores. Resultados negativos en la medición de los instrumentos de gestión nacionales y distritales |
20 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional asignado por parte del proceso de Direccionamiento estratégico hace monitoreo al plan de acción del MIPG, mediante la herramienta de seguimiento adecuada en google Drive de acuerdo a las actividades que estén definidas en dicho plan. Descripción : Mediante la nueva herramienta de seguimiento adecuada en google Drive, cada uno de los procesos realiza su seguimiento de acuerdo a las actividades que estén definidas en dicho plan. La evidencia de la aplicación del control es el plan de acción de MIPG que reposa en el Drive |
12 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 60 % - Moderado | Moderado | Reducir | ||||||
Direccionamiento Estratégico |
Tipo : Disposiciones políticas Políticos 1. Cambios en la dirección general de la entidad dentro de un periodo de mandato de la administración distrital. Tipo : Disposiciones normativas que redireccionan el accionar de la entidad
Legales y Reglamentarios 2. Cambios normativos, políticos o ambientales o adquisición de compromisos que afecten los resultados esperados en la planeación estratégica. |
Tipo : Cambios en las metas establecidas en el plan de acción del PIGA Estratégicos 1. Incumplimiento a los programas del SGA de la Entidad. Tipo : Desconocimiento de la normatividad ambiental vigente Personal 1. Incumplimiento a los programas del SGA de la Entidad. Tipo : Actos de corrupción al interior de la entidad
Estratégicos 1. Presiones de funcionarios con poder de decisión para ajustar resultados de la gestión. 2. Manipulación de la información para la formulación de estrategias, planes, programas y proyectos. 3. Información generada y /o enviada por las dependencias que no se ajuste a la realidad de la gestión institucional. 4 No contar con la evidencia que soporte los resultados de la gestión. |
Tipo : Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Transversalidad Procesos que determina lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad Tipo : Usuarios o clientes Interacciones con los demás procesos Usuarios o clientes Tipo : Falta de apropiación al interior del proceso frente a los lineamientos establecidos.
Responsables del proceso
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-1. Incumplimiento a los programas del SGA de la Entidad. |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posible afectación económica por parte de la autoridad ambiental debido al incumplimiento de los programas del Sistema de Gestión Ambiental de la entidad. | Lider de Proceso Direccionamiento Estratégico | Posibles sanciones económicas a la Entidad por el incumplimiento de los programas ambientales establecidos dentro del plan de acción PIGA Incumplimiento de las metas establecidas en el plan de acción. |
40 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 100 % - Catastrófico | Extremo |
Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional encargado del sistema de gestión ambiental lleva a cabo el seguimiento a los programas de gestión ambiental que se encuentran establecidos dentro del plan de acción. Descripción : Se envía informe semestral del cumplimiento a las actividades realizadas dentro del plan de acción a la gestora ambiental (Jefe OAP). Como registro de la aplicación del control queda como soporte el informe semestral mencionado. |
24 % - Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta de 3 a 24 veces por año) | 100 % - Catastrófico | Extremo | Reducir | Hacer el seguimiento a los indicadores con el fin de revisar el cumplimiento de las metas establecidas dentro de los programas ambientales, La evidencia queda registrada en la hoja de vida de los indicadores en el siguiente link: https://drive.google.com/drive/folders/1tOBetEF0qmsT5B4gGqjAV_6H5RjAaqP_?usp=sharing | 2022-01-01 | 2022-12-31 | 100% de los indicadores monitoreados |
2022-04-30 : Realizada Hacer el seguimiento a los indicadores con el fin de revisar el cumplimiento de las metas establecidas dentro de los programas ambientales, La evidencia queda registrada en la hoja de vida de los indicadores en el siguiente link:https://drive.google.com/drive/folders/1cCIKh8DeAwee0UIHwpfxSkXZ649e8PSL , . Realizado el día:2022-05-04 2022-12-31 : Pendiente
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2021-09-03 16:12:31 : El profesional encargado del PIGA remitió el informe por correo electrónico a la profesional encargada del SIG para su revisión con el consolidado de las socializaciones 2022-02-22 17:42:13 : Como líder del proceso se recibió sustentación del informe y sus respectivas evidencias de soporte por parte del profesional PIGA, las cuales reposan en el siguiente link: https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1Uxc0afDLHd5OSbUFpHHXn1HrYnnEo23q 2022-05-05 16:08:19 : Como líder del proceso se verificó el carque de la información del seguimiento a los indicadores ambientales institucionales como parte del monitoreo al cumplimiento de metas.
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Gestión de Bienes y Servicios |
Tipo : Incumplimiento de los procedimientos del proceso Procesos
Tipo : Insuficiencia de la planta de personal y que requiere el apoyo de contratistas cuya rotación es elevada Personal 4. Rotación de personal sin la previa capacitación en el proceso de entrada y salida de bienes y servicios Tipo : Actos de corrupción relacionados con el riesgo Personal
Tipo : Debilidades en la estructuración de la documentación interna
Procesos 2. Falta de claridad en la ficha técnica en el proceso contractual que permita establecer en forma certera el ingreso oportuno del bien o servicio a proveer. |
Tipo : Elevado volumen de información por procesar Diseño del Proceso
Tipo : Omisiones por parte de los encargados en cuanto a los reportes en los tiempos establecidos
Responsables del proceso
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-1. Falta de conciencia y transparencia e integridad del funcionario y/o contratista. -2. Falta de claridad en la ficha técnica en el proceso contractual que permita establecer en forma certera el ingreso oportuno del bien o servicio a proveer. |
Corrupción | Usuarios, productos y prácticas | Posibilidad de que por acción u omisión exista pérdida o hurto de bienes devolutivos, desviando lo público en beneficio propio o particular. | Lider de Proceso Gestión de Bienes y Servicios | *Detrimento Patrimonial. *Sanciones disciplinarias, fiscales y penales. |
60 % - Posible | 100 % - Catastrófico | Extrema |
Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : El profesional especializado con su grupo de apoyo realiza la verificación de los bienes físicos asignados a los funcionarios y/o contratistas conforme el inventario individual generado por el modulo SAI del sistema SICAPITAL y el formato de asignación de bienes. Descripción : Se constata o verifica que los bienes se encuentran físicamente y el estado de los mismos, con el fin de evitar la pérdida. El control se hace de acuerdo al procedimiento GB-P03 Administración de bienes. La evidencia de la aplicación del control es la suscripción del inventario individual por cada funcionario o contratista Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : El profesional especializado con su grupo de apoyo y con los procesos misionales hacen la verificación física de los bienes comparando la base de datos generada por el módulo SAI. Descripción : Realizar el levantamiento de la toma física de todos los bienes de la entidad y compararlo con el registrado en el sistema SICAPITAL. el control se realiza conforme al procedimiento GB-P03 Administración de bienes La evidencia de la aplicación del control es el informe de levantamiento físico de inventario de los bienes del IDT. Tipo : probabilidad Clase : preventivo Control : El profesional especializado con su grupo de apoyo verifica que todos los bienes tengan asignada placa de inventario, manteniendo actualizada y revisada la base de datos de los bienes del IDT con la placa de inventarios generada por el módulo SAE. Descripción : Identificación de cada bien de acuerdo con la placa asignada al bien. El control se aplica según lo establecido en el procedimiento GB-P03 Administración de bienes La evidencia de la aplicación del control son los inventarios individuales generados. |
20 % - Rara Vez | 100 % - Catastrófico | Moderada | Reducir | Asignar las placas de inventarios a los bienes que ingresan al almacén | 2022-01-01 | 2022-12-31 | No. De bienes identificados con la placa de inventarios / No de bienes que ingresan al almacén. |
2022-04-30 : Realizada Se asignó placa a todos los bienes devolutivos ingresados al Almacén IDT conforme con el aplicativo SAE del sistema SICAPITAL. Realizado el día:2022-04-30 2022-08-31 : Pendiente
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2021-08-21 13:02:56 : 2021-05-05 20:41:16 : Se valida acción reportada por la Profesional Especializada de Gestión de Bienes y Servicios 2022-05-06 14:24:14 : Como líder del proceso, se valida la asignación de placas de inventarios reportadas en el periodo de seguimiento.
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Gestión de Información Turística |
Tipo : Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Responsables del proceso Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso Tipo : Concentración elevada de actividades en un solo responsable de su ejecución Responsables del proceso
Tipo : Concentración elevada de actividades en un solo responsable de su ejecución
Tipo : Concentración elevada de actividades en un solo responsable de su ejecución
Responsables del proceso
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-No realizar prueba piloto y/o prueba de escritorio según el caso |
Gestión | Ejecución y administración de procesos | Posibilidad de afectación a la imagen del área por retraso en la entrega de la base de datos, debido a falla en la identificación de la funcionalidad del formulario diseñado, para la recolección de información de las operaciones estadísticas. | Lider de Proceso Gestión de Información Turística | Generar reprocesos y retraso en la entrega de la base de datos. |
20 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 40 % - Menor | Bajo |
Tipo : probabilidad Clase : detectivo Control : El (la) Asesor(a) del Observatorio de Turismo o a quien delegue realiza prueba piloto o prueba de escritorio, cuando se requiera. Una prueba piloto es una puesta en práctica de un experimento tendiente a considerar las posibilidades de un determinado desarrollo posterior. Puede entenderse también como una primera puesta en escena de un determinado proyecto con la intención de considerar las facilidades de implementación. Descripción : Una prueba piloto es una puesta en práctica de un experimento tendiente a considerar las posibilidades de un determinado desarrollo posterior. Puede entenderse también como una primera puesta en escena de un determinado proyecto con la intención de considerar las facilidades de implementación. La evidencia de la aplicación del control es la base de datos de la prueba piloto aplicada antes de salir a operación. |
14 % - Muy Baja (La actividad que conlleva el riesgo se ejecuta como máximos 2 veces por año) | 40 % - Menor | Bajo | Reducir | Realizar ajuste (si aplica) al formulario de acuerdo con los resultados de la prueba piloto | 2022-04-01 | 2022-12-31 | Total de ajustes realizados/Total de ajustes requeridos |
2022-08-31 : Realizada Se realizaron las siguientes pruebas y no requirieron ajustes: a. Medición Evento en Ciudad Estereo Picnic b. Medición Evento en Ciudad Noche de Museos en Bogotá c. Medición Evento en Ciudad Marcha Orgullo Gay. Realizado el día:2022-08-30 2022-04-30 : Realizada
Se realizaron las siguientes pruebas y no requirieron ajustes. Estudio Censo Gastronómico: Se realizó prueba de escritorio para uso de nueva herramienta de recolección QuestiónPro con profesional encargado del estudio. Estudio Percepción del Turista: Se realizó prueba de escritorio el 02 de febrero con el equipo de campo para revisión de preguntas y estructura de la base en el aplicativo datacity. Medición Evento en Ciudad Primera Feria y Rueda de Encadenamiento Fondetur: Se realizó prueba piloto 14 de febrero realizada por los gestores de campo. Medición Evento en Ciudad Anato: Se realizó prueba de escritorio por el profesional encargado el día 22 de febrero. Medición Evento en Ciudad Colombia al Parque: Se realizó prueba de escritorio por el profesional encargado el día 25 de febrero. Realizado el día:2022-04-30 |
2021-08-20 12:39:22 : 2021-05-03 11:49:37 : Se verifican los soportes y se aprueban el seguimiento a la acción 2021-08-30 11:06:43 : Estudio Censo Establecimientos de Alojamiento en Bogotá 2021:
Se realizó validación del formulario por la mesa técnica del Observatorio. Una mesa técnica conformada por un equipo multidisciplinario (internos (recursos humanos del Observatorio de Turismo, designado por el Asesor) y/o externos) que se reúne para establecer cronogramas, directrices, orientaciones, reportar avances y/o retrasos en la ejecución y toma de decisiones de un plan de trabajo; en un espacio de encuentro basado en el diálogo) Fuente: GIT P01.
Esta validación permitió revisar el flujo de las preguntas. Así mismo se remitió a Cotelco Bogotá para su revisión y se solicitó por parte de ellos inclusión de una pregunta.
El formulario no requiere de prueba piloto toda vez que su aplicación es el papel y ya se valido flujo de preguntas. 2021-08-30 11:48:38 : Se verifican los soportes y se aprueban el seguimiento a la acción 2021-08-30 11:49:03 : Se verifican los soportes y se aprueban el seguimiento a la acción 2021-08-30 11:49:27 : Se verifican los soportes y se aprueban el seguimiento a la acción 2021-08-30 11:52:07 : Se verifican los soportes y se aprueban el seguimiento a la acción. NOTA: este seguimiento corresponde al realizado al corte de 30/08/2021. 2022-08-30 15:33:49 : Se da cumplimiento del indicador de acuerdo con lo planteado en la acción
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